10 jednostavnih načina vođenja Lean sastanka

Pokušavam da „Lean razmišljanje“ uključim u svaki aspekt svog života, ne samo u posao i definitivno ne samo u konstruktivne projekte (ako me ikada sretnete, pitajte me kako upravljam porodičnom listom namirnica). Kada pokušavam da inspiršem Lean razmišljanje u drugima kažem im da izaberu nešto što im smeta – nije bitno šta je to – i onda da idu unazad odatle. Cilj je napraviti život lakšim tako što će smanjiti gubitke i/ili dodati vrijednost; pronaći način da se pojednostavi proces tako što će se ubrzati ili oduzeti koraci i dodaci gdje god je to moguće.


Evo jednog životnog primjera. Sastanci na gradilištu me nerviraju. Često počinju i završavaju veoma kasno. Nerijetko su bez rasporeda – ili ako ga ima, ne bude struktuisan. Bilješke sastanka i predmeti akcije su zamagljeni, ne šalju se učesnicima na vrijeme i pažnju dobijaju 10 minuta prije početka sastanka  (što vjerovatno znači da su nedovršeni).

Sa ovim bolnim tačkama na umu, promijenio sam kako vodim svoje sastanke što je rezultiralo u značajnom napretku i poboljšanju u efikasnosti mojih sastanaka. Povratne informacije i od mojih klijenata i kolega su bile vrlo pozitivne. Iduće tačke predlažu neke praktične i jednostavne ideje kako poboljšati vaše sastanke:

1. Odredite cilj sastanka

Na vrhu rasporeda sastanka, odredite cilj sastanka. Cilj treba odgovarati onom o čemu će se razgovarati, o riješenjima koja se žele naći i odlukama koje želimo donijeti. Ovo pomaže određivanju fokusa sastanka.

2. Odredite vrijeme za svaku temu iz rasporeda

Dijeljenje ciljeva u predmete iz rasporeda dopustiti će vam da podijelite vrijeme sastanka, određivajući nekoliko minuta za svaku temu. Sastanak će teško trajati duže nego što je određeno jer je odrađen tako da bude efikasan i svakom je jasno koliko dugo ima za svaki od predmeta.

3. Odredite nekog ko će paziti na vrijeme, bilješke i upravitelja

Ako želite paziti na vrijeme morate odrediti nekog ko će se i brinuti o tome. Onaj koji pazi na vrijeme mora obavještavati o vremenskom rasporedu i bilježiti tok vremena. Onaj koji pravi bilješke je odgovoran za akcijske predmete i bilješke, a upravitelj pazi na čitav tok sastanka.

4. Počnite na vrijeme i završite na vrijeme

Ne čekajte one što kasne – počnite na vrijeme. Jednom kada ljudi nauče da ih ne čekate, dodatno će se potruditi da stignu na vrijeme. Poštujte svačije vrijeme tako što ćete se držati rasporeda i ne dopuštajući „lutajuće“ teme ili konverzacije da poremete sastanak. Iskoristite parking za bilo koju temu/problem koji se nađe izvan cilja sastanka, a potrebno je daljnje diskutovanje.

5. Odvojite bilješke sastanka od akcionih bilješki

„Ko je rekao šta“ je različito od „ko treba uraditi šta do kada“ – željećete da onaj koji uzima bilješke pazi na obje stvari, tako da razlika mora biti jasna i da se predmeti akcije ne izgube.

6. Odredite obaveze i rokove za predmete akcije

Stvari koje se trebaju završiti, odgovoriti, naučiti ili pratiti trebaju se dati određenim ljudima. Zabilježite ove predmete akcije i povežite ih sa imenima odgovornih strana. Kada je svaki obilježen, odredite i rok za rad.

7. Odredite ciljeve idućeg sastanka

Dok završavate jedan sastanak, odredite plan za idući. Odredite odmah ciljeve sa svim učesnicima kako bi se dogovorili i kako bi dostigli željeno.

8. Odredite vrijeme, datum, upravitelja, onog što će paziti na bilješke i na vrijeme za idući sastanak

Što prije odredite „pravila“ za idući sastanak, to će svima biti lakše. Rotirajte uloge kako bi imali različite ljude koji se brinu o drugim dijelovima svakog sastanka. Ovo također pomaže u gradnji empatije unutar tima.

9. Uradite brzu Plus/Delta evaluaciju u toku sastanka

Odvojite minutu ili manje na kraju svakog sastanka da uradite Plus/Delta. Plus = ono što je bilo dobro, Delta = šta se treba promijeniti ili poboljšati. Pitajte: jesmo li ostali fokusirani? Jesmo li počeli/završili na vrijeme? Jesmo li dostigli ciljeve? Jesmo li odredili iduće korake? Jesu li svi učestvovali? Jesmo li dobro potrošili vrijeme? Šta možemo uraditi da poboljšamo idući sastanak? Dodajte Plus/Delta u minute trajanje sastanka.

10. Završite bilješke sastanka odmah i pošaljite ih čim završi sastanak

S obzirom da ste pazili na vrijeme, bilješke i predmete akcije kako su se dešavali, finalni dokument je spreman za isporuku na kraju sastanka. Odvojite minutu kako bi ocijenili minute, dodali detalje i poslali to. Vaše kolege dobit će zapisnik dok je sastanak još svjež i dok su predmeti akcije jasno definirani. Svi su svjesni datuma i cilja sljedećeg sastanka i obaveza koje trebaju da se urade prije istog.

U duhu stalnog napretka, znam da nikada neću biti „gotov“ u mijenjanju ovog procesa i svaki novi sastanak pokaže neki novi detalj koji poboljša idući. Povratne infomracije koje sam dobio govore mi da sam nešto dobro uradio i nadam se da sam vas inspirisao da obratite pažnju na sastanke i kako da ih napravite više Lean.

Originalan članak možete pročitati na linku.