Lean transformacija: osam savjeta kompanije Philips

Jedan od temeljnih izazova velikih preduzeća jeste podsticanje ljudi iz različitih dijelova organizacije na efikasnu međusobnu saradnju. Iako je “Lean” razmišljanje već neko vrijeme prisutno kako bi omogućilo kontinuirano poboljšavanje, većina organizacija se i dalje susreće sa poteškoćama da ga prošire i izvan operativnog (proizvodno - logističkog) dijela poslovanja, te da pređu sa parcijalnih i pojedinačnih poboljšanja na cjelokupno poslovanje kompanije.


Do prije nekoliko godina, Philipsova Lean unaprijeđenja rada bila su fokusirana prvenstveno na proizvodnju - s tim da su neke naše fabrike decenijama bile u procesu uvođenja Lean razmišljanja. Međutim, znali smo da za iskorištavanje punog potencijal Leana moramo ići i šire od same proizvodnje.
Proširili smo se na komercijalnu stranu poslovanja i evoluirali pristup brzog prenošenja Lean transformacije kroz čitavo preduzeće. Vidimo vrlo pozitivne rezultate, ne samo u našem radu, već i u našoj kulturi. Danas naši saradnici govore “istim jezikom”, a uloga naših vođa drastično se promijenila.
Ali kako smo to uradili?
Savjet ispod (koji proizlazi iz onoga što smo naučili i što smo mogli poboljšati) temelji se na našem iskustvu i ne predstavlja magični štapić koji će riješiti vaše probleme. Uprkos tome, nadamo se da će vas inspirisati.
U nastavku slijedi osam savjeta kompanije Philips za obezbjeđenje temeljite Lean transformacije:

- SAGLEDAJTE LEAN RAZMIŠLJANJE KAO CJELINU. Primjena Lean principa u cijelom preduzeću razlikuje se od primjene u odjelu ili dva, ali u konačnici predstavlja jedini način da osigurate održivost vaše transformacije. Cjeloviti procesi koji služe našim kupcima tiču se svakog dijela Philipsa, tako da se svi moraju pridružiti na putovanju.

- TRANSFORMIRAJTE NAČIN RAZMIŠLJANJA VAŠIH LIDERA. U 2017. godini odlučili smo da ćemo obučiti rukovodeći kadar naše kompanije (više od 1000 njih!) za Lean vodstvo. Naša petodnevna obuka rukovodilaca za Lean vodstvo predstavlja intenzivnu i izazovnu sedmicu. Naši lideri uče da koriste Lean alate - od rješavanja problema (problem solving) do svakodnevnog upravljanja (daily management) - i da podučavaju druge kako ih koristiti. Nakon toga oni stečena znanja primjenjuju u svojim odjelima utičući na hiljade Philipsovih zaposlenika. Podrška generalnog direktora (CEO) je takodjer značajna: imamo sreću da je naš generalni direktor nevjerojatno inspirisan za Lean poruku i podržava naše napore. (U glavnoj slici članka možete vidjeti Philipsov rukovodstveni tim, na čelu sa generalnim direktorom, koji vodi razgovor o promjenama u vlastitom ponašanju kako bi se ubrzala integracija i transformacija. Okupljanja u prirodi poput onog tokom kojeg je prikazana slika snimljena, započela su u proljeće 2018. godine i nastavljaju donositi zamah “promjenama kulture sa vrha” u Philipsu.)

- NE PLAŠITE SE „ZAPLESATI“. Jeste li ikad pogledali video čovjeka koji pleše? Ako ne, pogledajte na linku. Kada smo počeli širiti opseg svoje Lean transformacije na neproizvodna područja poslovanja, bili smo poput usamljenog tipa koji pleše u polju. Međutim, nismo bili sami dugo. Rani usvojitelji ovog koncepta su počeli da nam pomažu i pridružuju se pokretu.

- PRETVORITE SVOJE PRVE SLJEDBENIKE U ROCK ZVIJEZDE. To je najbolji način za prevazilaženje otpora (svaka revolucija ima svoje oponente). Rani usvajači su obično otvoreni za eksperimentisanje s novim konceptima, pa su nam predstavljali najbolju priliku da pokažemo potencijal kaizena. Imali smo mnogo sreće sa našim ranim usvajačima, uvaženim vođama, od kojih su neki sa Philipsom više od tri decenije. Vidjevši brzinu poboljšanja zahvaljujući Lean razmišljanju, ljudi su se promijenili i predomislili, te odlučili da se i oni žele pridružiti. I oni su htjeli da budu rok zvijezde! Sada smo posjedovali pokret.

- PODUČAVAJTE SVAKOGA LEAN-U. Primjer koliko utjecajno vodstvo može biti u Lean transformaciji dolazi od našeg upravnog odbora. U prethodnoj ulozi, jedan izvršni direktor se pobrinuo da 100% njegovog tima prođe osnovnu Lean obuku, uključujući baštovane i vozače. On uvijek navodi priču o tome kako je vozač došao do toliko kaizena da je završio štedeći više novca od svoje godišnje plate. U novoj ulozi istog tog direktora koji je rukovodio sa mnogo hiljada zaposlenih, nastavio se ovaj nagon za osposobljavanje svih uposlenika. Nakon manje od dvije godine, 100% organizacije je bilo obučeno Lean metodama.

- FOKUSIRAJTE SE NA NEKOLIKO KLJUČNIH ALATA. Prije smo u Philipsu imali fazni model s preko 100 alata, dok smo sada fokusirani na primjenu dvaju njih: daily management i problem solving. Ova promjena je postala jedan od najvećih pokretača naše Lean transformacije. Bilo je lakše širiti Lean kroz organizaciju. Razmislite o tome u ovim uslovima: u većini domaćinstava pronaći ćete čekić i odvijač, dva osnovna alata koja svi trebaju biti u stanju koristiti. Međutim, ako ipak odete u prodavnicu alata, tamo ćete pronaći hiljade alata koji vam, većinom, ne trebaju. U Philipsu pokušavamo osposobiti što je više moguće ljudi da se uz pomoću čekića i odvijača usredotoče na najvažnije stvari koje trebaju popraviti i primijeniti uobičajeni, strukturirani postupak rješavanja problema prilikom popravke. Ne učimo svakoga svemu. Svakodnevno upravljanje za nas je temeljno, jer bez njega ne bismo vidjeli probleme. Pomoću njega naši timovi pravovremeno znaju hoće li ispuniti svoje ciljeve i ključne pokazatelje uspješnosti. Na taj način prilagođavaju kurs kad god je to potrebno kako bi izbjegli nepoželjne situacije. Pored svakodnevnog upravljanja i rješavanja problema, postoji pregršt Lean alata koje želimo da svi uposlenici budu komforni koristiti, kao što su: Glas kupca, 5S, mapiranje toka vrijednosti, kaizen događaji i standardizirani rad (Voice of the Customer, 5S, value stream mapping, kaizen events and standard work). Naši Lean agenti iz sekotra Philips Business Transformation imaju ulogu edukatora ostalih zaposlenika. Oni predstavljaju “prodavnice alata” i navode zaposlene kada da koristite koji alat. Prvo i najvažnije, uski inicijalni fokus na svakodnevnom upravljanju i rješavanju problema svugdje dovodi do predvidljivosti odozdo prema gore u cijeloj organizaciji.

- USPOSTAVITE KULTURU POVRATNE INFORMACIJE. Uvijek tražimo od ljudi da podijele svoja razmišljanja o tome šta bi se moglo bolje učiniti u ovom ili onom procesu, jer bez povratnih informacija ne može biti poboljšanja. Primjeri toga su „peer learing sessions“ odnosno sesije učenja sa sebi ravnima, razmjena najboljih iskustava, davanje povratnih informacija i postavljanje pitanja jedni drugima. To rezultira sjajnim uvidom: vršnjačko učenje je najefikasnije. Davanje i primanje povratnih informacija je također ključni element naših treninga za Lean rukovođenje. To ubrzava prelazak prema uslužnom liderstvu (servant leadership) u našoj učećoj organizaciji.

- RAZUMJETI ULOGU KOMUNIKACIJE. Kada se osvrnemo na prošlost, mogli smo upotrijebiti Philipsov komunikacijski stroj ranije i na širi način. Ovo je moglo ubrzati naše promjene. Sastavni element stalnog unapređenja je nadogradnja i komuniciranje uspjeha. Pitajte ljude koji imaju iskustva iz prve ruke sa uspješnim transformacijama da vam govore o svom vlastitom putovanju. Danas smo na putu da ubrzamo korištenje platformi društvenih medija poput Yammera za širenje uspjeha i najboljih praksi. Također strukturno poboljšavamo naš pristup upravljanju znanjem u cjelini kako bismo uvijek imali prave ljude (stručnjake iz oblasti) nadohvat ruke kada se udružujemo radi transformacije velikom brzinom i da uvijek imamo brz pristup najboljoj praksi za inspiraciju.

Kad se ljudi s različitih pozicija u cijelom procesnom lancu u Philipsu okupe da rade na temama performansi, oni govore istim jezikom i koriste isti način rada. Bilo da se radi o prodaji, marketingu, upravljanju proizvodima, usluzi, istraživanju i razvoju ili proizvodnji, svi znaju svakodnevno upravljanje i rješavanje problema, kao i ispravno lidersko ponašanje i jezik koji je potreban da bi se ono razumjelo. Konačno, umjesto da rade na “otocima”, oni sada mogu graditi mostove. Ovako je Lean razmišljanje postalo presudni pokretač u našoj poslovnoj transformaciji.

U nedavnoj komunikaciji, naš generalni direktor rekao je: „Tako sam sretan što se Lean i svakodnevno upravljanje provodi svuda i da desetine hiljada Philipsovih saradnika zapravo znaju o čemu govorim kad to izgovorim“. To je vrsta posvećenosti Leanu koja se prenosi sa samog vrha Philipsa.

Nadamo se da su vam ovi savjeti od koristi i želimo vam najbolje u vlastitoj Lean transformaciji.

 

Originalni tekst možete pročitajti na linku