7 ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI) koji dokazano pomažu u planiranju vaših zaliha

Svaka poslovna osoba razumije da je suština zaliha u poslovanju ogromna i ne smije se zanemariti. Razlog je taj što ukoliko se to ne uzme u obzir može dovesti do brojnih poslovnih poteškoća. Te poteškoće variraju od neuspješne prodaje, visokih troškova zaliha, problema sa skladišnim prostorom, loše isporuke kupcima i rastućih troškova koji izazivaju nezadovoljstvo kupaca. Sve ove poteškoće mogu se izbjeći uvođenjem odgovarajućih KPI-ova (ključnih pokazatelja uspješnosti) za upravljanje zalihama.


Ako koristite ispravne ključne pokazatelje uspješnosti (KPI) lahko je učinkovito upravljati zalihama kako biste osigurali dobar novčani tok, izmjerili uticaj akcija, taktika i strategija za smanjenje zaliha, kao i profitabilnost. Trebalo bi koristiti prave KPI za kvantificiranje uspješnosti strategije za upravljanje zalihama.

Možda se pitate zašto biste koristili KPI-ove za upravljanje zalihama. Pomoću ovih KPI-ova možete praviti najbolje izbore i planove za kvalitetno izvođenje poslovnih zadataka. Bilo bi lakše i uspješnije vršiti isporuke i njihovo praćenje, izgradili bi se bolji odnosi s potrošačima i smanjili bi se troškovi.

U odabiru najprikladnijih KPI-ova za upravljanje zalihama morate svjesno razmišljati o dostupnim alternativama. Prije nego što se odlučite, postoje neke zanimljive točke KPI-ova koje će se pojaviti i koje će biti sve relevantnije za poslovanje:

- KPI-ovi za upravljanje zalihama mijenjaju način na koji obavljate svoj posao ili određene procese povezane s lancem nabavke. Stoga biste trebali pažljivo napraviti svoj izbor.

- Nemojte birati KPI-ove za upravljanje zalihama koji su preopširni. Prevelika širina neće vam pomoći da ih pravilno upotrebite za brzi uvid u različite aspekte vašeg poslovanja.

- Iako se čini lahko odabrati adekvatne KPI-ove za održavanje zaliha pod kontrolom, obično je prilično teško odabrati one koji povećavaju nivo efikasnosti. Trebali bi se fokusirati da se pronađete nešto što je relevantno za poslovanje unutar vase kompanije.

- Obratite pozornost da ne izaberete KPI-ove za upravljanje zalihama koji vam nisu potrebni. Ovakav KPI čini određeni odjel ili postupak dobrim, ali ne daje nikakav uvid u to kako osigurati uspješnost upravljanja zalihama, obradom proizvoda ili lancem nabavke.

- Upravljanje zalihama (KPI) trebalo bi da odražava strateške ciljeve vaše kompanije i način na koji će se ti ciljevi ostvariti.

- Trebali biste pokušati smanjiti ili ukloniti sve KPI-ove za upravljanje zalihama koji stvaraju konkurenciju među odjelima unutar vaše kompanije. Najbolje se odlučiti za one koji promovišu saradnju.

- Za bilo koji spisak ključnih pokazatelja uspješnosti koji odaberete, uvijek napravite takav sistem da možete jednostavno konfigurisati nadzornu ploču KPI-ova za upravljanje zalihama tako da odgovara vašim poslovnim potrebama.

Da biste u potpunosti shvatili šta predstavlja neka poslovna aktivnost, morate započeti mjerenje KPI-ova za takvu aktivnost. U pogledu upravljanja zalihama, postoji niz KPI-ova za upravljanje zalihama koji su vam na raspolaganju. Budući da je svaki posao na neki način različit, morate odrediti koji KPI vama odgovara i koji je najrelevantniji za vaše poslovanje.

U ovom ćemo članku navesti sedam solidnih KPI-ova za uspješno upravljanje zalihama.

Ključni pokazatelji uspješnosti za upravljanje zalihama su:

Totalne zalihe

Totalne zalihe funkcionišu gotovo kao apsolutne i predstavljaju stvarne troškove robe, materijala i predmeta kupljenih ili dobijenih kao proizvod vase kompanije nastao odgovarajući na potrebe potrošača. Totalne zalihe podrazumjevaju cijenu svih dionica koje se formiraju na osnovu pretpostavki bilo pod maloprodajnom ili prosječnom cijenom. Jednostavno rečeno formula totalnih zaliha:

Totalne zalihe = Broj jedinica / količina  x Trošak / Standardni trošak

Najbolji način upravljanja totalnim zalihama je da usavršite i savladate sve dostupne metode planiranja zaliha.

Da bih pomogao udruženju lanaca nabavke, napisao sam detaljan “Vodič za metode planiranja zaliha”. Cilj ovog vodiča je opisati trenutnu upotrebu, primjenu i sistem odabira različitih metoda za planiranje zaliha te objasniti na koji način stručnjaci primjenjuju te metode za lanac nabavke.

U okviru ovog vodiča potrebno je razmotriti pet metoda planiranja zaliha koje uključuju:

- Kanban

- Vrijeme isticanja

- Reorganizacija

- Interval s fiksnom narudžbom

- Planiranje materijalnih zahtjeva (MRP).

Veliki broj metoda planiranja zaliha koristi se u proizvodnji i logistici.

Ovaj KPI za upravljanje zalihama može se prikazati jednostavnim grafikonom kao što je prikazano u nastavku, upoređujući totalne zalihe sa proračunatom prognozom zaliha.

Grafikon totalnih zaliha

Prije toga, prosječna zaliha bila je jednostavno prosjek totalnih i predviđenih zaliha.  Međutim, savjetovao bih korištenje totalnih a ne čistih zaliha (uzimajući u obzir valuaciju).

Čiste zalihe

Čiste zalihe podrazumijevaju zalihe bez dodataka rezervnih zaliha i vrijednosti imovine. Odnosno, čiste zalihe su ono što imate na raspolaganju. Rezervne zalihe su zalihe koje nastaju kada se pojave zastarjeli i pokvareni predmeti, koji su izgubili na vrijednosti i ne mogu se prodati. Iz čistih zaliha potrebno je isključiti i vrijednost robe potrebne za promotivne događaje ili sredstva predviđena za rad sa posebnim kupcima.

U vrijeme kada sam bio voditelj lanca nabavke nisam se mnogo fokusirao na izvještaje o čistim zalihama jer je razlika zanemariva u predstavljanju totalnih i čistih zaliha.

Nepodmirene zalihe (DOH)

Ovaj KPI ključan je za ispitivanje količina zaliha koje zavise od prodanih proizvoda u određenom vremenskom periodu.

Prema Institutu za korporativne finansije  “nepodmirene zalihe (DOH) su mjerni podaci koji se koriste za utvrđivanje koliko brzo kompanija koristi postojeće prosječne raspoložive zalihe. Ovaj KPI je također poznat i pod imenom neplaćeni dani (DIO) ”. Drugim riječima: To je vrijeme potrebno za pretvaranje zaliha u prodane proizvode. Ustvari: Što su nepodmirene zalihe niže je to bolje, osim ako sposobnost ispunjavanja narudžbi korisnika ne padne na neprihvatljiv nivo.

Nepodmirene zalihe se izračunavaju  uzimajući u obzir COGS. Točnije, sastoji se od prosječnih zaliha, COGS-a i broja dana. Formula za računanje je:

Nepodmirene zalihe(DOH) = Prosječni izumitelj / trošak prodaje / broj dana

 

DOH se izračunava kako je navedeno u sljedećem primjeru:

 

Prema mom iskustvu, totalne zalihe i DOH su dva najvažnija pokazatelja na koje biste se trebali fokusirati prilikom upravljanja i kontrole zaliha. Teško je imati DOH kao KPI za sirovine ili WIP ili druge podgrupe zaliha, pa se samo usredotočite na DOH kao ukupne zalihe i KPI.

Obrtne zalihe

Obrtne zalihe ili zalihe koje imaju mogućnost povrata koriste se za mjerenje količine prodaje i zamjene predmeta u određenom vremenskom periodu.

Dobru definiciju je napisala Susan Randall u “CIPS znanstvenoj studiji” kao:

"Ovaj omjer prikazuje koliko puta su zalihe kompanije prenamjenjene u određenom vremenskom periodu. Vrijednost prodane robe podijeljena s prosječnom razinom zaliha je ključni podatak. U operativnom smislu, obrtne zalihe mjere se kao ukupni protok podijeljen s prosječnom razinom zaliha za određeno razdoblje, a mjerenje se vrši svake godine.”

To se dakle obično radi na godišnjem nivou. Povrat je veći što se artikli brže kreću s polica, a samim tim i količina prodaje. Ako su povatne zalihe male, to može sugerisati da vasa kompanija ima već višak zaliha i trebali biste razmisliti o smanjenju broja naloga i donošenju adekvatnih procjena kako biste uštedjeli na troškovima. Ako želite procijeniti povrat zaliha, jednostavno pronađite prosječnu količinu prodaje. Na taj način vam se ukazuje prosječno koliko je dug vremenski period prodaje nekog proizvoda, a kolika količina prodaje je potrebna u jednom danu da se ne bi nagomilavale zalihe.

Kada je dnevna prosječna količina zaliha niska to se često može smatrati pozitivnim predznakom, ali može dovesti do potrošnje zaliha, što se opet može negativno odraziti na kupce. Također, ako je prosječna količina zaliha visoka može doći do prevelike količine skladištenja kao i gubitka skladišnog prostora.

Postoji formula koja glasi:

Obrtne zalihe = Vrijednoist prodane robe ÷ Prosječna zaliha

 

Razumjevanje procesa upravljanja zalihama u okviru SAP-a

Starenje zaliha

Poznato i kao prosječna starost zaliha predstavlja vemo važan KPI za upravljanje zalihama. Kad govorimo o modeliranju optimizacije zaliha, starenje zaliha važan je pokazatelj KPI u smislu koliko se zaliha uskladištilo (ROS) za manje od 3 mjeseca, a koliko ih je uskladišteno duži vremenski period.

Uzročnik toga je vrijeme koje je potrebno da se proda neki proizvod. Obično se to izračunava dijeljenjem vrijednosti zaliha s vrijednošću prodane robe. To će se pomnožiti sa 365 za godišnji rezultat. Što su starije zalihe, to su veći troškovi i lakše vam je otkriti jesu li vam cijene pravilno formirane ili ne.  

Zapamtite da se prosječna starost zaliha može uveliko razlikovati ovisno o samoj kompaniji ili diapazonu proizvoda unutar kompanije. Na primjer, božićni ukrasi i dalji se mogu prodavati u prazničnom periodu godine, ali ipak će vas koštati ako ga pohranite u svoje magacine ili skladišni prostor. Starenje zaliha može postati veliki trošak za proizvode u elektronici na primjer koji zahtijevaju redovno nove verzije i imaju potrebu da prate trendove. U maloprodaji, ako je starost zaliha veća od 120 dana, morate razmišljati o smanjenju cijene (obračunu vrijednosti), prilagođavanju iste ostalim sličnim proizvodima ili prodaji po vjerojatno niskoj cijeni distributerima.

Ispod je primjer gdje je više od 50% zaliha starije od 18 mjeseci. Ovaj KPI za upravljanje zalihama usredotočuje se na SKU i zahtijeva posebne strategije smanjenja zaliha.

Mrtve ili zastarjele zalihe

Ove zalihe opisuju zalihe koje su zastarjele i koje se ne mogu prodati i niti imaju više ikakvu vrijednost. Definiraju se kao proizvodi koje su izgubile svoju vrijednost u predviđenom vijeku trajanja.    

Drugim riječima, ako predugo držite neki proizvod, vjerojatno je da će zastarjeti ili se oštetiti tako da ga neće biti moguće više ni popraviti. U svakom slučaju, gubitak je često ogroman. Stoga je potrebno da pratite vrijednost zastarjelih zaliha. To možete učiniti mjesečno ili kvartalno. Najbolji je način korištenja opisan je u “Vodič za prekomjerne i zastarjele zalihe”.

Ovaj Vodič o prekomjernim i zastarjelim zalihama pomaže vam da proaktivno identificirate, evidentirate i rasporedite suvišne i zastarjele zalihe. Također vam pomaže da dodijelite odgovarajuću odgovornost za kontinuirane aktivnosti poboljšanja usmjerene na smanjenje pojave viška i zastarjelih zaliha identificiranjem i rješavanjem povezanih uzroka.

Da biste odredili kada se pojavljuju zastarjele zalihe možete koristiti prodajni ciklus nekog proizvoda. U slučaju da se neki proizvod prodaje kako je uobičajeno  na sedmičnom nivou, te mu iznenada padne prodaja u roku od mjesec dana, to je jasan znak da će proizvod zastarjeti i takav proizvod morate odmah izbaciti da biste smanjili gubitak.

Višak zaliha

Višak zaliha rezultat je lošeg upravljanja protokom materijala ili neadekvatno djelovanje u odnosu na potražnju. Višak zaliha također je povezan s gubitkom prihoda i postaje prijetnja  da se nađete na dnu.

Količinu viška zaliha mjerimo uzimajući u obzir različite troškove koji uključuju gubitak prihoda zbog proizvoda s manjom potražnjom i troškove povezane s skladištenjem zaliha (knjigovodstveni troškovi). Brojni faktori utiču na rast tih troškova. Ako se njima ne upravlja na odgovarajući način, u najboljem slučaju bi trebalo prodati višak zaliha da bi bi bili “na nuli” odnosno da bi izgubili samo mali postotak dobiti.

Postoje različiti pristupi za precizno mjerenje viška zaliha koji uključuju evidentiranje rezervi i predviđanje potražnje. Ukupni iznos viška zaliha treba se mjeriti na godišnjem nivou, na kraju godine je potrebno evidentirati izmjereni iznos koji će služiti kao parameter prilikom određivanja subvencija za regulisanje viška zaliha. Te subvencije bi trebale pokrivati najmanje 50% viška zaliha.

Gore pomenute zastarjele zalihe i višak zaliha uzrokuju neporogresivni napredak i pojavu višaka.  

Napravio sam “Paket za planiranje zaliha” koji uključuje i Vodič koji obuhvata višak zaliha i zastarjele zalihe kao i vodič za planiranje zaliha općenito.

Izbor odgovarajućih KPI-ova za upravljanje zalihama ključan je za poboljšanje kontrole vaših zaliha. Također morate imati  potpune i precizne informacije, što je bitan faktor svake kontrole zaliha.

Postoje razne varijacije KPI-ova koje možete usvojiti i prilagoditi svom načinu poslovanja. U ovom članku fokus je stavljen na značajnije KPI-ove za uspješnu kontrolu zaliha. Odabir odgovarajućih KPI-ova sa liste jednostavan je i sjajan početak upravljanja zalihama. Ipak je na vama je da odlučite koji od njih će učiniti vaše poslovanje stručnijim i istovremeno zadržati kupce.

Sve u svemu, trebate odrediti na koje se KPI-ove za upravljanje zalihama treba fokusirati i potruditi se da razumjete šta oni znače što je ključno je za uspješno upravljanje zalihama. U slučaju da trenutno neredovno evidentirate i ne pratite svoje KPI-ove kontrole zaliha vrlo je vjerovatno da niste konkurentni na tržištu.    

Stoga počnite to raditi sada. Imajte na umu da ne morate koristiti sve KPI-ove koji postoje. U zavisnosti od vaših potreba birajte samo one KPI-ove koji će odgovarati vašem poslovanju. U slučaju da ste novi u ovome, odaberite osnovne KPI-ove. To će vam pomoći da vidite u kakvom stanju su vam zalihe trenutno. Biranje ovih KPI-ova izuzetno je korisno jer će vam omogućiti formiranje sistema koji će vam pomoći u donošenju relevantnih odluka i kreiranju planova koji će nadograditi princip upravljanja vašim zalihama.

Orginalan članak možete pročitati na linku.