Kada se kaže Lean Government to kod mnogih izaziva različite i, vrlo često, pogrešne asocijacije, pa u svijesti ljudi ova sintagma bude percipirana samo kao metod uvođenja promjena u klasičnom industrijskom smislu. Međutim, riječ je o posve drugačijem, složenijem i, po mnogo čemu autentičnom, Lean pristupu čija je filozofija fokusirana na javnu upravu tj. javni sektor.
Kao i mnoge internacionalno rasprostranjene metodologije i industrijske prakse i Lean Government svoj korijen ima u Lean filozofiji japanske automobilske industrije, najpoznatije iz Toyota Production System-a). Primarni su mu ciljevi, pored povećanja efikasnosti, stvaranje nove i veće vrijednosti za građane uz smanjenje birokratskih i drugih administrativnih prepreka, troškova i gubitka vremena.
Na čemu se temelji Lean Government?
Lean Government se temelji na klasičnim Lean principima, s tim što su oni ciljano prilagođeni izazovima i svim specifičnostima javne uprave. U tom smislu, poseban akcenat ova metodologija stavlja na društveni kontekst i korisničko iskustvo kao krajnju vrijednost. Ti principi, između ostalog, su:
- Fokusiranost na vrijednost koju dobijaju građani – u ovom slučaju vrijednost se definira iz perspektive oečkivanja krajnjeg korisnika/građanina, poslovnih subjekata i društvene zajednice u cjelini.
- Eliminacija suvišnih koraka u procesnom smislu – optimizacija trajanja, smanjenje faza ili procesnih koraka, suzbijanje dupliranja posla, čekanja, suvišne papirologije i nepotrebne administrativne dokumentacije.
- Poboljšanje toka procesa (Flow) – ubrzanje toka dokumentacije i informacija kroz administrativne kanale i prilagođene komunikacijske obrasce koji su usmjereni na efikasnost.
- Standardizacija i transparentnost – jasno definisani postupci, zadaci i aktivnosti koji smanjuju greške i subjektivnost pružaoca usluga i pospješuju krajnje korisničko zadovoljstvo.
- Kultura kontinuiranog poboljšanja (Kaizen) – Stalno unaprijeđenje postojećih procesa, uz aktivno uključivanje zaposlenika kao nosilaca odgovornosti i vlasnika procesa.
- Podaci kao temelj odluka – Analitika procesa omogućuje identifikaciju uskih grla, predikciju zastoja ili potencijalnih rizika, kao i kvantifikaciju učinka implementiranih poboljšanja.
Zašto Lean Government?
Premda se Lean podrazumijeva kao metod u proizvodnom industrijskom sektoru, te ga primjenjuju gotovo na svim meridijanima svijeta, Lean Government se danas pokazuje kao svojevrsno otkriće u zemljama tranzicijskih društava u Evropi. Takav je slučaj sa mnogim državama u regionu jugoistočne Evrope i Azije.
Iskustva javnog sektora, koji je decenijama oblikovan i procesno ustrojen na osnovama socijalističke doktrine industrijalizacije i uopće poslovnog promišljanja, prelazak na hibridni kapitalistički sistem zahtijevao je izvijesne promjene kao integracijski izazov u globalne industrijske tokove. Javni sektor se suočava sa problemima poput:
- Dugog vremena obrade zahtjeva
- Visokih i vrlo često nepotrebnih administrativnih troškova
- Veoma niskog korisničkog zadovoljstva
- Rigidnih i nejasnih procedura, te neefikasnih procesa
- Nedostatku koordinacije između organizacijskih jedinica i odjela
Efekti primjene Lean Governmenta i istraživanja
Empirijska istraživanja koja su provedena u javnom sektoru u Sjedinjenim Američkim Državama, zemljama EU i Azije, egzaktno pokazuju da implementacijom Lean Governmenta organizacije postižu zapažene efekte. Oni su – smanjenje vremena obrade zahtjeva za 30 – 80%, značajno smanjenje operativnih troškova za 20-40%, povećanja transparentnosti i krajnjem zadovoljstvu klijenata, bolja komunikacija organizacijskih jedinica i ustanova. Osim toga, ova metodologija se pokazala kao vrlo važnom u podizanju motivacije zaposlenika.
U Sjedinjenim Američkim Državama, u Washington State-u, primjenom Lean-a skraćeno je vrijeme čekanja na dozvole za gradnju sa 6 sedmica na samo 3 dana. U Velikoj Britaniji Lean Government se koristi u sudovima i lokalnim administracijama za smanjenje troškova, dok se u Nizozemskoj koristi za efikasnu obradu poreznih prijava i direktniju komunikaciju sa građanima.
Kad je riječ o zemljama Zapadnog Balkana postoji veliki prostor za Lean Government. Inicijative u tom smislu već su pokrenute, a neke obuhvataju modernizaciju javne uprave u sljedećim segmentima – digitalizacija matičnih knjiga, reforme šalter-sistema, optimizacija procesa izdavanja građevinskih i drugih dozvola.
Umjesto zaključka
Lean Government predstavlja moćan okvir za modernizaciju javne uprave, smanjenje administrativnih barijera i povećanje korisničkog zadovoljstva. Iako postoje izazovi poput otpora promjenama i institucionalne inercije, iskustva u svijetu pokazuju da lean može znatno poboljšati efikasnost i kvalitet usluga u javnom sektoru. U kombinaciji s digitalnom transformacijom, Lean Government postaje jedan od ključnih pristupa stvaranju fleksibilnije, transparentnije i građanima usmjerenije uprave.
