14 savjeta za uštedu vremena u programu Microsoft Excel

Microsoft Excel je robustan alat sa svim funkcijama za radne knjige i tabele. Bilo da ga koristite na poslu ili kod kuće, korištenje funkcija koje vam štede vrijeme znači da možete brže preći na svoj sljedeći zadatak.

Evo nekoliko korisnih načina da brzo proletite kroz radne knjige, tabele i povezane zadatke.

1. Predlošci koji štede vrijeme

Jedna od najboljih ušteda vremena za većinu zadataka je upotreba šablona. Možete ih koristiti u programu Microsoft Word za dnevni red sastanaka, biltene ili izvještaje. U Excelu su predlošci jednako korisni. Za vremenske okvire projekta, kalendare, fakture, budžete i još mnogo toga, korištenje prednosti ovih praktičnih unaprijed formatiranih alata definitivno vam može uštedjeti vrijeme.

Dobijanje predložaka koji su vam potrebni jednako je jednostavno kao i njihovo korištenje. Microsoftova web stranica nudi razne Excel predloške za kalendare, planere, uređaje za praćenje troškova i vremenske tablice. Vertex42 ima lijep izbor za rasporede, budžete, liste obaveza i bilanse stanja. Još jedan sjajan resurs je tabela 123 za fakture, inventar, listove za prijavu i obrasce za prisustvo.

2. Zamrzavanje redova i kolona

Ako imate dugačku tabelu koja sadrži tone podataka, možda ćete morati da skrolujete previše dole ili čak preko da biste je sve vidjeli. To znači da ćete izgubiti iz vida svoje naslove i naći ćete se kako se stalno pomičete unazad da biste ih vidjeli. Međutim, ako zamrznete retke i stupce, ta zaglavlja će ostati dok se krećete kroz tabelu.

1. Idite na karticu Prikaz i odaberite Zamrzni okna na traci.
2. U padajućem izborniku Zamrzni okna odaberite Zamrzni gornji red, Zamrzni prvi stupac ili odaberite oba ako je potrebno.

Sada kada skrolujete gore, dolje, desno ili lijevo, primijetit ćete da će vaša zaglavlja ostati vidljiva. Da biste odmrznuli te redove i stupce, samo ponovo odaberite naredbu Zamrzni okna i kliknite Odmrzni okna.

Imajte na umu da je u starijim verzijama Excela proces malo drugačiji. Odaberite ćeliju koja je zajednička i za red i za stupac koje želite zamrznuti, a zatim kliknite na Zamrzni okna.

3. Rukovanje opcijom za popunjavanje

Opcija za popunjavanje u Excelu može značajno uštedjeti vrijeme kada trebate popuniti više ćelija i postoji nekoliko različitih načina na koje se ova funkcija može koristiti. Prvo, možete brzo kreirati listu brojeva koji se broje tako da unesete 1 u prvu ćeliju i 2 u ćeliju ispod nje. Zatim odaberite obje ćelije i kada se pojavi ručica za popunjavanje, samo povucite da biste popunili ćelije prema potrebi.

Kada koristite funkciju za datume, možete lako ispuniti kolonu ili red u koracima od jednog dana. Na primjer, možete unijeti 12/25/16 u ćeliju, odabrati tu ćeliju, a kada se pojavi ručica za popunjavanje samo povucite da dodate sljedeće datume. Ovaj manevar takođe funkcioniše sa danima u nedelji i mesecima u godini, kao i prema dole kroz kolonu i popreko kroz red.

Još jedna praktična upotreba ručke za popunjavanje je ako trebate popuniti cijeli stupac istom vrijednošću za vašu proračunsku tablicu. Ako unesete riječ ili slovo, na primjer, odaberite ćeliju i dvaput kliknite na ručicu za popunjavanje. Ovo će unijeti tu vrijednost u preostale ćelije kolone sve dole koliko vaša tabela ima podatke.

4. Transponiranje kolona i redova

Ako imate proračunsku tabelu koja koristi naslove u kolonama ili redovima (ili oboje) i odlučite da bi bolje funkcionisali na suprotan način, postoji jednostavan proces za promjenu. Ovo vas štedi od ponovnog kucanja tih naslova. Evo koraka za premještanje ćelija iz naslova redova u naslove kolona.

1. Odaberite ćelije u koloni koje sadrže naslove.
2. Ili kliknite desnim tasterom miša i izaberite Kopiraj ili kliknite na dugme Kopiraj na kartici Početak na traci.
3. Odaberite ćeliju u redu i koloni gdje želite da počnu naslovi.
4. Ili kliknite desnim tasterom miša i izaberite Paste Special ili kliknite Paste, a zatim Paste Special na kartici Početak na vrpci.
5. Označite potvrdni okvir u donjem desnom uglu na kojem piše Transpose.
6. Kliknite OK.

5. Pristup Kalkulatoru

Iako možete koristiti dodatak koji postavlja kalkulator na bočnu traku vaše proračunske tablice, također možete iskoristiti prednosti ugrađene funkcije kalkulatora. Ovo je praktično kada želite da izvršite brza izračunavanja koja nisu formulisana u vašoj proračunskoj tabeli. Kalkulator možete dodati na traku ili traku sa alatkama za brzi pristup.

Da biste kalkulator dodali na bilo koju lokaciju, počnite odabirom Datoteka > Opcije. Zatim odaberite ili Prilagodi traku ili traku s alatima za brzi pristup, ovisno o tome gdje to želite. U padajućem okviru Odaberi komande iz, izaberite Sve naredbe. Pomjerite se prema dole, kliknite na Kalkulator, a zatim pritisnite dugme Dodaj da biste ga umetnuli u traku sa alatkama. Imajte na umu da ako odaberete da ga dodate na svoju traku, morat ćete kreirati prilagođenu grupu i dodati je tamo.

     6. Povezivanje na kartice ili ćelije

Ako vaša radna sveska sadrži nekoliko tabela sa podacima koji se međusobno upućuju, stvaranje direktne veze omogućava brz pristup. Ovo je posebno korisno ako dijelite radnu svesku tako da drugi mogu brzo preći na te podatke. Slijedite ove jednostavne korake da kreirate vezu:

1. Odaberite ćeliju koja sadrži podatke koje želite povezati.
2. Ili kliknite desnim tasterom miša i izaberite Hyperlink ili idite na karticu Insert i kliknite na Hyperlink na traci.
3. U iskačućem prozoru odaberite Place in this Document.
4. Zatim unesite tekst koji će se prikazati u toj ćeliji, određenu referencu ćelije ako želite i proračunsku tabelu u radnoj svesci s podacima na koje se povezujete.
5. Kliknite OK.

      7. Korištenje prečica na tastaturi

Ako ste strastveni korisnik Excela, tada vam prečice na tastaturi sigurno mogu uštedjeti vrijeme. Iako postoji skoro previše prečica na tastaturi za popis, evo nekoliko koje mogu ubrzati vaše zadatke.

1. F4 (ili Fn + F4) za ponavljanje posljednje naredbe, uključujući promjene formatiranja kao što su boja ili font.
2. Alt + H, E, A za brisanje sadržaja, formatiranja i drugih podataka priloženih odabranim ćelijama.
3. Ctrl + W za zatvaranje proračunske tablice i Ctrl + O za otvaranje.
4. Ctrl + Shift + Dvotačka za unos trenutnog vremena i Ctrl + Shift + Tačka i zarez za trenutni datum.
5. Shift + F9 za izračunavanje aktivnog radnog lista.
6. Shift + Tab za prelazak na prethodnu ćeliju ili opciju.
7. Ctrl + Home za prelazak na početak tabele.
8. Ctrl + Page Down za prelazak na sljedeću tabelu u radnoj svesci i Ctrl + Page Up za prelazak na prethodnu.

       8. Rad sa AutoSum

Neki bi mogli pomisliti da je rad sa formulama u Excel-u previše dugotrajan da bi se u njega ušlo. Ali čak i za jednostavne jednačine, ove ugrađene funkcije definitivno mogu brže završavati vaš rad s tabelama.

Osim ako ga niste premjestili ili izbrisali sa trake, dugme AutoSum bi trebalo biti na kartici Home. Ova zgodna funkcija vam daje najčešće formule jednim klikom. Možete sabirati, brojati ili naći srednju vrijednost brojeva ili dobiti njihov minimum ili maksimum. Samo kliknite na strelicu na dugmetu AutoSum da odaberete formulu.

Pored funkcije AutoSum, vaša kartica Formulas sadrži još više opcija. Svaka formula je grupirana u kategoriju kako bi je bilo lakše pronaći. Možete birati između finansijskih, logičkih, matematičkih, statističkih ili inženjerskih funkcija.

Ali za najčešće korištene formule, funkcija AutoSum je brza i praktična.

9. Upotreba jednostavnog uvjetnog oblikovanja

 Uslovno formatiranje je još jedna od onih Excel funkcija koje bi mnoge mogle zastrašiti. Međutim, za podatke za koje želite da iskaču sa stranice, to je odličan alat.

Na primjer, recimo da imate tabelu sa podacima iz ankete i na brzi pogled želite vidjeti koliko odgovora sa Da imate, a ne sa Ne. Ovi koraci vam pokazuju kako primijeniti jednostavno formatiranje.

1. Odaberite ćelije koje sadrže odgovore Da/Ne.
2. Na kartici Home kliknite na padajući okvir Conditional Formatting.
3. Odaberite Highlight Cells Rules, a zatim Text That Contains.
4. Otkucajte riječ Da u lijevom okviru i odaberite oblikovanje za nju iz desnog okvira.
5. Slijedite iste korake za Nema odgovora.

Tada ćete vidjeti sve odgovore da i ne oblikovane na način na koji ste odabrali, tako da ih je lako uočiti.

Ako planirate da nastavite sa dodavanjem podataka, možete primijeniti i ovo uvjetno oblikovanje na cijeli stupac ili red umjesto samo na grupu ćelija. Na ovaj način, budući podaci će se automatski formatirati dok ih unosite.

10. Brzo umetanje grafikona

Funkcija grafikona u Excelu je sjajan alat za vizuelno prikazivanje vaših podataka. I, možete birati između raznih tipova grafikona kao što su pie, traka, linija, kolona i mnogi drugi.

Koristeći gornji primjer uvjetnog oblikovanja za da/ne odgovore, možete umetnuti grafikon sa samo nekoliko klikova.

1. Odaberite ćelije koje sadrže odgovore Da/Ne.
2. Na kartici Insert kliknite na Recommended Charts. Uz ovu opciju, Excel će uzeti vaše podatke i staviti ih u tip grafikona koji mu najviše odgovara.
3. Ako vam se sviđa grafikon, kliknite na OK i on će biti umetnut u vašu tabelu.

Ovo je najlakši i najbrži način za kreiranje grafikona u Excelu i traje samo minut. Međutim, ako vam se ne sviđa grafikon kreiran za vas, možete kliknuti karticu  All Charts u iskačućem prozoru i eksperimentirati s drugim tipovima.

11. Sortiranje sa filterima

Kada imate tabelu koja sadrži mnogo kolona podataka, možda ćete željeti da je sve sortirate ili filtrirate prema određenoj koloni. Iako postoji nekoliko načina na koje to možete učiniti, korištenje filtera je najbrži i najsigurniji način da to učinite.

1. Odaberite cijeli list klikom na dugme trougla pored prve kolone u gornjem lijevom uglu.
2. Na kartici Home kliknite na Sort and filter.
3. Odaberite Filter.

To je to! Ovaj brzi potez će staviti strelicu u prvi red za svaku od vaših kolona. Kada kliknete na strelicu, možete sortirati cijeli list prema toj koloni na način koji odaberete. Ako je polje za datum, možete sortirati od najstarijeg do najnovijeg, a ako je polje za tekst, možete sortirati po abecednom redu.

Osim toga, možete filtrirati podatke da vidite samo unose koje želite. Kada kliknete na strelicu, primijetit ćete potvrdne okvire pored vaših unosa. Označavanje i uklanjanje oznaka ovih polja će filtrirati podatke tako da vidite tačno ono što vam je potrebno.

Lijepa stvar u korištenju funkcije Filter je to što ona ne utiče negativno na ostale vaše podatke. Ako sortirate cijeli list, Excel će prilagoditi sve stupce. A ako filtrirate, Excel će jednostavno sakriti ono što ne želite da vidite.

12. Korištenje Format Painter

Ako koristite druge Microsoft Office aplikacije kao što je Word, možda ste već upoznati sa Format Painter. U Excelu, ovaj praktični alat vam omogućava da jednim klikom primijenite isto oblikovanje iz jedne ili više ćelija na druge.

1. Odaberite ćeliju, grupu ćelija, red ili stupac iz koje želite kopirati oblikovanje.
2. Na kartici Home kliknite na Format Painter.
3. Odaberite ćeliju, grupu ćelija, red ili stupac u koji želite kopirati oblikovanje.

Ovo je fantastičan način da brzo primijenite korisno formatiranje ćelija na druge bez gubljenja vremena.

13. Prebacivanje i pregled prozora

Postoje li trenuci kada trebate raditi s više od jedne Excel radne knjige u isto vrijeme? Možda trebate pregledati podatke, uporediti ih ili čak kopirati podatke iz jedne radne knjige u drugu. Excel pruža koristan skup funkcija za pregled koje će vam pomoći. Prijeđite na karticu View da provjerite ove opcije.

• Arrange All: Kada kliknete na ovo dugme, možete urediti sve otvorene radne sveske na jednom ekranu. Birajte između popločanog, horizontalnog, vertikalnog ili kaskadnog prikaza.
• View Side by Side: Ova opcija vam omogućava da odaberete dvije otvorene radne knjige koje ćete gledati jednu pored druge ili jednu iznad druge, što je savršeno za poređenje.
• Switch Windows: Kliknite na ovo dugme kada imate mnogo Excel radnih knjiga otvorenih odjednom i želite da se brzo prebacite između njih. Sa ovom fenomenalnom funkcijom nije potrebno minimiziranje i maksimiziranje prozora.

14. Instaliranje praktičnih dodataka

Office dodaci su slični ekstenzijama pretraživača po tome što su alati za poboljšanje vašeg iskustva aplikacije, podataka i efikasnosti. A u Excelu imate mnogo korisnih dodataka koje možete izabrati ovisno o vašim potrebama.

Odaberite karticu Insert i kliknite na Store. Zatim možete provjeriti alate po kategorijama. Na primjer, kategorija Produktivnost sadrži dodatke za automatizaciju dokumenata i galeriju predložaka. A kategorija Upravljanje projektima ima dodatke za Gantove grafikone i tajmere aktivnosti.

Neki dodaci su besplatni dok se drugi plaćaju, pa provjerite detalje prije nego što instalirate jedan. A ako tražite besplatne dodatke za Excel koji će vam pomoći s vizualizacijama, mi smo tu za vas.

Članak „14 Tips to Save Time in Microsoft Excel“ autorke Sandy Writtenhouse preveden je sa portala Makeuseof.