Ovaj blog prikazuje procedure i ključne faktore za uspješnu implementaciju ERP sistema (eng. Enterprise Resource Planning). Korištenje ERP-a je sada općenito uobičajno u velikim korporacijama, pa čak i male i srednje kompanije koriste različite, njima dostupne ERP pakete. Ali ne dobiva svaka kompanija korist od korištenja ERP sistema. ERP nije samo tehnologija koja podržava upravljanje već i način upravljanja. ERP pruža mnoge prednosti, ali ukratko, svaki ERP sistem pruža dvije velike prednosti koje ne postoje u neintegriranim sistemima:
- Jedinstveni pogled kompanije na poslovanje koji obuhvaća sve funkcije i odjele; i.
- Bazu podataka kompanije u koju se unose, bilježe, obrađuju i nadziru sve poslovne transakcije.
Iz mog iskustva, mogu da sugerišem na 9 ključnih faktora za uspješnu implementaciju ERP-a:
- Jasno razumijevanje strateških ciljeva
- Predanost najvišeg menadžmenta
- Izvrstan projekt menadžment
- Upravljanje organizacijskim promjenama
- Sjajan tim za implementaciju
- Točnost podataka
- Opsežna edukacija i obuka
- Fokusiranost na ključne pokazatelje performansi
- Informacije i podaci sa više mjesta.
Dakle, iprez ovih faktora možemo zaključiti da uspješna implementacija ERP sistema ne predstavlja samo postavljenje tehnološke podrške informacijskog sistema već i promjena načina upravljanja. Uspješna implementacija ERP-a zahtijeva da se čitava organizacija uključi kako bi upravljanje projektima bilo izvrsno. To uključuje jasnu definiciju ciljeva, razvoj kako plana rada tako i plana resursa te pažljivo praćenje napretka projekta. A plan projekta bi trebao uspostaviti ambiciozne, ali ostvarive rasporede koji usađuju i održavaju osjećaj hitnosti. Jasna definicija ciljeva projekta kao i jasan plan pomoći će organizaciji da izbjegne uobičajno „gubljenje fokusa” koje se može javiti. Iz ovog dijela možemo zaključiti da je ERP sistem – informacijski sistem. Zadužen je za prikupljanje, pohranu i pružanje informacija. No, kritični faktor za postizanje uspjeha nije u tome kako izgraditi informacijski sistem već kako koristiti informacije koje dobivamo iz tog informacijskog sistema.
Nažalost, neke tvrtke na ERP gledaju jednostavno kao na softverski sistem, a na implementaciju ERP-a prvenstveno kao na tehnološki izazov. Oni ne razumiju da implementacija ERP-a može iz temelja promijeniti način na koji organizacija djeluje. Ovo je jedna od problematičnih stvari sa kojima se susreću današnji ERP sistemi. Mislim da postoje tri glavna razloga zašto implementacija ERP-a ne uspijeva; loše planiranje ili loše upravljanje projektom, promjena u poslovnim ciljevima tijekom projekta i loše poslovno upravljanje. Vjerujem da glavni razlog neuspjeha implementacije nije neuspjeh samog ERP sistema već njegovo korištenje.
Kako odabrati ERP sistem?
Odabrati ERP sistem koji je prilagođen tvrtki vrlo je teško i nema fiksnih standardnih kriterija za odlučivanje. Ključni koraci za odabir pravog ERP sistema između nekoliko dostupnih izbora:
- Stvorite viziju.
- Napravite popis značajki/funkcija.
- Napravite popis kandidata za softver.
- Suzite polje na četiri do šest ozbiljnih kandidata.
- Izradite zahtjev za ponudu.
- Pregledajte prijedloge.
- Odaberite dva ili tri finalista.
- Neka finalisti pokažu svoje pakete.
- Odaberite pobjednika.
- Opravdajte ulaganje.
- Pregovarajte o ugovoru.
- Pokrenite pilot projekat prije implementacije.
- Potvrdite opravdanost.
11 preporučenih koraka za uspješnu implementaciju
ERP sistemi mogu biti složeni i teški za implementaciju, ali struktuisan i disciplinovan pristup može uveliko olakšati njihovu implementaciju. Evo 11 preporučenih koraka za uspješnu implementaciju ERP-a:
- Pregledajte dosadašnji proces prije implementacije.
- Instalirajte i testirajte svaki novi hardver.
- Instalirajte softver i izvedite pilot projekat u računalnoj sobi.
- Pohađajte edukaciju o upravljanju sistemom.
- Vježbajte na pilot projektu.
- Obezbijedite sigurnost i potrebna dopuštenja.
- Osigurajte da su sva mjesta za prenos podataka dovoljno snažna i da su podaci dovoljno tačni.
- Dokumentujte obrasce i procedure.
- Povežite čitavu organizaciju, bilo u nekom od prekida rada ili faznim koracima.
- Slavite.
- Neprestano se usavršavajte.
ERP je složen sistem i teško ga je uspješno implementirati. Drugo je pitanje zašto. Zašto nam je potreban ERP sistem. Šta ERP sistem može donijeti?
ERP sistem uključuje upravljanje finansijama, upravljanje lancem opskrbe i upravljanje ljudskim resursima. Dakle, implementacija ERP sistema trebala bi biti promjena menadžmenta cijele kompanije. Bolje je angažovati profesionalnu konzultantsku tvrtku koja će uraditi projekat. Oni vam mogu pomoći u analizi vašeg poslovanja, a upoznati su i s različitim ERP sistemima. Dakle čitajući ovaj članak možemo pronaći ključni faktor za uspješnu implementaciju ERP sistema – to je gledanje na ERP sistem kao na inovaciju u menadžmenta kompanije umjesto gledanja na ERP sistem kao na softver koji može donijeti bilo koju odluku.
Članak “9 Critical Sucess Factors in ERP Implementation” autora dr. Muddassir Ahmeda preveden je sa SCMDOJO.
