Za mene najveći problem za bilo koju funkciju nabavke je preusmjeravanje „tradicionalnog fokusa nabavke na kratkoročnu uštedu troškova“ na holistički cilj koji uključuje strateške odnose s dobavljačima, davanje prednosti troškovnoj učinkovitosti i rad s dobavljačima da bi prepoznali mogućnosti za razvoj inovativnijih proizvoda i usluga.
U današnjim preduzećima sistemi nabave se vide kao ključni strateški doprinositelji njihovom planu vrijednosti i usklađivanju ciljeva krajnjih korisnika. Pouzdan sistem nabavke stvoren je za poboljšanje tačnosti, efikasnosti i brzine. Zbog ovog gledišta mnogi smatraju da je potrebno standardizovati poslovne postupke u okviru nabavke i osigurati najbolje prakse koje će biti vrlo važne za cjelokupni poslovni plan.
Međutim, unatoč svim sigurnosnim mjerama koje su preduzete u izradnji standardizirane poslovne strategije, problemi sa nabavkom i dalje se znaju desiti. Problemi u nabavci, koji se kreću od organizacijskih nedostataka do ljudskih grešaka mogu dovesti do negativnih efekata na poslovnu nabavku i sposobnost nabavke. U nastavku se nalazi popis najčešćih problema u nabavci s kojima se susrećemo u raznim organizacijama i njihovo rješavanje koje na najjednostavniji način.
1. Dozvoljavanje loše kvalitete za niže troškove
U današnjem poslovnom svijetu trošak još uvijek ima glavnu ulogu u potrošačkim proizvodima. Još uvijek vidimo preduzeća koja smanjuju troškove čak i kada su posljedice štetne za kvalitetu proizvoda. U bezbroj scenarija, dimenzija kvalitete se mijenja kako bi se uštedjelo na troškovima, a upravljanje ima veliki optimizam što se tiče rizika da se kvalitet neće otkriti.
RJEŠENJE: Upotreba povratnih informacija od potrošača postaje korisna u postizanju bolje ravnoteže, posebno tamo gdje je postignuta prihvatljiva profitna marža.
2. Pružanje nejasnih specifikacija i zahtjeva
Pružanje nejasnih specifikacija i zahtjeva tokom nabavke ne ispadne uvijek dobro i odgovara scenariu „pomozi mi da ti pomognem“. Dobavljači bi mogli ponuditi mnogo bolji posao u isporuci zahtjeva klijenta ako organizacija stavi na raspolaganje jasne i definirane zahtjeve.
RJEŠENJE: Jasni detalji i specifikacije onoga što vaša organizacija zahtjeva znatno bi pomogli u rješavanju ovog problema sa nabavkom.
3. Neobavljanje procjene dobavljača prije poslovanja
Organizacije obično izostavljaju procjenu dobavljača i drže se onoga što dobavljači obećavaju na papiru. Prihvaćanje obavljača bez ikakve procjene prije obavljanja djelatnosti ostavlja mjesta za nepravilnosti i nepouzdana iskustva. Nedostatak povjerenja s bilo koje strane sporazuma dovodi do različitih problema u nabavci.
RJEŠENJE: Koristite kriterije ocjenjivanja i/ili procjena dobavljača prije nego što odaberete bilo koga. To dovodi do pozitivnih ishoda za cjelokupni rast. Tretirajte svog dobavljača kao strateške poslovne partnere.
4. Nerazumijevanje mogućnosti dobavljača u potpunosti
Ako nemate jasno razumjevanje mogućnosti dobavljača, onda je to siguran način da postanete nezadovoljni kada se pojave mogući problemi u nabavci. Polaganje visokih očekivanja u dobavljača da brzo izvrši posao nabavke, koji je van njegovih mogućnosti obično završi na katastrofalan način. Taj jedan od najvećih je izazova s kojima se suočavaju stručnjaci za javnu nabavku u vezi s dobavljačima. Proces, od prepoznavanja najboljeg do osiguranja stabilne i kvalitetne isporuke, može biti presudan za traženje mnogo više od vaših dobavljača.
RJEŠENJE: Uz uobičajni postupak nabavke, stručnjaci moraju za nabavku kontinuirano nadgledati dobavljače kako bi osigurali da su ispunjeni svi zahtjevi i standardi isporuke. Započnite s postupnim povećanjem s postavljenim vremenskih rokova i dogovorenom kvalitetom. Drugim riječima, održavajte redovni pregled zaliha, raspravljajte o ključnim pokazateljima učinkovitosti (KPI) i dogovorite se o idejama za poboljšanje.
5. Nesuglasice oko KPI-ja
Nakon prethodno navedene tačke, važni KPI-ovi ključni su za izvršavanje najbolje prakse u području nabavke. Najbolja praksa u lancu opskrbe sastoji se od pet osnovnih dimenzija (promjena, raznolikost, brzina, vidljivost, zapremina). Mnogi stručnjaci za nabavku ne cijene potrebu za kritičnim ispitivanjem koje se bavi onim što novi dobavljač dovodi u ravnotežu. Razni faktori poput varijacija nabavnih cijena, smanjenja procenta troškova, brze isporuke itd. mogu biti dragocjeni, ali nedovoljni. Pored toga, ove mjere često rezultiraju značajnim strateškim akcijama koje pružaju stvaran i održiv uticaj.
RJEŠENJE: Nakon usaglašavanja KPI-a oni bi trebali biti glavna tačka dnevnog reda za redovno preispitivanje opskrbe. Sistem upravljanja trebao bi primjenjivati mjere koje uključuju sistem nabavke koji nudi ravnotežu između troškova, vrijednosti, kvalitete i brzine.
6. Nedostatak transparentnosti
Zadržavanje ključnih informacija od strane organizacija obično stvara problem nabavke koji ograničava dobavljače da klijentima nude pune vrijednosti. Ključni podaci poput trendova, promjena proizvoda i predviđanja prodaje stvaraju neželjena iznenađenja koja mogu ugroziti vaš odnos s dobavljačima.
RJEŠENJE: Zatražite potražnju dobavljača ili detalje potrebne za pružanje kvalitetnih usluga. Držite zahtjevanu liniju otvorenu za ove zahtjeve i ažurirajte ih kad se pojave novi zahtjevi.
7. Nedostatak povjerenja
Organizacije obično drže na distanci dobavljače u koje nemaju povjerenja. Nekim dobavljačima se možda ne svidi nedostatak povjerenja, te ovo može voditi ka brojnim problemima. Ali ipak ne vjerujte slijepo i prvenstveno držite do sigurnosti.
RJEŠENJE: Pokažite određeni nivo povjerenja ka bitnim/ključnim dobavljačima. Povjerenje bi donijelo pozitivna poboljšanja, te bi moglo pomoći sa vašim metodama rješavanja problema.
8. Poslovanje bez službenog ugovora
I dalje me zapanjuje saznanje da mnoge kompanije imaju više od 40% dobavljača bez službenog ugovora. Smatram da je ovo jedan od najčešćih problema sa nabavkom. Izrada službenih ugovora može biti dugotrajna i izazovna. Ovaj problem sa nabavkom bi mogao nastati kada postoji redovan zahtjev (za izražavanje interesa, prijedloga, ponuda itd.) i upravljanje njima oduzima vrijeme. Takve procedure bi trebale biti provedene pošteno i temeljno. Iako to znači veliku obavezu za timove za nabavku, njihovo izbjegavanje može dodatno stvoriti veći problem.
RJEŠENJE: Stvorite izravan, pošten i temeljno proveden pristup službenim ugovorima. Bez obzira na to koliko bi proces mogao biti izazovan, posao je posao i treba ga obavljati uz zvanične sporazume. I to treba učiniti bez obzira na to koliko je dobavljač velik ili malen.
9. Nejasni procesi i funkcije nabavke
Iako su osnovni procesi nabavke obično definisani, ipak postoji nekoliko jednako bitnih procesa u nabavci koji nisu jasni. Kompletan sistem se sastoji od ključnih procesa kao što su razvoj dobavljača, obuka i razvoj funkcije nabavke, procute-to-pay (P2P), JIT kupovina (Just in Time purchasing) i strateško pribavljanje. Pogrešno postavljanje ovih procesa moglo bi dovesti do reaktivnih problema sa nabavkom.
RJEŠENJE: Koristite sisteme javne nabave i načela vodstva u kojima se nudi jasan i uvjerljiv poslovni proces.
10. Slučajne narudžbe
Naručivanje pogrešnih predmeta ili količina može dovesti do ozbiljnih problema sa nabavkom kod vaših dobavljača. U današnje vrijeme brzina transakcija ostavlja malo ili nimalo prostora za greške pri naručivanju. Iako nisu uobičajeni, slučajne narudžbe zahtjevat će nekoliko provjera kroz sistem. Ako nijedan protokol ne dozvoljava ili podržava promjenu i zaštitu od pogrešaka, tada će takvi problemi vjerovatno potrajati.
RJEŠENJE: Ukoliko održavate dobru vezu sa dobavljačem, odmah će uslijediti daljnje praćenje kako bi se ispravile takve greške. Dobre veze dugoročno bi vas spasile od nekih značajnih poteškoća.
11. Nastaviti raditi s nefleksibilnim dobavljačima
Uz strategiju upravljanja rizicima preduzeća izrađuje se nekoliko odluka o nabavci. Stvari kao što su niski troškovi bolje odražavaju rezultate aktivnosti preduzeća. Međutim, neki dobavljači ne smiju staviti na raspolaganje popuste ili zadržati uključivanje posebnih dodatnih naknada. Kao kvalifikovan stručnjak za nabavku, često nađite prostora za pregovore s vašim dobavljačima.
RJEŠENJE: Prije odabira dobavljača vidjeti koje bi pregovaračke opcije, poput popusta, mogle biti korisne za vaš posao. Držite se dobavljača koji će utvrditi i prihvatiti vašu poslovnu želju da maksimizirate rezultate.
12. Nemati plan razvoja za kupce/ menadžere nabavki
Iako većina preduzeća traži CIPS ili ISM, vrlo malo njih zapravo odlazi i podupire svoje članove tima nabavke da se kontinuirano razvijaju. Vidio sam puno kupaca koji traže potporu i budu odbijeni zbog „poslovnih razloga“. To je jedan od najčešćih problema u nabavci.
RJEŠENJE: Mi kao poslovni lideri znamo važnost tehničkog znanja, pa zašto da ga ne podržavamo? Ako su sredstva ograničena, postoje mnogi kursevi za nabavku, blogovi i knjige o nabavci kojima se stvarno može korisiti u razvoju u funkciji nabavke i također pomoći kupcima da se pripreme za sljedeći intervju o nabavci.
13. Nedostatak tačnih podataka
Stvaranjem naloga za kupovinu na osnovu pogrešnih podataka o nabavci može prouzrokovati višak i nestašicu zaliha, i druge dodatne izazove u nabavci koji mogu direktno utjecati na donju granicu vaše organizacije.
RJEŠENJE: Kad god želite donijeti odluke o nabavci, koristite samo tačne i pouzdane podatke.
14. Nastavite se fokusirati na smanjenje troškova
Kao što je ranije spomenuto, smanjenje troškova ključno je za većinu funkcija nabavke. Cilj koji se često želi postići jest da se nabavke naprave na vrijeme i u okviru budžeta. Dakle, smanjenje troškova može pomoći da se ostvare neke uštede. Međutim, može se pojaviti nekoliko problema ako se veći fokus usmjeri na smanjenje budžeta.
Najklasičniji primjer kada se radi o uslugama nabavke je eksternalizacija sa zemljama s niskim troškovima, s obzirom na to da se razmišlja o ukupnoj cijeni, kvaliteti, isporuci, predvođenju i inventaru.
RJEŠENJE: Sa svakim projektom smanjenja troškova, tim za nabavku mora uzeti u obzir utjecaj na trošak, kvalitetu, isporuku, vodeći položaj, troškove prijevoza tereta, pitanja usklađenosti trgovine i popis inventara. Ako je cijena po komadu niska, to ne mora nužno uvijek biti dobro!
15. Ne znati kojeg dobavljača dalje razvijati, a kojeg zamjeniti
Utvrđivanje kojeg dobavljač treba dalje razvijati ili zamijeniti zahtijeva veliku pažnju kako biste zadržali pravog dobavljača za vaš posao. Ovo predstavlja još jedan od problema u nabavci. Stoga sam napisao članak o “Jeste li više poput reaktivnog ili strateškog stručnjaka za razvoj dobavljača?”, gdje sam dao perspektivu kojeg dobavljača treba razvijati strateški, a kojeg reaktivno. Pružanje potrebne podrške i usluga su neophodne za stalni razvoj.
RJEŠENJE: Saznajte koliko su određeni dobavljači motivisani za sudjelovanje u programima razvoja dobavljača i kako kupci mogu uticati na dobavljače koji nisu ovisni o njima da sudjeluju u obuci dobavljača i razvoju tehnologije/proizvoda.
16. Zanemarivanje troškova vremena
Niže cijene dobavljača obično dolaze s dužim rokovima isporuke. Rijetko kad vidimo organizacije koje pružaju sveobuhvatnu analizu tih dugotrajnih rokova i njihovih implikacija troškova, propuštenih rokova, otpada, obrtnog kapitala i cjelokupnog zadovoljstva potrošača.
RJEŠENJE: Vrijeme je uvijek važan faktor za nabavku, odaberite dobavljača čiji raspon cijena zadovoljava zahtjeve vaše organizacije.
17. Tolerisanje nepotrebnog rizika
Svi sistemi nabavke trebali bi sadržavati procjenu rizika koja pokriva previranje u snabdijevanju i naknadne implikacije. Previše je okolnosti u kojima bi strateška nabava mogla naići na nepotreban rizik koji može dovesti do problema s nabavkom.
RJEŠENJE: Budite otvoreni prema svim mogućim opcijama rizika te primijenite mjere za suzbijanje svih nepotrebnih rizika.
Članak „17 Most Common Procurement Problems and Their Solution” autora Dr. Muddassir Ahmed-a je preveden sa SCMDOJO.
