Jeste li ikada prilikom kupovali u maloprodajnoj radnji prilikom njenog otvaranja i prošli pored grupe zaposlenika koji su svi odvojeni i zbijeni o nečemu razgovarali? Ili ste došli malo ranije na prvi termin kod zubara i našli praznu ordinaciju, samo da biste čuli neki živahan razgovor u zadnjoj kancelariji?
Ako vam se to događalo, vjerojatno ste u svakom slučaju bili prisutni održavanju svakodnevnih stalnih sastanaka namijenjenih planiranju dana.
Nijedan smislen i isplaniran projekat na svim kanalima ne može se dogoditi bez jasne komunikacije. Svi uključeni moraju znati šta treba učiniti i kako se od njih očekuje da to učine. U suprotnom ćete brzo dobiti takav efekat gdje članovi tima uče samostalno raditi i nisu fokusirani na primarne ciljeve kompanije.
Da biste olakšali timsku komunikaciju, razmislite o zakazivanju svakodnevnih stalnih sastanaka (koji se često nazivaju jutarnja druženja ili dnevne prijave). Ovi sastanci su načini za timove da se sastanu i na brz i fokusiran način i osiguraju da dan bude od početka do kraja produktivan.
Jutarnje okupljanje pomaže ljudima da se ljudi organizuju za rad tokom cijelog dana, a istovremeno povećava angažman zaposlenika. Pored toga omogućava liderima da razviju timove koji su dobro informisani, koordinirani, dobro obučeni, efikasni, pouzdani i jedinstveni u pružanju izvrsnih usluga ili brige o svojim klijentima i kupcima. Lideri također dobijaju priliku da sa saslušaju brige svojih zaposlenika, njihove ideje i mišljenja.
Tokom svakog sastanka, lideri usaglašavaju sa članovima tima kako će izgledati dan. Članovi tima mogu međusobno razmjenjivati informacije i vršiti provjere statusa projekta. Svakodnevni sastanci daju vašem timu priliku da povećaju ili očuvaju proizvodnju i pomognu kompaniji da postigne željeni rast.
Dakle, kako bi ti sastanci trebali izgledati i kako bi trebali biti isplanirani? Ko treba prisustvovati i koliko često? Postoje li druga „pravila“ i najbolje prakse koje treba slijediti? Da bismo odgovorili na ova pitanja, upotrijebimo pristup „5 W i 1 H“ – ko, šta, gdje, kada, zašto i kako (eng. who, what, where, when, why i how).
Ko?
Trebala bi učestvovati cijela grupa, od lidera pa naniže. Ako je grupa prevelika da bi se okupila na jednom skupu i da bi stvari odvijale brzo i efikasno, trebalo bi formirati više grupa, a svaku da vodi menadžer ili vođa tima.
Svakodnevna druženja tima nisu samo za timove koji dijele isti radni prostor. Timovi koji nisu direktno vezani poslovnim aktivnostima također mogu imati koristi od njih. Isti opšti pristup primjenjuje se i na međusobno udaljene timove.
Šta?
Objasnili smo pojam dnevnih sastanaka. Odgovorimo sada na još jedno „šta“, na primjer: Šta je zapravo poenta?
Ono što govorite tokom jutarnjeg druženja zavisi od toga šta vašem timu treba. Međutim, imajte na umu da je svrha ustvari to okupljanje tima, pa bi svako ažuriranje trebalo biti kratko i jasno.
Evo nekoliko ideja o temama tokom takvih druženja (odaberite neke, a ne sve od navedenog):
- Pregled tri metrike vaše kompanije ili vašeg tima
- Jučerašnji (ili nedavni) značajni uspjesi, po potrebi ih povezujući s vrijednostima kompanije
- Tri glavna prioriteta za dan/sedmicu
- Gdje ste i gdje niste na pravom putu
- Područja „zastoja“ (prepreke na putevima za koje vam je potrebna pomoć) koja se trebaju riješiti nakon gužve
- Ažuriranja klijenata
Redovno analizirajte svoje jutarnje druženje kako biste provjerili ispunjava li još uvijek komunikacijske potrebe vašeg tima. Možda ćete nakon nekog vremena otkriti da ćete, kako se vaša kompanija i tim razvijaju, imati različite stvari za komunicirati tokom jutarnjeg druženja.
Gdje?
Gdje god ima dovoljno mjesta za svakoga da se smjesti i može da komunicira. Stanite u krug i iskoristite vrijeme za pregled dnevnih zadataka i individualnih odgovornosti, kao i manjih izazova s kojima se pojedini saigrači mogu suočiti.
Tako će svi biti povezani i pomoći će u rješavanju malih problema koji često mogu zaustaviti napredak. To će također izgraditi odgovornost; ljudi ne žele iznevjeriti druge u grupi.
Kada?
Ovi sastanci bi trebali biti zakazani za početak ujutro, prije nego što se svi rasporede na svoje dnevne obaveze i odgovornosti, kada su ljudi najviše motivisani za obavljanje posla. U poslu s klijentima ili kupcima to bi se dogodilo nekoliko minuta prije otvaranja. Ako vaš tim radi fleksibilno radno vrijeme, odaberite osnovno vrijeme kada su prisutni svi članovi tima.
Budite dosljedni što je više moguće. Nek to bude isto mjesto, u isto vreme, svaki dan. Unaprijed odredite očekivanja za dolazak, uključujući pravovremeno i početak na vrijeme, bez obzira na to ko kasni.
Pazite da vašem timu to bude jedini način za započinjanje dana. Neki članovi tima mogu imati osjećaj da njihov posao ne treba započeti prije jutarnjeg druženja, što rezultuje gubitkom produktivnosti.
Zašto?
Velika korist svakodnevnog druženja je i razmjena informacija o uspjesima svakog vođe. Preduzeća obično usmjeravaju veliku količinu energije na ono što ne ide kako treba i kako to poboljšati. Skupljanje pomaže vođama da istaknu da postoje mnoge uspjesi koje bismo trebali istaknuti i možda proslavitii, a koja mogu povećati i područja djelovanja.
Okupljanja također omogućavaju liderima da podijele situacije u kojima im je potrebna pomoć nekoga drugog, a grupa može pomoći u identifikaciji ko ili šta je potrebno. Međutim, od vitalnog je značaja da tim shvati da svakodnevna druženja nisu namijenjena rješavanju svih zajedničkih pitanja. Do stvarnog rješavanja pitanja doći će izvan sastanka.
Kako?
Zakažite dovoljno kratak vremenski blok (ispod 15 minuta) kako biste udobno dovršili cijeli sastanak stojeći. Potrudite se da sastanak počne i završi na vrijeme (ako postane problem, odredite mjeritelja vremena.)
Rotirajte članove tima da vode sastanak i pobrinite se da svi ostanu na mjestu. Članovi tima iz svakog odjela mogu i trebaju doprinijeti onome što se odnosi na njihovo odjeljenje.
Upozorenje: Stalni sastanak velika je obaveza. Nemojte ih forsirati ako na nekom nisu u prilici prisustvovati.
Više savjeta za druženje
- Definišite svrhu. Ljudi moraju znati zašto to radite. Recite im da su ti sastanci namijenjeni razmjeni informacija i otkrivanju problema. Gužve smanjuju potrebu za hitnim sastancima, neplaniranim prekidima, zabunom ili suvišnosti, što štedi vrijeme, novac i frustracije – i daje puno povratnih poruka. Dizajnirani su i za izgradnju timova i saradnje.
- Recite to često. Na to ćete ih morati redovno podsjećati. U suprotnom će izgubiti interes, a sastanci se mogu pretvoriti u nešto sasvim drugo.
Koliko god okupljanja bila vrijedna, postoji i potreba za dužim, dubljim sastancima. Grupa za stolove, koju vodi Patrick Lencioni, savjetuje da lideri raspoređuju sedmično vrijeme (45-90 minuta) za taktičke sastanke (radi pregleda aktivnosti i metrike tima), kao i mjesečne sastanke dužeg trajanja (2-4 sata) za strateške pregovore.
Naravno, u vašem se radnom prostoru može dogoditi previše sastanaka (s premalom vrijednošću da se to pokaže). Jedno istraživanje pokazalo je da u prosjeku zaposlenici provode sat vremena dnevno na sastancima, ukupno 31 sat mjesečno. Ista studija je pokazala da gotovo polovina zaposlenih vjeruje da je sastanak bio bespotrebno trošenje vremena u uredu.
Članak „Huddle Up Each Morning“ autora Naphtali Hoff-a preveden je sa SmartBrief.
