Postoji nekoliko dokumenata kojim se može olakšati proces izvoza robe, ali i može olakšati sam rad izvozniku, špediciji, carini i vozaču.
Paking-lista
Paking lista je dokument koji sadrži podatke o pakiranju, količini pakiranja, vrsti pakiranja, podatke o primatelju, pošiljatelju i sl. Uglavnom, paking lista predstavlja popis svih artikala (s pripadajućom količinom i težinom – ako je moguće) koji se nalaze na jednoj paleti ili u jednom paketu, spremni za isporuku određenom kupcu.
Paking-lista nije obavezan dokument prilikom prelaska granice, ali može ubrzati pregled robe cariniku i lakše odrediti da li sadržaj palete odgovara paking-listi.
Transportna ili utovarna lista
Transportna lista je dokument koji sadrži informacije o kamionskom transportu robe kao što su sadržaj i broj paleta, nazivi pošiljatelja i primatelja, adresa istovara i sl., pa je koristan svim stranama koje su uključene u transport i carinu.
Transportna lista predstavlja skup više paking listi. Informacije sadržane na transportnoj listi su u većini slučajeva iste onima na Računu, ali je tu još vidljiv broj paleta/paketa, težine paleta/paketa i težine samih proizvoda. Sama logistika otpreme se uveliko olakšava jer sad imamo popis paleta za utovar, a cijeli taj popis će završiti i na računu.
Može sadržavati dodatne upute, kao broj vozačeve putovnice, izlaznu/izlaznu carinu, naziv špeditera te mjesto istovara, što je dodatno olakšati snalaženje vozaču, ali posao cariniku.
Transportna lista nije obavezan dokument prilikom prelaska granice, ali itekako čini život jednostavniji logistici i vozaču.
Račun
Račun je financijski dokument u kojem se nalaze nazivi, količine i cijene za dogovorene proizvode ili usluge koje poslodavac izdaje kupcu. Izdavanjem računa kupac se obavezuje da plati poslodavcu iznos koji je naznačen na dokumentu, uz prethodno dogovorene uvjete plaćanja. Ovo je prvi spomen cijena u našemu izvoznom procesu (ne računajući ponudu). Izvozni račun također može sadržavati napomene koji će olakšati cariniku i špediteru posao, kao „Oslobođeno plaćanja PDVa“, razni članci zakona o robi koja se izvozi, ili nešto drugo.
U procesu izdavanja računa, ne rijetko se događa da se račun dijeli na više manjih računa, najčešće zbog dokazivanja porijekla robe prilikom izvoza u EU zemlje. Tako se račun kojim se izvozi vlastiti proizvodi s EU porijeklom, stavljaju na jedan račun, a roba kupljena u Kini i preprodana u EU na drugi račun. Time ćemo olakšati plaćanje carine našemu klijentu, gdje roba s ne-EU porijeklom će biti tretirana drugim carinskim stopama.
Račun je obavezan prilikom prelaska granice.
Račun grupiran po tarifnim brojevima
Ukoliko na računu nisu točno navedeni materijali ili tipovi proizvoda definirani u carinskim tarifnim brojevima, onda moramo napraviti popratni dokument s proizvodima s računa, grupiranim po tarifnim brojevima.
Tako na našem računu od 10 stavki, imamo 3 stavke izrađene od željezne metalne legure, i 7 stavki plastike. Popratni dokument treba sadržavati oznaku i naziv tarifnog broj željeznih legura s njihovim brojem komada i težinom, a preostalih 7 sadržavati pripadajuću oznaku tarifnog broja plastičnih proizvoda s njihovim brojem komada i težinom.
Obavezno je imati naznačeno carinske tarifne brojeve prilikom prelaska granice, na bilo kakav način (dogovor s špediterom).
Popratni dokumenti
Jedan od najčešćih dokumenata koji također se popunja prilikom izvoza je CMR.
Svakako, ovisno o tipu robe, moguće je i da potrebno prikupiti još više dokumentacije nego što je ovdje navedeno.
