Translated with permission from „The Boss Knows Best … or Does He?” by Christoph Roser on AllAboutLean.com.

Ovaj post je na temu s kojom ste vjerovatno svi imali iskustva u jednom ili drugom trenutku (ili čak cijelo vrijeme) u svojoj karijeri. Nadređeni donosi odluku, a vi se trgnete jer odmah znate da je to zaista loša ideja. U ovom postu želim govoriti o neizvjesnosti i donošenju odluka, te kako dati bolje prijedloge. Ako ste redovan čitalac mojih postova, verovatno već znate odgovor: Uključite zaposlene! Ovaj post je nastavak mog prethodnog posta o vojnom liderstvu.

Uvod

U svom prethodnom postu opisao sam da vojska vjeruje u snažnu strukturu komandovanja i kontrole. Oficir naređuje, a vojnik slijedi naređenje… osim što oni često to ne rade. Mogu postojati različiti nivoi neposlušnosti koji zapravo mogu biti korisni. Korištenje vojnika samo za izvršavanje naređenja daleko je ispod iskorištavanja njegovog potpunog potencijala.

Ko zna najbolje?

Ovo važi i za proizvodnju. Veće odluke ne bi trebalo da donosi jedna osoba. Osim toga, ljudi koji su najbliži stvarnoj lokaciji često znaju najbolje. Lean projekat poboljšanja u proizvodnji dotiče se obično vrlo složenog proizvodnog sistema, sa puno tehničkih i organizacionih detalja. Zabrljajte bilo koji od njih, i “poboljšanje” može postati „pogoršanje“.

Iako plata to ne odražava uvijek, proizvodnja zahtijeva vještine. Svaki novi zaposlenik će trebati neko vrijeme da dostigne brzinu, a još više vremena da postane stvarno dobar i spretan na svojoj mašini. Ako ne vjerujete, otiđite u svoju proizvodnju, odaberite manuelni proces i pokušajte ga raditi. Možda ćete to moći, ali mnogo sporije nego bilo ko od ljudi koji to rade svakodnevno u posljednjih pet godina.

Radnici takođe dobro „osećaju“ proces. Dobar primjer je vaš automobil. Ako redovno koristite svoj automobil, vjerovatno ćete brzo primijetiti manju poteškoću u vožnji ili pomalo čudan zvuk iz motora ili mjenjača. U iznajmljenom automobilu ne biste primijetili, jer ne znate kako zvuči njegov normalan rad. Slično je i u proizvodnji, operateri najbolje poznaju svoj proces.

Zašto uključiti više ljudstva?

Ne kažem da radnici u proizvodnji imaju sve odgovore. Definitivno ne. Po svoj prilici, niko ne zna sve detalje.

Imate radnike u proizvodnji koji znaju kako će proces reagovati na promjene i često mogu procijeniti uticaj na njihov rad (iako neki radnici mogu imati previše pesimističan stav). Imate ljude iz logistike koji mogu procijeniti utjecaj na materijalni tok. Imate održavanje i programiranje koji može odrediti da li je neka akcija tehnički izvodljiva. I imate menadžere (da, i oni služe svrsi!) koji mogu utvrditi da li je poboljšanje u skladu s općim ciljevima kompanije. Menadžment je također potreban kako bi se omogućio i podržao proces poboljšanja.

Stoga, ako uključite ljude iz različitih frakcija i odjela, imate mnogo veće šanse da dobijete sve relevantne informacije. Ovo pomaže ne samo da shvatite šta ne radi, već može dati i dodatne ideje za stvari koje bi mogle raditi!

Kako uključiti više ljudstva?

Najjednostavniji način da uključite više ljudi je da imate određeni broj potvrdnih okvira u koje će se ljudi popisivati za projekat te na taj način osjećati odgovornost da i njemu i učestvuju.  Ali ovo je bezvrijedno, jer će uslijed manjka vremena vrlo malo njih zaista detaljno pogledati dokumente. Više rukovodstvo, na primjer, dnevno potpisuje desetine ili stotine dokumenata, nadajući se da je sekretarica dobro pripremila gomilu papira koje je potrebno potpisati i da im se nijedan potpis neće obiti o glavu.  Jednostavna kontrolna lista potpisa je gubljenje vremena.

Mnogo je bolje (iako oduzima mnogo više vremena) uključiti ljude u razvoj projekata za poboljšanje. Od starta koji započinje analizom problema do razvoja rješenja, odabira i poboljšanja rješenja, do implementacije i konačno verifikacije (PDCA), trebali bi biti uključeni predstavnici različitih odjela. Na taj način ne samo da mogu pronaći potencijalne probleme, već i potencijalna rješenja. Uključivanje operatera takođe povećava šansu za prihvaćanjem akcija i rješenja.

Postoje, naravno, i manji projekti u kojima jedna osoba može obaviti posao, ali to je vjerovatno rijetko.

Zašto se to menadžmentu (često) ne sviđa?

Uključivanje radnika iz proizvodnje može značajno poboljšati ishod projekta, ili uopće omogućiti njegovo izvođenje. Međutim, neki menadžeri imaju poteškoća s tim. Naravno, postoji često pritisak u vidu manjka vremena – za uključivanje više ljudi potrebno je više vremena nego kada odluku donosi jedna osoba. Ali često se ponašanje menadžera može sukobiti sa pitanjem radnika. Dozvolite da Vam detaljnije objasnim.

Upravljanje nije lako. Svi žele nešto od vas (povišicu, jeftinije proizvode, bolji kvalitet, performanse na berzi,…), dok menadžer ima ograničeno vrijeme i mora donositi svoje odluke sa često velikom neizvjesnošću u ishod (hoće li novi proizvod biti uspješan ili će bitipromašaj?). Ne, definitivno nije lako.

Osim toga, dosta menadžera je pod stalnim nadzorom. Zabrljajte i to može uticati na vašu karijeru. Izgledajte slabo, i drugi kolega menadžer koji je pokazao veću odlučnost menadžer može dobiti unapređenje. I to je (često) problem. Menadžeri obično sebi ne mogu priuštiti da izgledaju slabo. Povrh svega toga, menadžeri se često osjećaju nesigurno zbog mnogih neizvjesnosti, iako to obično dobro skrivaju (većina razumnih menadžera stalno brine o tome da li je njihova odluka ispravna – mene brinu ​​menadžeri koji se ne brinu).

Kao rezultat toga, menadžeri osjećaju da baš oni moraju donositi odluke, čak i ako bi ponekad bilo bolje da ih donese neko drugi. Svako ko dovodi u pitanje njihove odluke može učiniti da oni izgledaju slabo, a (neki) menadžeri koriste svoju moć da potisnu bilo kakva kritična pitanja ili negativnu povratnu informaciju, čak i ako je to potpuno opravdano. Vjerovatno poznajete takvog menadžera koji oko sebe okuplja da-muškarce (i žene) koji podržavaju njegove odluke bez obzira na sve. Po mom mišljenju, kultura u kompaniji u skladu s tim bira svoje menadžere, a postoje neke kompanije u kojima morate izgledati oštro i nepristupačno da biste napredovali, i druge u kojima se odnos više zasniva na stvarnim rezultatima (ne samo prikazanim rezultatima, imajte na umu).

Srećom, postoje i menadžeri koji mnogo bolje rade posao uključivanja zaposlenih, dobijanja njihovog doprinosa i poštivanja svojih ljudi. Nadamo se da ste takav menadžer i/ili radite za takvog menadžera. A sada izađite, uključite svoje ljude i organizujte svoju industriju!