Nedavni članak New York Times-a navodi da 8 od 10 najvećih američkih kompanija nadzire svoje zaposlenike softverom za praćenje. Prema The Washington Post-u, globalna potražnja za alatima za praćenje zaposlenih porasla je za 65% od 2019. do 2022. godine.
Porast rada na daljinu učinio je korporativne lidere paranoičnima, misleći da moraju pratiti svaki digitalni korak svojih zaposlenika.
Softver za produktivnost zaposlenih često mjeri taštinsku metriku, kao što je koliko e-mailova zaposleni šalju, virtuelne sastanke kojima prisustvuju i koliko vremena provode kucajući po tastaturi svog računara. Ne prati zadatke izvan računara – zanemarujući vrijeme provedeno u razmišljanju, čitanju ili pisanju na papiru, na primjer – niti mjeri postignuća i ishode. Čak ni lideri u polju softvera za produktivnost ne odobravaju ovaj vid upotrebe za svoje aplikacije.
“Mjerenje produktivnosti na osnovu aktivnosti na površinskom nivou kao što su “poslane poruke” daje nam izuzetno ograničen pogled na doprinos neke osobe njihovoj organizaciji,” rekao je Brian Elliott, stariji potpredsjednik Slack-a, za The Washington Post. “Ne samo da je to proizvoljno, već je obično i kontraproduktivno.”
Kada zaposleni znaju da se njihov učinak mjeri prema parametrima softvera za produktivnost, oni postaju motivirani da daju prednost e-mailovima i porukama u odnosu na njihov glavni posao. Ovo održava užasan “ciklus odziva”, kako je konsultantica i profesorica Leslie Perlow napisala u svojoj knjizi „Spavanje sa pametnim telefonom“. To je ono što se dešava kada se zaposleni prilagode na „zahtjeve posla — prilagođavanje tehnologije koju koriste, mijenjanje dnevnih rasporeda, načina na koji rade, čak i načina na koji žive svoje živote i interakciju sa svojim porodicama i prijateljima — kako bi bili u stanju da bolje odgovore na povećane zahtjeve za njihovim vremenom.”
Iako menadžeri možda nemaju pravo glasa o tome da li njihova kompanija koristi softver za produktivnost, oni mogu ispitati da li njihov stil upravljanja šalje sličnu poruku. Zapitajte se:
- Očekujete li skoro momentalne odgovore na e-mailove?
- Tražite li redovna izvještavanja o statusu ili šaljete e-mailove tipa „samo želim da se uvjerim da ste vidjeli moj posljednji e-mail“?
- Planirate li provjere u svom rasporedu bez uzimanja u obzir potreba vaših zaposlenika?
- Planirate li “brainstorming sesije” bez dnevnog reda?
Ako je vaš odgovor na bilo koje od gornjih pitanja potvrdan, vjerojatno odvlačite pažnju svojim zaposlenicima umjesto da potičete njihovu produktivnost. Ove četiri strategije mogu vam pomoći da promijenite svoje načine i izgradite neometano radno mjesto.
Pokrenite dijalog o smetnjama.
Veliki problem s ometanjem na poslu je to što ne možemo govoriti o problemu ometanja na poslu. Traženje povratnih informacija od zaposlenih o najznačajnijim ometanjima na poslu neće uspjeti ako se boje odmazde zbog dijeljenja svojih misli.
Da bi izgradili kulturu u kojoj zaposleni rade najbolje što mogu, menadžeri moraju njegovati ono što psiholozi nazivaju “psihološkom sigurnošću” ili osjećaj sigurnosti koji proizlazi iz saznanja da ne postoji kazna za izražavanje razumne zabrinutosti. Tek kada se ljudi osjećaju sigurno, razgovarajući o svojim problemima na radnom mjestu, moći ćete pronaći rješenja za njih. Šanse su, ako vaše radno mjesto ne toleriše razgovor o smetnji, pod tepihom postoje sve vrste drugih stvari o kojima također ne možete razgovarati.
Sinhronizirajte raspored sa svojim zaposlenima.
Mnogi menadžeri nemaju pojma kako njihovi zaposleni provode vrijeme. Zatim, kada ljudima treba više vremena nego što se očekivalo da završe zadatke i projekte, pitate se da li zaposleni imaju sposobnost ili motivaciju da dobro rade svoj posao.
Ali velike su šanse da to nije slučaj. Vjerovatno su zaposleni ometani stalnim prekidima, besmislenim sastancima i beskrajnim protokom e-mailova (od kojih ste neke možda vi pokrenuli).
Sinhronizacija rasporeda pomaže vam da steknete bolji uvid u to kako vaši ljudi provode svoje vrijeme, što se može postići na nekoliko načina.
Jedna od opcija je da zamolite zaposlenike da podijele vremenski okvir o tome šta planiraju da rade i kada – na primjer, kada žele odgovarati na e-mail i poruke, kada planiraju raditi fokusiran posao ili biti dostupni za pozive i sastanke. Ovo vam daje uvid u to kako planiraju svoj dan kako biste mogli izbjeći prekide tokom njihovog fokusiranog rada ili van radnog vremena ili predložiti promjenu prioriteta ako je potrebno. Također možete podijeliti svoj kalendar tako da zaposleni znaju kada mogu – ili ne mogu – da vas prekinu.
Još jedna taktika sinhronizacije rasporeda je da vaš tim svaki dan odredi određene periode bez ometanja — bez poruka, bez poziva, bez e-pošte, bez sastanaka i bez brzih ličnih check in-ova. Za bilo koga.
Korištenje taktika sinhronizacije rasporeda pomoći će vam da steknete bolji uvid u to kako zaposlenici provode svoje vrijeme bez mikromenadžmenta.
Ne održavajte sastanke bez dnevnog reda.
Zamislite koliko ste sastanaka prisustvovali u protekloj sedmici. Sada se zapitajte koliko je tih sastanaka bilo gubljenje vremena i vjerovatno je moglo biti e-mail. Zatim, prisjetite se na koliko sastanaka ste prisustvovali sa dnevnim redom kojeg je proslijedio organizator. Pretpostavljam vrlo malo.
Agende su izmišljene s razlogom, i iako je to praksa koje se pridržavaju čak i vijeća učenika srednjih škola, ljudi je nekako zaborave kada dođu u korporativni svijet.
Ljudi suviše često zakazuju sastanak kako bi izbjegli da se sami potrude da riješe problem. Saradnja može biti moćan alat za rješavanje problema, ali ljudi ne bi trebali koristiti sastanke kao odvraćanje pažnje od vrijednog rada i razmišljanja.
Zahtijevanje dnevnog reda održava sve na pravom putu i smanjuje nepotrebne sastanke dodavanjem malo truda od strane organizatora prije nego što se sastanak sazove.
Postavite primjer.
Kultura kompanije, kao i voda, teče nizbrdo. Ljudi se obraćaju svojim menadžerima da saznaju šta se od njih očekuje. Ne možete zahtijevati da vaše osoblje radi bez ometanja ako stalno gledate u telefon usred sastanka ili šaljete e-mailove u ponoć.
Dakle, sami odvojite vrijeme za fokusiran rad. Obavijestite ljude kada ste dostupni i nemojte prekidati druge tokom njihovog fokusiranog posla ili van radnog vremena. Najkritičniji korak u izgradnji neometanog radnog mjesta je biti šef kojem se ne može odvratiti pažnja.
Iako lideri mogu posumnjati da je izvor ometanja zaposlenih Facebook, TikTok ili Netflix, u stvari, vjerovatnije je da je to način na koji radimo. Gore navedene strategije — raspravljanje o problemu ometanja na poslu, usvajanje usklađivanja rasporeda, smanjenje broja suvišnih sastanaka bez dnevnog reda i modeliranje onoga što znači biti neometan — mogu vam pomoći da poboljšate dobrobit i produktivnost zaposlenika tako što ćete doći do korijena uzroka ometanja na poslu.
Članak „Managers, Stop Distracting Your Employees“, autora Nir Eyal, preveden je sa portala Harvard Business Review.
