Loša uputstva za rad su norma.
Dokumentacija se često kreira radi reda za potrebe revizije ili usklađenosti.
Ali kada se završe, te radne upute ostaju zarobljene u papirnim registratorima, skupljajući prašinu na polici u pogonu. Ili su zakopane u složene sisteme datoteka koji su zastrašujući za navigaciju.
Šta bi to moglo koštati vašu organizaciju?
Prema našem istraživanju, 78% proizvođača navodi da koriste zastarjela ili neučinkovita uputstva za rad, a negativni efekti ovog problema komunikacije i obuke šire se kroz cijelu kompaniju.
Na osnovu decenije praktičnog iskustva u radu s najvećim proizvođačima na svijetu, podijelili smo ove troškove u četiri kategorije:
- Povećano vrijeme nedostupnosti
- Izgubljena produktivnost
- Veći promet
- Više vremena do kompetentnosti
Za svaku ćemo ponuditi praktične savjete koji će vam pomoći da kreirate, distribuirate i poboljšate svoje radne upute. Kada završite s čitanjem, dobra uputstva će postati norma u vašem pogonu.
Trošak #1: Povećano vrijeme nedostupnosti
Glavni cilj upravljanja proizvodnom lokacijom je proizvodnja visokokvalitetnih proizvoda uz najniže moguće troškove.
Ključni princip u tome je što manje zastoja.
Neplanirani zastoji znače da ne proizvodite proizvode. Forbes je nedavno objavio brojke o neplaniranim zastojima u proizvodnji i o tome kako je to jedan od najvećih uzroka gubitka produktivnosti, uzrokujući kašnjenja, nezadovoljne kupce i izgubljeni prihod. Prema nedavnim studijama, problem košta industrijske proizvođače oko 50 milijardi dolara svake godine.
Zamislite supervizora proizvodnje koji radi u industriji hrane i pića. Sa agresivnim proizvodnim ciljevima, on ne može priuštiti da gubi vrijeme na promjene i izmjene koje škode ciljevima proizvodnje.
Ako ima repetitivnu radnju koja uzrokuje zastoje, možda će izvršiti analizu uzroka problema. I više nego vjerovatno, on će shvatiti da postoje različiti uzroci, a svi dolaze od različitih ljudi. To znači da njihovi operateri nemaju jedan istinski standard kojeg se drže.
Jedan od naših klijenata je nedavno otkrio da je potpuno novi operater slijedio korak od instrukcija za rad sa papira bez ikakvih vizualnih prikaza, i stavio je ulje na potpuno pogrešnu stranu mašine. Napravio je iskrenu grešku, ali to se dešava kada nemate jedinstven, vizuelno koristan, najbolji način da obavite rutinski zadatak.
Želite li izbjeći ovaj trošak? Evo profesionalnog savjeta kako loše radne upute učiniti dobrim:
Korisne i važne detalje učinite nemogućim za previdjeti. Ovo osigurava da se najbitnije informacije iskomuniciraju.
Trošak #2: Izgubljena produktivnost
Standardizacija je temelj za poboljšanje. Bez obzira na to što vaš tim proizvodi, postoji potreba za standardiziranim radnim uputama za dosljednost i ponovljivost u vašem proizvodnom procesu.
Velike su šanse da su vaše postojeće radne instrukcije dokumenti s velikim brojem tekstova i koji su krcati paragrafima kroz koje je zloglasno teško proći.
Ovo može izgledati samo kao problem komunikacije, ali je također problem produktivnosti.
Korištenje loših radnih instrukcija znači da obuka operatera nije dosljedna ili kontrolisana. Često će vaši najbolji radnici biti povučeni na prvu liniju kako bi pružili dodatnu obuku da bi nadoknadili upotrebu vodiča koje je nemoguće pročitati. To utiče na dragocjeno vrijeme proizvodnje.
Osim toga, loša uputstva za rad znače da se procedure neće pravilno izvesti prvi put. To vodi do gubitka materijala i vremena, i potencijalno ne ispunjava ciljeve proizvodnje.
Thammasat University, javna istraživačka institucija na Tajlandu, objavila je fascinantan rad o tehničkom pisanju za inženjere. Istraživači sa njihovog renomiranog Instituta za jezike izvijestili su:
“Posjedovanje dobrih radnih instrukcija je ključ za minimiziranje varijacija, omogućavajući proizvođačima da poboljšaju kvalitet proizvoda i procesa. Sa tačnim, sažetim i nedvosmislenim tehničkim sadržajem; prezentacijom koja se lako prati; i tačnom upotrebom gramatike, pravopisa i interpunkcije, proizvođači mogu eliminisati zabunu i nejasnoće tokom specifičnih operacija montaže.”
Ovo istraživanje nam pokazuje da ispravljanje problema sa radnim uputstvima koji se nalaze što dalje uzvodno, daje niže troškove proizvodnje. Uklanjanje tog komunikacijskog problema u korijenu može isplatiti dividende u budućnosti.
Želite li izbjeći ovaj trošak produktivnosti? Evo profesionalnog savjeta kako loše radne upute učiniti dobrim:
Odaberite format koji podržava znakove za nabrajanje ili brojeve za rasčlanjivanje teksta. To zaposlenima olakšava razumijevanje.
Trošak #3: Veći promet
Dozuki je nedavno naišao na recenziju s jednom zvjezdicom koju je napisao bivši tehničar za kontrolu kvaliteta u jednom proizvođaču elektronike. Nezadovoljni zaposlenik napisao je komentar koji nam je zapeo za oko:
“Ne mogu vjerovati da sam slijedio loše radne upute iz 1982.!”
Ovaj osjećaj je šokantno uobičajen u proizvodnji.
Radnici na prvoj liniji se često žale da nemaju ažurirane evidencije o tome kako riješiti probleme u proizvodnji ili zašto su se uopće mogli pojaviti. To čini njihovo svakodnevno iskustvo manje zadovoljavajućim i stresnijim, što ih demotiviše i doprinosi velikoj fluktuaciji.
Ono što proizvođači moraju zapamtiti je:
Ulaganje u digitalne radne upute je ulaganje u vaše ljude.
Kada su u potpunosti iskorištene, radne upute su sastavni dio načina na koji podučavate ljude novim vještinama, testirate kompetencije i implementirate poboljšanja procesa. Kada uvedete moratorij na radna uputstva koja su ispod norme i investirate u svoju dokumentaciju, ulažete u učinak zaposlenika.
Zapamtite, ključni faktor u smanjenju prometa je nedostatak sposobnosti osobe da vidi put ili ljestvicu u karijeri, uključujući razvoj vještina. Vaša sposobnost da zaposlite i obučite potrebnu radnu snagu mora da ide u korak sa rastućom složenošću proizvodnih poslova.
Želite li prestati s ovim gubicima prometa? Evo profesionalnog savjeta kako loše radne upute učiniti dobrim:
Podučavajte, ne opisujte. Nemojte samo demonstrirati kako bi proces trebao funkcionisati. Koristite uputstva koja uče čitaoca dok napreduje kroz svaki korak.
Trošak #4: Više vremena do kompetentnosti
Koliko brzo vaši novi operateri postaju uhodani u svoje zadatke? Koja je razlika između njihovog prvog dana obuke i trenutka kada organizacija počne da profitira od njihovog rada?
Ova metrika vremena do vrijednosti (TTV) tradicionalno se odnosi na količinu vremena potrebnog novom kupcu da dobije željeni rezultat kroz vaš proizvod. Iz perspektive uključivanja novog člana tima, metrika je također poznata kao vrijeme do produktivnosti ili vrijeme do kompetencije.
Članovi vašeg tima na prvim linijama nisu ništa drugačiji.
Kada je riječ o digitalnim radnim uputama, potpuno novim zaposlenicima treba omogućiti da komentarišu, promatraju i poboljšavaju te materijale, čak i prvog dana na poslu. Ako imaju priliku da odmah doprinesu standardu, angažman će uslijediti.
U našem nedavnom podcastu Voices of Manufacturing, razgovarali smo o tehnologiji skaliranja s Michaelom Muilenburgom iz 3M. Zaronio je u temu vlasništva zaposlenih, a evo šta smo saznali:
„Čak i na relativno jednostavnom poslu od prvog dana, operateri bi trebali razmišljati o rješavanju problema. Rješavanje problema se odnosi na dijagnosticiranje u stvarnom vremenu, u žaru bitke. Stavite te ideje u svoj standardni posao i uštedjeti ćete mnogo novca.”
Micheal nam je rekao kako u 3M, čak i ako neko radi u poštanskoj sobi, može svaki dan pregledati standard. Sve je digitalno i sve je snimljeno, a taj korak je potreban da bi novi članovi tima pozabavili time. Ovaj komunikacijski ritual tjera motor kontinuiranog poboljšanja na rad.
Na kraju, ovo vodi do angažovanih zaposlenih na prvoj liniji čije je vrijeme do kompetencije momentalno i značajno.
Želite li izbjeći trošak vremena do kompetencije? Evo kako loše radne upute učiniti dobrim:
Neka radna uputstva budu jasna i laka za uređivanje. Crowdsourcujte ažuriranja znanja od članova tima na prvim linijama za kontinuirana poboljšanja u procesu.
Ukratko, troškovi loših radnih instrukcija su skupi i sveprisutni, što dovodi do povećanog vremena nedostupnosti, gubitka produktivnosti, veće fluktuacije i dužeg vremena za postizanje vrijednosti.
Ne dozvolite da prašnjavi registrator na polici spriječi da vaša organizacija bude što produktivnija i učinkovitija. Kvalitet je važan u svakoj tački toka vrijednosti.
Članak „The Cost of Bad Work Instructions“, preveden je sa portala DOZUKI.
