Vjerovatno ste se mnogo puta zapitali kako vidjeti i riješiti probleme unutar organizacije. Na koji način su povezana određena radna mjesta, kako funkcionišu međusobno, da li ima praznog hoda
Mapiranje procesa
Vjerovatno ste se mnogo puta zapitali kako vidjeti i riješiti probleme unutar organizacije. Na koji način su povezana određena radna mjesta, kako funkcionišu međusobno, da li ima praznog hoda. Da li je potreban novi zaposlenik ili se preraspodjelom posla može poboljšati trenutna situacija? Gdje nastaju gubici u procesu, i kako ih otkloniti? Kako to sve vidjeti u administraciji, obzirom na specifičnosti posla? Zašto jedan broj zaposlenika radi prekovremeno, a drugi dio ne?
Kancelarijski poslovi obično nisu transparentni, tako da radnici obično ne znaju šta radi njihov kolega i informacije se bacaju ‘preko zida’.
Jedan od osnovnih alata Lean-a koji služi za dobivanje cjelokupne slike o procesima je mapiranje procesa. Mapiranje procesa unutar organizacije može pomoći da se dobije odgovor na gore navedene pitanja. Skoro je nemoguće unaprijediti proces bez vizualnog prikaza istog. Nakon što se uspostavi tok procesa moguće je identifikovati potencijale za poboljšanje procesa.
Najvažnija stvar kod mapiranja procesa je skupiti zaposlenike određenog tima u jednu prostoriju. U toj situaciji se zapravo može vidjeti koliko toga oni o cjelokupnom procesu ne znaju i mnogi problemi tek tada dođu na površinu. Mapiranje procesa se radi na način da tim razgovara o svim procesnim koracima a to se sve redom zapisuje na tablu tako da bude vidljivo svima. Prije početka zapisivanja procesnih koraka potrebno je odrediti dubinu ulaska u detalje. Najbolje se držati pravila „niti puno, niti malo detalja“. Premalo detalja neće obezbijediti da se vide svi važni problemi , a previše detalja će zakomplicirati mapu procesa te se neće moći prepoznati pravi problemi.
Osnovni ciljevi mapiranja procesa su sljedeći:
- učiniti procese vidljivim i razumljivim.
- Poboljšati procese (s tim da se treba fokusirati na tok procesa i troškove procesa). U fokusu stoji proces, a ne pojedinac
- Izoštriti razumijevanje procesa (sistemski riješiti problem, naći pravi uzrok problema).
Tokom mapiranja procesa učesnici će moći raspoznati razliku između aktivnosti koje dodaju vrijednost od onih aktivnosti koje ne dodaju vrijednost, odnosno moći će da prepoznaju gubitke u procesu i vidjet će se uska grla.
Kako poboljšati procese ?
Potrebno je razumjeti kako aktualni procesi zapravo teku, a to znači ne prihvatati postojeće procedure i dijagrame toka ‘zdravo za gotovo’ i ne raditi ništa naslijepo. Potom treba pogledati procese i učiniti ih transparentnim.
Stvoriti svijest. Razviti zajedničko razumijevanje procesa. Koji je prethodni a koji naredni korak u procesu. U međusobnom razgovoru se odgovara na pitanje: ‘Šta se događa s informacijama prije i nakon što ih ja obradim?’ Na taj način se dolazi do ideja za poboljšanje samih informacija koje dalje proslijedjujemo.
Imati viziju. Orijentisati se ka stabilnim procesima bez gubitaka; na kraći ukupan tok od početka do kraja, na proces bez dorade, duplog rada, čekanja, prekomjernih informacija.
Koraci u mapiranju procesa:
- Ograničiti i definisati proces (odrediti početnu i krajnju tačku procesa i njegov rezultat)
- Postaviti cilj mapiranja procesa
- Zapisati trenutno stanje i odrediti vremena trajanja pojedinačnih koraka
- Utvrditi glavne tačke (probleme) na koje se treba fokusirati
- Odrediti potencijale za poboljšanja i prikupiti ideje za poboljšanja
- Razviti željeni proces
- Ispostaviti listu aktivnosti (ko, šta radi i do kada), odrediti potrebne resurse
- Provjeriti definisane mjere nakon zadatog perioda, utvrditi poboljšanja.
