„Liste za ne raditi“ su često efikasnije od „lista za uraditi“ kada se radi o poboljšavanja performansi.
Razlog je jednostavan: ono što ne radite određuje koliko ustvari možete uraditi.
Navedeno je 9 stresnih i čestih navika koje bi poduzetnici i uredski radnici trebali eliminisati. Crtice su praćene detaljnijim opisom. Fokusirajte se na jednu ili dvije, baš kao što bi i sa veoma bitnim obavezama sa „liste za uraditi“. Poredao sam ih po „ne raditi“ akcijskoj formi:
1. Ne javljate se na pozive nepoznatog broja
Budite slobodni da iznenadite druge, ali nemojte se iznenađivati. To samo rezultira neželjenim prekidima i lošim pozicijama za pregovaranje. Pustite pozive da odu u govornu poštu i razmislite o korištenju servisa poput GrandCentral-a (dopušta da slušate ljude dok vam ostavljaju govornu poštu) ili Simulscribe (prima govorne pošte u e-mail formatu).
2. Nemojte da vam slanje e-mailova bude prva stvar ujutro ili posljednja stvar noću
Ujutro vam odgovaranje na e-mailove mijenja prioritete i planove dana, a navečer vam samo stvara insomniu. E-mail može čekati do 22:00 sata; dok završite bar jednu kritičnu stvar sa „za uraditi liste“.
3. Ne dogovarajte sastanke ili pozive bez jasnog plana ili vremena trajanja
Ako se željeni ishod jasno definiše sa navedenim ciljevima i planom tema/pitanja koje se trebaju preći, ni jedan sastanak ne bi trebao trajati duže od 30 minuta. Unaprijed dogovorite sastanke kako bi „se najbolje pripremili i dobro iskoristili zajedničko vrijeme.“
4. Ne dopustite da ljudi lutaju
Zaboravite na „kako ide?“ kada vas neko nazove. Čuvajte se „šta ima?“ ili „zauzet sam trenutno, ali šta se dešava?“ Veliki dio GTD (Get things done – završiti stvari) je GTP (Getting to the point – razumjeti stvari).
5. Ne provjeravajte e-mail često – „skupite“ ih i provjerite u određeno vrijeme
Ne mogu dovoljno istaknuti ovu tačku. Fokusirajte se na izvršavanje glavnih zadataka sa „liste za uraditi“ umjesto odgovaranja na proizvedene hitne slučajeve. Namjestite automatski odgovor i provjeravajte e-mail 2 ili 3 puta dnevno.
6. Nemojte pretjerati u komunikaciji sa nisko-profitnim, veoma zahtjevnim klijentima
Ne postoji siguran put do uspjeha, ali siguran put ka neuspjehu je pokušavanje da se udovolji svakom. Uradite 80/20 analizu klijenata – kojih 20% klijenata mi donosi 80% profita, a kojih 20% klijenata mi troši 80% vremena? A onda stavite najglasnije i najmanje produktivne na automatsko odgovaranje koje citira da je došlo do promjene politike kompanije. Pošaljite im e-mail sa novim kratko sročenim pravilima: preporučen broj poziva, vrijeme za e-mail odgovore, minimalne narudžbe, itd. Ponudite im drugog snabdjevača ako se ne slažu sa novim pravilima.
7. Ne radite previše da bi smanjili preopterećenje – prioritizirajte
Ako ne prioritizirate, sve se čini bitnim i hitnim. Ako definišete jedan najbitniji zadatak svaki dan, ništa se neće činiti bitnim ili hitnim. Često jednostavno dozvolimo da se događaju male loše stvari (kasno odgovoriti na telefonski poziv i izviniti se, platiti malu naknadu za kašnjenje, izgubiti nerazumnog klijenta, itd.) kako bi završili bitne stvari. Odgovor na preopterećenost nije okretanje više tanjira – ili više rada – nego je definisanje nekoliko stvari koje iz temelja mogu promijeniti biznis ili život.
8. Nemojte nositi mobitel ili Crackberry 24/7
Uzmite bar jedan dan bez digitalnih okova. Isključite ih ili još bolje – ostavite ih u garaži ili automobilu. Ovo radim bar subotom, a preporućujem vam da ostavite mobitel kući ako idete vani na večeru. Pa šta ako odgovorite na poziv jedan sat kasnije ili iduće jutro? Kao što je jedan čitatelj rekao zbunjenom kolegi koji je radio 24/7 i očekivao isto: „Nisam predsjednik SAD-a. Niko ne bi trebao da me treba iza 8 sati uvečer. Uredu, nisi me uspio dobiti. Ali šta se loše desilo zbog toga?“ Odgovor? Ništa.
9. Ne očekujte od posla da ispuni praznine koje bi trebali popunjavati neposlovne veze i aktivnosti
Posao nije čitav život. Vaše kolege ne bi trebale biti vaši jedini prijatelji. Isplanirajte život i vodite ga baš kao što bi bitan sastanak. Nikada ne recite sebi „završiti ću to ovaj vikend.“ Pogledajte Parkinsonov zakon u The 4-Hour Workweek i natjerajte se da se strpite u tijesnim satima kako vam produktivnost po satu ne bi spala. Fokusirajte se, uradite nekoliko kritičnih stvari i izađite. Pisanje e-mailova čitav vikend nije način da potrošite ovo malo vremena što imate na planeti!
Dobro je fokusirati se na završavanje stvari, ali to je moguće samo kada otklonimo konstantne distrakcije. Ako imate problem sa odlučivanjem šta da radite, fokusirajte se na ono što ne bi trebali raditi. Različit pogled, isti ishod.
Originalan članak možete pročitati na linku.
