Danas je luksuz raditi samo na jednom projektu. Većina ljudi se snalazi radeći sa zahtjevima više timova. U teoriji, „multiteaming“ sistem daje brojne prednosti poput raspodjeljivanja svoje stručnosti tamo i gdje je najpotrebnija, dijeljenja svog znanja među grupama i mijenjanja projekata tokom zatišja, izbjegavajući skupe zastoje.
Praksa je u stvari, kao što smo otkrili u našem istraživanju, u posljednjih 15 godina, puno složenija. Za mnoge ljude, koordiniranje nekoliko različitih projekata je stresno i manje produktivno nego što to teorija nalaže. Prebacivanje pažnje između zadataka zahtijeva vrijeme i troši fokus i energiju. Premještajući se između timova, vjerojatno se trebate prilagoditi različitim ulogama – na primjer; možda ste lider jednog, ali član drugog tima – što mijenja ne samo vaš nivo odgovornosti već i vašu sposobnost upravljanja resursima u datom trenutku. Različiti timovi obuhvataju svoje vlastite jedinstvene kulture, uključujući odnose, rutine, simbole, šale, očekivanja i toleranciju na dvosmislenost, koja zahtijeva energiju za vođenje. I ako pažljivo ne planirate i ne pregovarate o svom doprinosu sa svakim timom, na kraju ćete možda raditi posao iznova umjesto da se fokusirate na vlastiti razvoj.
Kako možete upravljati svojim vremenom, stresom i razvojem ako ste u više timova? I kako se fokusirati na ono što je najbitnije? Započnite sa planiranjem unaprijed i slijedite nekoliko jednostavnih pravila:
Prioritiziranje i stvaranje redoslijeda rada
Pokušajte razumjeti širu sliku. Sužavanje fokusa samo na rad koji imate taj određeni dan dovodi vas u reaktivni, vatrogasni mod. Zakažite redovnu provjeru stanja svih svojih projekata kako biste zabilježili ciljeve. Proaktivnim utvrđivanjem vremena prekida kada više projekata ima visoke zahtjeve, možete bolje upravljati svojim vremenom i postaviti željena očekivanja. Brzina i zahtjevi vaših projekata određuju idealnu učestalost provjera, a stil upravljanja i staž vaših članova tima daje ton uspostavljanju prioriteta.
Strateški slijed. Izaberite samo jedan zadatak i intezivno se fokusirajte na njega, umjesto na više njih. Započnite sa zadatkom koji zahtijeva najveću koncentraciju i posvetite mu svoju nepodijeljenu pažnju. Odlučite se za određeni skup ishoda koji se moraju postići, definirajte koje su radnje potrebne da bi se postigli samo ti rezultati i čvrsto ih se pridržavajte. Istraživanja pokazuju da tačka pažnje – misli zadržane u projektu iz kojeg prelazite – zauzima dragocjeni mentalni prostor, pa što manje prelazaka možete izvršiti u danu, to bolje. Ako morate obavljati više zadataka, koordinirajte i grupišite sve kompatibilne zadatke. Na primjer; ako znate da ćete trebati odgovarati na telefonske pozive u slučajnim intervalima, radite na drugom zadatku koji može biti prekinut u bilo kojem trenutku.
Postavljanje i komuniciranje o očekivanjima
Zaštitite sebe. Kada ste fokusirani na zadatak visokog prioriteta, „kupite“ sebi mentalni izlaz od nepotrebnih upada. Na primjer; kada pišem zadatak sa najvećom koncentracijom, na svoj e-mail stavim automatski odgovor ljudima, te ne provjeravam poruke do određenog doba dana. Također nudim svoj broj mobitela u slučaju nužde. Govoreći ljudima da ne očekuju trenutni odgovor, kupujete sebi malo vremena da se fokusirate, istovremeno ih uvjeravajući da ćete obratiti pažnju – kasnije. Uključivanje vašeg telefonskog broja u e-mailu govori o vašoj spremnosti da odgovorite, ali i tjera ljude da dvaput razmisle o tome treba li im zaista vaša pomoć.
Dokumentirajte i komunicirajte o napretku. Vidjeti trud, pomaže liderima vašeg tima da se osjećaju sigurnim, znajući da imaju sve pod kontrolom. Budite prvi kada se pojave problemi. Što ranije kažete: „Imam problem i moguće je da neću ispoštovati stopostotnu isporukou“, to će vam lider više vjerovati. Jedan sezonski član tima u našem istraživanju rekao je da su mnogi njegovi odgovori na zahtjeve tima samo tri riječi: „Radim na tome“. Čak i ovaj super-kratki odgovor govori kolegama da je primio njihov zahtjev, pa znaju da će se javiti kad bude mogao pružiti više detalja.
Optimizacija vašeg razvoja
Upoznajte sebe. Veliki nedostatak „multiteaminga“ je umanjena komunikacija sa stručnjacima iz različitih područja, što smanjuje i vašu priliku da naučite više od njih kao i vašu sposobnost stvaranja dojma. Pod vremenskim pritiskom, iskušenje je da svaka osoba doprinese tamo gdje već ima adekvatno znanje, umjesto da ulaže u učenje i rast članova. Morate imati svoje razvojne ciljeve i pratiti napredak prema njima. Otkrijte kome još u timu želite da se stavite na raspolaganje. Neka vaši razvojni ciljevi budu eksplicitni i lideru vašeg tima i ostalim stručnjacima.
Prisilite se. Nakon utvrđivanja razvojnih ciljeva, izdvojite vrijeme za stvarno učenje. Istraživanja pokazuju da je kritična odrednica učenja utrošeno vrijeme na razmišljanje i integriranje novih informacija. Ovo je izazov, jer nas „multiteaming“ prisiljava da prelazimo između projekata sa izričitim ciljem smanjenja zastoja. Zbog toga trebate namjerno i eksplicitno rasporediti vrijeme za razmišljanje. Očito je da ne možete pretjerati i napraviti zastoj samo da biste izdvojili vrijeme za razmišljanje, ali pobrinite se da članovi tima razmišljanje vide kao „pravi posao“.
Originalan članak možete pročitati na linku.
