KATA Modul – Matrice znanja, znamo li kako radimo i KO zna da radi?

U ranijem članku smo govorili o značaju standardizacije. Svako treba tačno da zna kako nešto treba da radi. Kada to imamo dokumentovano (najbolji trenutni način rada), onda imamo i osnovu za dalja poboljšanja ali i uvođenje novih radnika u posao. Sada smo spremni za sljedeći korak, DIGITALNE MATRICE ZNANJA.

Najčešća problematika?

Koji nivo znanja posjeduje određeni radnik? Da li je svo znanje dokumentovano ili postoji opasnost da ga izgubimo njegovim odlaskom? Ko je sljedeći Team Leader? Planiramo li osposobljavanja, imamo li vizuelni i najnoviji pregled trenutnog stanja?

Uvod u matrice znanja

Sama riječ nas asocira u konačnici na tabelu, formiranu u dva pravca. Prvi, pregled organizacije do nivoa radnih mjesta i drugi radnici. Ista predstavlja vizuelni pregled trenutnog stanja organizacije, svih potrebnih radnih uputa u relaciji sa nivoem znanja radnika. Pogledajmo sljedeću sliku.

Sa iste možemo da zapazimo sljedeće:

• Odjeljenje STAMPING nema ni jednu definisanu radnu uputu
• Za Stamping tool Maintenance imamo samo jednog osposobljenog radnika
• Radnik Nurko nije prošao niti jednu edukaciju
• Radnik Wall je potencijal za Team Leader-a za odjeljenje Giga Press
• Jednim klikom otvaramo svaku radnu uputu, provjerimo njen sadržaj i vidimo da li je aktivna
• U slučaju da je radna uputa neaktivna, isto će biti ispisano u njenom nazivu. Bitna informacija za planiranje osposobljavanja nove verzije radne upute.
• Koristeći jasne simbole (četvrtine kruga), možemo imati uvid u nivo znanja svakog radnika i za istog planirati sljedeći stepen znanja.
• Digitalni CV pokazuje svu historiju edukacije pojedinog radnika. Isti  je po radniku generisan automatski i pristupa mu se direktno iz matrice

Mogućnosti DIGITALNE MATRICE ZNANJA

Najčešći slučaj u praksi jeste korištenje MS Excela za pravljenje matrica znanja. Navedeno je i sprovodljivo za mali broj radnika, međutim sa porastom dolazi i niz problema. Ključni je gdje je zadnja verzija, ko smije da mijenja podatke, zadržati isti izgled, printati i postavljati u pogone itd. Gdje su zapisi edukacije?

Uz DIGITALNE MATRICE korištenjem KATA platforme eliminišemo navedene probleme ali i idemo korak dalje. Na veoma jednostavan način imamo pristup svim DIGITALNIM RADNIM UPUTAMA i možemo pratiti da li su aktivne. Matrica je živa, što podrazumjeva da se ista koristi za jednostavno davanje zadataka za treniranje određenih radnih uputa radnicima.

Nakon trenininga radnik može jednostavno DIGITALNIM POTPISOM na tabletu potvrditi završenu edukacjiju, a vođa promjeniti nivo osposobljenosti u matrici. Imamo mogućnost da filtriramo po različitim nivoima organizacije ali i da planiramo radnike sa jednog odjeljenja na drugo.

Prvi korak, da se ustanovi nedostatak (GAP) znanja zahtjeva samo unos u matricu:

1. Radnike znamo
2. Koja znanja trebamo(ju) za rad
3. Nivo znanja svakog radnika

Nakon uspostavljanja matrice znanja predlažemo izradu STANDARDA OSPOSOBLJAVANJA. Navedeno podrazumjeva da definišemo radne upute koje su neophodne za određeno radno mjesto, ali i redoslijed treniranja istih. STANDARD je prava osnova za proveravanje znanja.

Zaključak:

• Znanje je vrijednost firme. Zaštitimo ga ali i širimo.
• Planirajmo osposobljavanja sa ciljem izgradnje Team Leader-a ali i recertifikacije znanja
• Dozvolimo radnicima dodatna usavršavanja, promjenu radnih obaveza, da pobjegnu od ponavljajućih operacija ali i napreduju
• Razradimo strategiju nivoa znanja i digitalizirajmo je
• Rezultati su vidljivi: rotacije radnika – fleksibilnost, zamjene, sigurnost u slučaju odlaska randika
• Gradimo zadovoljstvo i kulturu inovativnosti