Prestanite se fokusirati na terminologiju i poradite na stvaranju glatkog, predvidivog toka informacija.
Da li je teško primjeniti lean koncept i metode iz fabrike na ured? Temeljeno na onom što sam čuo od onih koji su se mučili sa nekim veoma neefektnim verzijama lean ureda, rekao bih da je odgovor jedno glasno „DA“! Vizuelne fabrike se pretvaraju u kvadrate oko kompjutera i spajalica. Kanban i takt vrijeme se prezentuju kao podjela posla na elemente koji nemaju smisla. Praktikanti grde osoblje koje radi u uredu zbog njihovog „skupnog razmišljanja“, umjesto da im pomognu da shvate kakvi su ustvari njihovi skupovi. Nakon svega, lean šampione ne iznenađuje kada shvate da metode koje toliko dobro funkcionišu u operacijama i fabrikama nailaze na otpor kada su predstavljene administrativnom osoblju.
Ako ste od onih što spadaju u administrativno osoblje i pronašli ste se u toj situaciji, suosjećam se sa vama. Naša je krivica da mi i oni koji rade s nama imamo problem usvajanja lean jezika i principa iz proizvodnje u uredsko okruženje. Većina lean literature se fokusira na lean kao način da se omoguće ponavljajući outputi iz određenog procesa. Ali sve te stvari o takt vremenu i kanban-u se ne primjenjuju tako jednostavno, zar ne? Čak i ljudi koji „pokušavaju da budu od pomoći“ „smanjujući skupove“ u administrativnim procesima nisu od velike pomoći; u većini adminsitrativnih procesa, veličina skupa već je jedan!
S druge strane, nailazio sam na ljude koji rade administrativne poslove i koji smatraju da se lean razmišljanje nikako ne može upotrijebiti na njihovim procesima. Evo nekoliko prigovora na „poboljšanje administrativnih procesa“ koje sam čuo tokom godina:
„Uvijek se suočavamo sa različitim situacijama. Jednostavno postoji previše varijabli sa kojim se moramo suočiti kako bi bili u mogućnosti da napravimo standardizirani proces.“
Istina je da se administrativni procesi suočavaju sa mnogo varijabiliteta. Dobavljači se moraju drugačije plaćati, kupci zahtjevaju različite metode plaćanja, uposlenici imaju različite beneficije i tako dalje, i tako dalje.
Ipak, proizvođači imaju mnogo različitih materijala koji se transformišu u mnogo različitih proizvoda, pa ideja da se samo uredi „suočavaju sa mnogo različitih situacija“ nije tačna.
Činjenica je da mnogo varijabiliteta u većini administrativnih procesa dolazi od neuspjeha samih procesa. Često kada radim sa timom na mapiranju trenutnog stanja administrativih procesa, neko kaže: „Ovo je idući korak. Osim ako je prethodni korak bio pogrešan, onda moramo napraviti još 10 koraka kako bi to ispravili. Tek onda možemo preći na idući korak.“
Rješavanje ovog varijabiliteta, koji je u stvari kontrolisan, je suština „lean razmišljanja“.
„Naši procesi prelaze granice odjela. Mi dobro radimo naš posao, ali se on raspadne kada pređe u idući odjel. Lean razmišljanje nam neće pomoći.“
Jednom sam radio sa odjelom za računovodstvo koji se fokusirao na obaveze prema dobavljačima. Jedna od „varijabli“ na kojoj je tim insistirao da se uzme u obzir je izrada računa za predmete koji su stigli, ali za koje nije bilo naloga za kupovinu.
„Ali“, rekao sam, „politika kompanije je da sve ima nalog za kupovinu, zar ne?“
To je tačno.
„Pa, ako nešto stigne, a nemamo nalog za kupovinu, ili je stiglo greškom ili je neko prekršio politiku kompanije, zar ne?“
To je tačno.
„Onda, takvi predmeti se odmah trebaju baciti u kantu ili se vratiti onom ko ih je poslao?“
Pa,… nije tako jednostavno.
Ali jeste bilo tako jednostavno. Tim za računovodstvo je radio mnogo dodatnog posla jer drugi u organizaciji (uključujući senior menadžment) nisu pratili jasnu politiku kompanije. Mi smo se pobrinuli o tome, prvenstveno, tako što smo otišli do senior menadžementa i rekli im, „Uradite svoj posao i uvjerite se da se krše jasna pravila kompanije!“ Na njihovu sreću, senior menadžment je saslušao, produktivnost tima za računovodstvo se poboljšala, dobavljači su isplaćeni na vrijeme i svako je izašao kao pobjednik.
„Mi smo kreativni. Kreativne aktivnosti se ne mogu pretvoriti u standardizirane procese.“
Klijent iz prošlosti je dizajnirao i proizvodio odjeću za žene. Proizvodili su novi dizajn 4 puta godišnje. Nije bilo iznenađujuće da su uvijek su žurili posljednju minutu, doslovno 5 do 12, kako bi nabavili prototipove proizvedne za predstavljanje na sajmovima.
Dok smo analizirali dizajn proces (onakav kakav jest), ispostavilo se da dizajneri rade odvojeno, ne dijeleći ideje ili informacije tokom rada. To je značilo da se mnogo ideja moralo susresti tek u posljednjim minutama … a neke ideje su se morale zaobići. To je bilo stresno za sve uključene.
Došli smo na ideju „procesa“ gdje su se različiti dizajneri redovno sastajali kako bi djelili ideje. Moj „govor za standardizirane procese“, je bio: „Morate staviti te sastanke u kalendar i moraju se održavati na vrijeme!“ Njihovom zaslugom, uradili su upravo to – i shvatili su da su ti sastanci povećali kreativnost.
Onda, kako organizacija može primjeniti lean metode na administrativne procese? Pa, izostaviću neke detalje i pojmove radi sužavanja, ali evo nekih osnova:
Put ka uspješnom lean uredu
1. Povežite tim. Kupite im ručak.
2. Izradite povelju o projektu koja sadrži detalje o prirodi procesa na koji je tim fokusiran i zašto se bave tim.
3. Pregledajte tu povelju sa menadžmentom.
4. Napravite mapu trenutnog stanja procesa. Napravite mapu sa predpostavkom da će sve biti kako treba. Nemojte uključivati petlje i podprocese koji se primjenjuju kada se pojave greške, problemi i kašnjenja.
5. Sada ide zanimljiv korak: Vratite se nazad na svaki korak procesa i pustite da tim uradi brainstorming „Šta može poći po zlu na ovom koraku?“ Zapišite ono o čemu ste razmišljali.
6. Pustite tim da identificira najgore probleme procesa („stvari koje mogu poći po zlu“).
7. Izradite i implementirajte rješenja za najgore probleme procesa.
Primjetite da se ne spominje kanban, takt vrijeme, veličina skupa ili bilo koji lean žargon korišten u fabrikama. I to je zato što lean jeste i uvijek je bio baziran na kreiranju glatkog, predvidivog toka infomracija i materijala kroz proces. 7 koraka koje sam naveo će vam pomoći da postignete upravo to.
Originalan članak možete pročitati na linku.
