STUDIJA SLUČAJA – Ovaj talijanski proizvođač pronašao je Lean način da osigura kontinuitet poslovanja i pruži podršku uzmemirenoj radnoj snazi usred epidemije coronavirusa.
Prvi slučaj Covid-19 otkriven je 21. februara u Italiji u Codognu, u provinciji Lodi – nekih 70 kilometara od mjesta gdje smo. Svi znamo što se od tada dogodilo u Italiji i u ostatku svijeta. Za nekoliko dana naši su se životi promijenili do neprepoznavanja i nismo sigurni na koji vremenski period.
U članku objavljenom na Planet Lean, Michael Ballé nas je podsjetio da u krizi čovjek može reagirati na dva načina: sa fiksnim načinom razmišljanja ili s razmišljanjem o rastu. Na FPZ-u smo izabrali drugi način. U ovoj krizi odlučili smo nastaviti učenje i usavršavanje; izabrali smo kontinuitet poslovanja; jednom riječju, odlučili smo se boriti.
Svjesni smo da imamo obavezu nabavke, kao ključnog elementa u važnom lancu snadbijevanja. Komponente koje proizvodimo koriste se u industrijskoj automatizaciji, za doziranje tvari u hemijskim, farmaceutskim i prehrambenim procesima, u ventilacijskim sistemima, industrijskom čišćenju i tako dalje. Bez našeg proizvoda, izrada proizvoda od osnovne sirovine postala bi teška i na kraju nemoguća.
Vrlo smo svjesni svoje uloge u ovoj zdravstvenoj krizi. Ako su zdravstveni radnici na prvoj liniji, a oni koji pružaju usluge – poput distribucije hrane i lijekova – na drugoj liniji, mi doprinosimo ovom kolektivnom naporu sa strane. Upravo nas ta svijest podstiče da dopustimo našoj kompaniji i ljudima koji u njoj, rade da rade, uz punu sigurnost naravno.
Fleksibilnost koju nam pruža ležerna kultura, posvećenost rješavanju problema i naša odlučnost da se uvijek pripremimo plan krizne situacije za naše kritične resurse, omogućili su nam brzu komunikaciju sa našim ključnim dobavljačima i omogućili interne mjere s ciljem osiguranja kontinuiteta u proizvodnji. Što je Lean upravljanje ako nije strukturirano rješavanje problema da bi se uvijek zadovoljio kupac, a istovremeno smanjilo otpad? U tom smislu, kontinuitet poslovanja omogućava nam da snadbijevamo svoje vanjske kupce bez prekida, istovremeno pružajući našim internim potreban smjer u vrijeme bolne neizvjesnosti. Otkad je počela ova kriza, kvalitet našeg radnog života ostao je visok kao i nivo usluge koju pružamo našim kupcima.
Nikada nismo mogli zamisliti da se bavimo takvom situacijom, čak ni unutar naših planova za hitne slučajeve. Međutim, naš rad na razvoju zaposlenika, koji se temelji na uvjerenju da se na pojedincu osigurava sigurnost sistema, učinio je da svi na FPZ-u budu spremni djelovati brzo i inteligentno – pokrečući posao u pravac koji su zacrtali Svjetska zdravstvena organizacija i italijanska vlada.
NAŠ ODGOVOR
Dan nakon što je najavljen prvi slučaj Covid-19 u Italiji, stvorili smo Odbor za sigurnost na WhatsApp-u koji bi koordinirao naš odgovor. Bila je subota i do ponedjeljka su već bile poduzete prve mjere. Tu je spadalo omogućavanje ljudima da piju samo vodu iz boce ili korištenje šoljica za jednokratnu upotrebu, otkazivanje naših poslovnih putovanja i sudjelovanja na sajmovima (oni koji nisu otkazani), obustavljanje svih posjeta i pružanje bolovanja onim zaposlenima koji imaju postojeće uvjete koji ih čine posebno ugroženima na virus.
Koristili smo veliku prilagodljivost našeg informatičkog sistema da ljude opremimo alatima koji su im potrebni za efikasan rad od kuće – bilo da je to pristup serverima kompanije ili telefonskim linijama – i da ih održimo u vezi i svjesni napretka svih aktivnosti. Prije dvije godine implementirali smo nove standarde u naš IT odjel kako bismo omogućili da se bilo koja radna stanica na FPZ-u pretvori u udaljeni radni prostor kroz bilo koji interfejs (PC, laptop ili pametni telefon). Kada je započela kriza Covid-19, sve što smo trebali učiniti je razviti protokol: u ponedjeljak, 24. februara, 65% našeg uredskog osoblja već je radilo od kuće (sada je 90%). U protekle tri nedelje nismo videli negativan uticaj na našu uslugu kupcima – što nam je bilo od samog početka fokus.
Kako nije moguće posjetiti klijente, Služba prodaje i marketinga koristi ovo vrijeme da radi na imidžu kompanije i planu za start kada se stvari vrate u normalu. I oni su proaktivno radili od prvog dana ove krize i odmah našli svoje uloge: barem jednom dnevno imaju poziv za usklađivanje, a kvaliteta njihovog rada je visoka kao i uvijek. Takođe su dovršili aktivnosti koje su neko vrijeme bile u tijeku i započeli projekte za koje nisu imali vremena prije.
U ovom trenutku, kritično je doći do svih unutar FPZ-a, ali radimo naporno kako bismo poboljšali svoju internu komunikaciju – posebno koristeći videokonferencije, društvenu mrežu kompanije i usluge u oblaku. Stvorili smo nekoliko WhatsApp grupa s maksimalno šest učesnika za razmjenu relevantnih informacija. Ljudi se također ohrabruju da dijele sadržaje, poput hiljada memova koje ovih dana kruže internetom, ali ih molimo da to ne čine u ovim grupama. Važno je razlikovati šta je ozbiljno i šta je zabavno.
Kako je nemoguće da se sretnemo licem u lice, pronašli smo različite načine da se u ovim teškim vremenima povežemo. Na primjer, stvaramo kratke video zapise koji prikazuju kako se svako od nas nosi sa trenutnim radnim aranžmanima i blokadom zemlje. Evo primjera:
I pogledajte ovaj vodič koji koristimo da naučimo ljude kako da koristiti alate za video konferencije (u kojima igraju Sergiova djeca).
Kako bi garantovali kontinuitet snadbijevanja, također koristimo neke od naših dodatnih kapaciteta za proizvodnju standardnih proizvoda koje prenosimo u brojna skladišta koja se nalaze izvan regije Lombardija (Italija je najviše pogođena u ovom slučaju).
Čim se coronavirus pojavio u Italiji, počeli smo pratiti stanje svakog dobavljača i otvorili smo hitne kanale komunikacije s najkritičnijim. Smatramo da je važno dijeliti najbolje prakse s njima i osigurati da oni također sprovedu sve sigurnosne mjere neophodne za nastavak rada.
I druge kompanije iz grupe FPZ poduzimaju mjere koje je uspostavio Odbor za sigurnost – poput dodatnog čišćenja i sanitarnih uvjeta (vidi dolje). Iz dana u dan, svaki posao u našoj grupi prilagođava se novim ograničenjima koje je uveo Odbor ili, širom zemlje, vlada. U matičnoj kompaniji, u Ariventu (naša kompanija za industrijske ventilatore) kao i Doseuro (naša kompanija za doziranje pumpi), timovi su pripremili dokument o procjeni rizika. Sve naše kompanije mapiraju situaciju svojih ključnih dobavljača kako bi znali ko je smanjio proizvodnju, ko radi normalnim tempom i ko je ugasio.
SIGURNOST UVIJEK NA PRVOM MJESTU
Učinkovito upravljanje sigurnošću ovisi o tome koliko dobro možemo predvidjeti rizik. U našem globalnom svijetu, neizbježno je bilo da Covid-19 ne ostane jednostavno ograničen na Kinu. To znači da su, kad je stigla vijest da je područje oko Codognoa stavljeno u karantin, naše mjere bezbjednosti već bile pripremljene. Bilo je samo pitanje njihove primjene. Da biste bili uhvaćeni nespremni, ključno je predviđanje, zajedno sa sposobnošću „čitanja“ spoljne dinamike i unutrašnjih zahtjeva.
Brzina našeg odgovora rezultat je izvanredne sposobnosti FPZ tima da rade zajedno na pronalaženju rješenja za zajednički problem. Naši ljudi su navikli da otvoreno daju svoj doprinos unapređenju poslovanja.
Agresivnost ovog virusa i iskustvo kineskog naroda već su nas učili da je jedini način da se djelotvorno zaustavi ili barem uspori širenje Covid-19 fizički držati ljude odvojenim. Morali bismo izbjegavati bilo kakav kontakt između radnika, ali istovremeno morali osigurati da se te informacije prezentuju na pravi način.
Dakle, preduzeli smo sve potrebne mjere da smanjimo rizik od infekcije od prvog dana. Na proizvodnom dijelu imamo razdvojene radne grupe kako bi se eliminisao kontakt među ljudima na različitim područjima proizvodnog dijela. Imamo dvije lokacije (jednu nasuprot drugoj) koje su trenutno gotovo potpuno odvojene: samo je za dvoje radnika u skladištu dozvoljeno da uđu oba, nose FFP2 masku. Da bismo dodatno ograničili šanse za interakciju, fizički smo odvojili područja montaže i završne obrade. Nova organizacija prostora već nas je naučila nečemu novom: važnosti samo prijenosa kritičnih informacija s jednog područja na drugo i bolje usklađivanje komunikacije između različitih područja.
Samo tri operatora u isto vrijeme mogu ući u svlačionicu kako bi osigurali da mogu održati preporučenu sigurnosnu udaljenost od jednog metra i spriječiti potencijalno zaražene pojedince (koji možda ne bi imali simptome) da virus prenesu na svoje kolege. Od prvog dana ove krize udvostručili smo vrijeme čišćenja i dezinfekcije svlačionica, jer svaka smjena ima pravo na čisto okruženje bez virusa.
Preduzeli smo mjere i u našoj sobi za odmor. I ovdje odjednom ne može ući više od tri osobe i moraju stalno održavati sigurnosni razmak. Da bismo to učinili i izbjegli prenatrpanost i linije od strane kafe mašina, dogovorili smo se za različita vremena pauze tokom dana. Također smo pregledali naš raspored i promjene kako bismo većini naših operatera dali mogućnost ručka kod kuće sa svojim partnerima i djecom (škole su u Italiji trenutno zatvorene). Također smo mogli naručiti dovoljno maski – a još uvijek nismo sigurni kada ćemo ih primiti – kako bi ih naši ljudi donijeli kući svojim porodicama.
Takođe saniramo svu opremu, mjerne instrumente i alatne strojeve nakon svake upotrebe i na kraju smjene – kako bismo osigurali da svi mogu raditi u sigurnosti. Operateri redovno dezinficiraju i tipkovnice. Ljudi su čak i više svjesni nego prije potrebe za brigom o opremi koju dijele s kolegama.
Kako se situacija i dalje razvija, učimo biti strpljivi i koliko je važno kontinuirano ulagati u obrazovanje naših ljudi usprkos ovoj prijetnji.
BRINEMO JEDNI ZA DRUGE
Dotiču nas snaga i odlučnost koju pokazuju naši ljudi, a mi smo posvećeni tome da učinimo sve što je u našoj moći da ih zaštitimo dok obavljaju svoj posao. Većina njih radi dobro, ali neki se – razumljivo – osjećaju anksiozno i pod stresom.
Oni možda žive sami i bore se da se sa socijalnom izolacijom; ili mogu imati daleku porodicu ili ranjivu rodbinu. Nažalost, jedan od naših zaposlenika pretrpio je gubitak člana uže porodice. Nastojimo pomoći svima koji su u potrebi za dijalogom i psihološkom podrškom koju pruža naš interni savjetnik Aldo Terracciano putem video sesija (on dugo radi s nama i ljudi mu vjeruju).
Na mnogo načina, ovaj hitni slučaj otkriva ono najbolje u našem narodu. Nekoliko ljudi mi je reklo da se osećaju privilegiranim što mogu napustiti kuću i doći na posao, jer teško je ubiti vrijeme kod kuće i gledati vijesti koje samo oslobađaju više stresa u njima. To je pravi duh, koji mi pohvaljujemo. Još su pohvalni oni radnici FPZ-a koji rade od kuće dok se brinu o svojoj porodici.
Otkrili smo kako je gledanje u budućnost sa zajedničkim ciljem veliko jačanje morala i da je korisno tretirati ovu situaciju kao još jedan izazov iz kojeg možemo naučiti: umjesto da jednostavno odustanemo od onoga što se događa, naši ljudi pronalaze utjehu u radu povećavaju sigurnost na radu ili garantuju kontinuitet u proizvodnji.
Do sada, FPZ nije primijetio pad broja narudžbi. Iako znamo da će ova situacija prilično teško pogoditi cijelu ekonomiju, nismo zabrinuti jer smo u solidnoj financijskoj situaciji i možemo brzo reagovati na promjenjive okolnosti. Nastavit ćemo pratiti naše KPI parametre i prilagođavati naše proizvodne kapacitete potrebama kupaca. U prošlosti, pre nego što angažiramo čitav FPZ u stalnom unapređenju, ne bismo imali drugog izbora nego nastaviti proizvoditi. Danas znamo da generiramo vrijednost stvaranjem, ali i poboljšavanjem, jačanjem naših procesa i učenjem.
Inspirativno je vidjeti koliko brzo je naša kompanija uspjela djelovati u ovoj nevjerovatno zahtjevnoj situaciji, donoseći ravnopravne izbore i iznoseći zajedničke mjere suzbijanja. Na neki način smo vidjeli savršeni primjer PDCA-e, pri čemu se svaka nova vladina uredba apsorbira u ekosustav FPZ-a poput nove prilagodbe u ciklusu poboljšanja.
NEKE STVARI KOJE SMO NAUČILI
– Želimo da podelimo sa vama neke stvari koje smo naučili u poslednje tri nedelje:
– Kapetan broda mora biti iskren, ali pozitivan, bez umanjivanja rizika. U ovim teškim vremenima moramo voditi računa o raspoloženju naših ljudi više nego ikad.
– Ljudi su društvena bića i teško ih je natjerati na interiorizaciju neugodnih, ali potrebnih mjera izolacije. Nikada ih ne možete dovoljno naglasiti.
– Nikad ne možete ljudima dati dovoljno informacija, čak ni o ponašanju koje bi trebali slijediti kad dođu na posao ili odlaze kući (izbjegavajte javni prijevoz i parkiranje na autobusima itd.).
– Poruka ne stiže do svakoga na isti način. Uprkos našim najboljim naporima, neke kolege nastavile su potcjenjivati prijetnju virusom.
– Kad god smo ljude uključivali u proces donošenja odluka (na primjer o tome kako reorganizirati promjene u proizvodnji), uvijek smo vidjeli aktivno sudjelovanje i nije bilo otpora.
– Kad nestabilnost naiđe, poruka koja se širi ljudima mora biti jasna i tada je nemoguće da je pogrešno protumače.
– Saradnja između odjela i ureda je od ključne važnosti da se jedni drugima pomognu u teškim vremenima.
– Uvijek se usredotočite na učenje, jer samo dijeljenjem i stvaranjem ideja možemo postići lični rast svih koji su uključeni.
Želimo da nas ljudi iz FPZ-a prate iz vlastite volje, jer dijele naše ideje i vizije – a ne zato što se plaše da to ne urade. U nesigurnim vremenima poput ovog, ljudima se mora osigurati sigurnost na radu i sigurnost posla, koji su i ključni za njihovu dobrobit. Oni moraju znati da su naši postupci uvijek usmjereni na to da im pomognemo; i mi upravljački tim, moramo razumjeti da naš legitimitet, da ih vodimo proizlazi iz naše volje za osluškivanjem njihovih potreba i naše sposobnosti da ih uvjerimo.
Lean management nam je do sada omogućio uspjeh, u poslovnom smislu,, bez obzira na krizu s kojom smo se susreli. Učinio nas je otpornima i prilagodljivima, a omogućava nam da brzo i efikasno odgovorimo na hitnost koronavirusa. Može izgledati kao da se svijet okreće naopako, ali stvari na FPZ-u su i dalje nevjerovatno poslovne, kao i obično – sa samo malo predviđanja i nekoliko dodatnih pravila.
Vjerujemo da će naša kompanija – i zaista naša država – izaći iz ovog tragičnog vremena jača nego ikad prije. Dok mi Talijani otkrivamo da je zrak koji udišemo čistiji, zaljubljivati se u novostečenu bistrinu Venecijanskih kanala i diviti se ljepoti noćnog neba bez smoga, učimo što je možda najvažnija lekcija od svih: da svi dijelimo zajedničku sudbinu. Razumijemo važnost pripadnosti (zajednici, poslu, porodici), govorimo istim jezikom, eliminiramo konflikt razmišljajući o cjelini, a ne samo o sebi.
Originalan članak možete pronaći na linku.
