Postati šef prvi put? To je čak i za najtalentovanije osobe težak i izazovan proces, satkan od učenja i ličnog razvoja, koji često ostane nezapažen. Tom procesu se potrebno posvetiti, inače može ostaviti ozbiljne posljedice i na promovisanu osobu i na organizaciju.
Izvršni direktori, šefovi, menadžeri – svi su oblikovani od strane svoje prve menadžerske pozicije. Svi se sjećaju ovog iskustva, te su svjesni grešaka, pogrešnih koraka i važnosti tog procesa. Kažu da im je taj proces oblikovao današnje liderske filozofije i stilove koje ih progone do danas tokom njihove karijere. Kako bi se smanjili troškovi bitno je biti spreman preći sa ‘A’-radnika na menadžersku poziciju; mnogo neuspjeha i straha je neminovno. Srećom, većina prebrodi ovaj teški period. Međutim, da se više pažnje daje ovom procesu, lakše bi tekao, traume bi se smanjile, a samim tim bi bilo i mnogo više pozitivnih posljedica.
U posljednjih nekoliko godina proučavale su se tranzicije ‘A’-radnika u menadžment. U jednom istraživanju cilj je bio čuti šta novi menadžeri kažu o učenju o menadžmentu. Istraživanje je uključivalo 19 novih menadžera i vremenski period od godinu dana, a ključna pitanja su uključivala; Šta im je bilo najteže? Šta su morali naučiti? Jesu li uspjeli sve naučiti? Šta su koristli – koje resurse, knjige? Uključujući ovo i mnoga druga istraživanja, došlo se do zaključka da kako firme postaju dinamičnije i više lean, te kako različiti sektori rade zajedno kako bi ponudile drugačiji proizvod/servis – pozicija novog menadžera postaje sve zahtijevnija i zahtijevnija.
Bitno je shvatiti da izazovi sa kojim se ovi novopečeni menadžeri, šefovi susreću predstavlja normu, a ne izuzetak. Svi novi menadžeri pokušavaju da se pronađu u novoj ulozi, uče, rade na sebi i da bi sve to išlo kako treba. Mnogi uspiju proći kroz ovaj proces trauma i neuspjeha i nauče funksionisati na ovoj novoj poziciji. Mada, koliko bi ove osobe bile produktivnije da postoji način da ova tranzicija bude manje traumatična?
Kako bi novi menadžeri uspjeli savladati svoju prvu poziciju lidera, mora im se pomoći da razumiju osnovnu prirodu njihove uloge – šta zaista znači biti odgovoran. Većina vidi sebe kao lidera i menadžera, koriste neke retorike, osjećaju neke težine, ali jednostavno ne razumiju prirodu svoje uloge.
Pa, šta onda novi menadžeri trebaju znati i razumijeti prije početka nove pozicije?
Zašto je proces učenja upravljanja tako težak
Prva lekcija koju novi menadžeri nauče jeste da je njihova nova uloga puno teža i zahtijevnija nego što su to očekivali. Novopečeni menadžeri dolaze do zaključka da sve vještine i metode koje posjeduju i koje su koristili kao individualni učesnik nisu više tako korisne u ulozi menadžera, odnosno da postoji ogroman jaz između njihovih sadašnjih sposbnosti i onoga što je potrebno za novu poziciju. Dakle, šta slijedi? Slijedi dugotrajan proces učenja novih vještina i metoda za novu ulogu.
Jedna od najvećih razlika je da sada vodite grupu, niste ovisni samo o sebi i za to vas nije spremio vaš dobar individualni performans. Kako sada da vodite? Učiti voditi je proces koji traje kada ga radite. On se ne uči u učionicama. To je vještina koja se razvija tokom posla, pogotovo kada novi menadžeri rade iznad svojih mogućnosti i kada prave i nizaju mnoge greške i neuspjehe. „A“-radnici nisu pravili do sada puno grešaka i zato im je sada svaka greška još veći stres. Morate postati svjesni da je proces učenja zahtjevan i da se učenje vođenja pojavljuje u inkrementima i polako.
Kada se fokusirate na novi set vještina i lagano zaboravljate stari set, počinjete dobijati novi profesionalni identitet uključujući nove načine razmišljanja, otkrivanja, inovacija. Ili drugim riječima novih menadžera: „Nismo znali da je ovo ovako teško!“ Najčešća pitanja koja idu sa ovom ulogom su: „Da li će mi se svidjeti pozicija i hoću li biti dobar/a?“ Na ovo pitanje nema odgovora, bar ne ekspresnog, odgovor dolazi sa iskustvom. A drugo pitanje ono najteže ili najgore je: „Šta ili ko ja postajem?“
Zašto novi menadžeri imaju mnogo miskoncepcija
Jedno od rezultata istraživanja pokazalo je da se novi menadžeri muče sa svojim novim ulogama i da je ova tranzicija puno zahtijevnija nego što bi trebala biti upravo zato što novi menadžeri imaju mnogo miskoncepcija kada je u pitanju nova pozicija. Znaju šta znači biti menadžer, ali samo djelimično. Stvaraju pogrešna očekivanja da se osobe muče sa uspostavljanjem menadžerskog života. Ako budete svjesni idućih miskoncepcija, uloga novog menadžera će vam biti mnogo lakša:
„Početnici, menadžeri često nisu uspješni u svojim novim ulogama, bar u početku, jer su prišli toj ulozi sa puno miskoncepcija i mitova o tome šta znači biti šef. Ovi mitovi, jer su jednostavni i nekompletni, vode ka tome da novi menadžeri odbijaju osnovne odgovornosti liderstva.“
Menadžeri imaju značajan autoritet
Novopečeni menadžeri opisuju nove pozicije kao nova prava i privilegije koje imaju šefovi. Misle da će imati više slobode, autoriteta i da će moći činiti šta im je volja sa organizacijom. Nisu ni svjesni kako će izgoriti u moru zahtjeva drugih. Umjesto da imaju autoritet, osjećaju se ovisni o drugima. Umjesto slobode, osjećaju se zavezanim, pogotovo ako su bili „A“-radnik. Zaglave se u moru veza poput one sa šefom, kolegama, vanjskim vezama organizacije, itd. Ovo sve stvara ogroman pritisak na novopečene menadžere.
Najteže je shvatiti da nemate kontrolu nad svim. Oni što najviše mogu unesrećiti menadžera su njegovi podređeni, ako oni ne slušaju njegov formalni autoritet, menadžer neće ništa uspjeti završiti. Dok se mit autoriteta ne shvati, novi lideri neće moći uspješno i efektivno voditi svoje grupe i organizacije. Ako se ne uspostave ključne veze unutar tima, timu će nedostajati sve bitne komponente za uspješno završavanje poslova.
Posao menadžera je rad s ljudima, s timom, s grupom, odnosno uspostavljanje veza. Iako je ovo teško i osjećati ćete da ste na ispitu 365 dana u godinu, morate shvatiti da će i to proći. Iskustvom se uči, postaje lakše, a što prije uvidite istinu to će napredak biti brži.
Autoritet proizlazi iz pozicije menadžera
Iako menadžeri ovise o drugima, ipak posjeduju neku vrstu moći. Problem je što većina misli da njihova moć dolazi iz formalnog autoriteta. Zbog toga se većina novopečenih menadžera stavi u autokratski položaj, te smatra da je to najefikasniji način da se stvore rezultati. Brzo nakon toga oni uče da direknti izvještaji neće uraditi nešto samo ako im se to kaže – što su vam talentovaniji podređeni, to je veća šansa da vas neće slušati. Menadžeri otkrivaju da je izvor moći sve osim formalnog autoriteta. Autoritet i moć dolaze sami ako menadžer uspostavi kredibilitet sa svim podređenim i kolegama.
Novopečeni menadžeri moraju pokazati karakter, kompetencije i moć uticaja. Karakter pokazuje da mogu uraditi pravu stvar u pravo vrijeme. Ovo je najbitnije za podređene koji analiziraju svaki govor (verbalni i neverbalni). Kompetencije igraju bitnu ulogu – menadžeri moraju pokazati da znaju uraditi tu pravu stvar. Ovo može biti problematično jer su se novi menadžeri već dokazali sa svojim vještinama, međutim podređeni ne gledaju tehničke kompetencije. I na kraju menadžeri moraju pokazati uticaj – sposobnost da završe i odrade pravu stvar. Neki kažu da nema ništa gore nego raditi za šefa koji je bez moći.
Dakle, ne možete sebi dopustiti da kao novi menadžer ovisite o formalnom autoritetu. Potrudite se da izgradite jaku mrežu međuovisnih veza, koje su izgrađene na poštovanju i vjerovanju i to kroz tim i organizaciju – veza po veza.
Menadžeri moraju kontrolisati svoje direktne izvještaje
Zato što su nesigurni, novi menadžeri ovise o saglasnosti i poslušnosti svojih poređenih. Smatraju da ako autoritet ne pokažu na vrijeme da ih se neće slušati. Zbog toga često ovise o formalnom autoritetu. Pa čak i da to uspije u mjeri kontrole, to nije pobjeda koju menadžer želi. Saglasnost i poslušnost nisu jednaki požrtvovanosti. Ako podređeni nisu požrtvovani i odani neće preuzeti incijativu. Samim tim ni menadžeri ne mogu upravljati u skladu sa svojim željama. Direktni izvještaji neće uzimati rizike koji vode ka stalnom poboljšanju i promjenama koje su potrebne u današnjem biznis svijetu.
Istraživanja pokazuju da je puno bolje koristiti drugi način kontrole od formalnog autoriteta. Na primjer: Winona je napravila kulturu ispitivanja u svojoj organizaciji. Rezultat toga je da su se ljudi osjećali puno snažnije, požrtvovanije i odgovornije za ispunjavanje vizije kompanije. Uvijek im je postavljala pitanja kako bi saznala suštinu – bila je zahtjevna, ali na vrlo dobar način – članovi su bili motivisani, osnaženi i sretni što njen pristup nije uključivao obično naređenje.
Što više snage dijelite sa zaposlenim to će oni više htjeti raditi. Kada se incijative dopuštaju, gradi se kredibilitet novog menadžera.
Menadžeri se moraju fokusirati na stvaranju dobrih individualnih veza
Menadžeri moraju stvoriti povjerenje, uticaj i međusobna očekivanja sa širokim rasponom ljudi. To se pravi pomoću produktivnih ličnih veza – cilj je shvatiti kako izvuči snagu tima. Ako ste previše fokusirani na 1-na-1 veze možete izgubiti i umanjiti proces izvlačenja snage tima i prebaciti se na individualne članove.
Team building je jako bitan kao i kultura i performanse tima. Ne možete raditi samo s onima što su spremni raditi, s malim brojem ljudi iz tima i ne možete riješavati probleme tima 1-na-1. Tada dolazi do pogrešnog donošenja odluka i limitiranja informacija. Svaka odluka o individualnom članu utiče na tim, morate biti oprezni. Pa na kraju zadatak menadžera i jeste da upravlja grupom ljudi, timom. Nemojte dopustiti da zbog jednog odnosa upropastite i ostavite negativne posljedice na čitav tim. Fokusiranje na 1-na-1 odnose se protivi osnovnim aspektima efektivnog lidera. Iskoristite snagu ljudi da poboljšate performanse i požrtvovanost kako bi ispunili i ciljeve organizacije i tima.
Oblikovanje kulture tima – normi i vrijednosti – je bitno kako bi se stvorio tim koji je fokusiran na riješavanje problema i stvaranje TIMA!
Menadžeri se moraju pobrinuti da stvari idu glatko
Mit koji je djelimično tačan, ali je poprilično pogrešno opisan jer govori samo dio priče je da se menadžeri moraju pobrinuti da stvari idu glatko. Paziti da operacija prođe je vrlo težak zadatak; zahtijevati od menadžera da drži bezrboj loptica gdje treba i to u isto vrijeme je također težak zadatak. Očuvanje statusa “quo” može oduzeti svo vrijeme i energiju novopečenog menadžera. Ipak, ono što oni trebaju shvatiti jeste da su odgovorni za preporučivanje i započinjanje promjena koje će poboljšati performanse grupe. Moraju voditi zahtjevne ogranizacione procese koji su iznad i daleko izvan okvira njihovog formalnog autoriteta. Kada ovo budu razumjeli, razumjet će svoje odgovornosti kao lidera.
Novi menadžeri ne mogu smatrati sebe promjenom – vi niste promjena vi ste agenti promjene. Ova pojava nije ništa čudno, s obzirom da nekada autoritet može biti pogrešno shvaćen i iskorišten. Ne možete kriviti loš sistem za neuspjeh svog tima i ne možete čekati da drugi ljudi popravljaju vaše probleme – sada ste vi šef.
Ovo je jedna od najvećih miskoncepcija. Promjene se moraju generisati i podsticati unutar i izvan kruga odgovornosti i to sve sa ciljem da vaš tim uspije. Što brže obgrlite promejne u radu, promjene u kulturi i poboljšate energiju tima, vaša tranzicija će biti lakša.
Novi menadžeri nisu sami
Novopečeni menadžeri mogu biti uspješniji ako budu pazili na tačke navedene iznad. Greške su neminovne. Osjećati ćete bol dok vam se bude oblikovao profesionalni identitet. Osjećati ćete se izoliranim dok budete učili da upravljate. Pitajte za pomoć!
Nemojte vjerovati u mit koji kaže da šef mora imati sve odgovore i da je greška ako ne znate sve. Lakše ćete se snaći u novoj ulozi ako budete imali oslonac i podršku kolega i nadređenih. Strah od razvijanja zavisnih veza treba se zaustaviti. Strah se pojavljuje jer ljudi misle da će njihove ankcioznosti, umor i ostali strahovi biti podjeljeni sa pogrešnim ljudima u organizaciji – zato novi menadžeri moraju biti kreativni kada traže podršku. Potražite nekog iz drugog grada, druge organizacije. Problemi, iako teško rješivi, mogu se ublažiti – to je poruka i za nove i za iskusne šefove.
Nadređeni trebaju da se gledaju kao vid pomoći. Nemojte bježati od supervizora, od kazni i neuspjeha. Pravi menadžeri su tu da pomognu – svima, tako i novim menadžerima u novim ulogama. Kod njih se mogu naći odlični savjeti koji mogu biti od velike pomoći. Dobar odnos sa šefom može napraviti svu razliku ovog svijeta. Oni što traže i dobiju pomoć, ta pomoć većinom premaši očekivanja novog menadžera i odnos bude puno bolji.
Put menadžera je težak; novim menadžerima treba pomoći jer od menadžera ovise i članovi tima i kompletna organizacija.
Originalan članak koji mi je koristio kao izvor za ovaj rezme je “Becoming the Boss” autorice Linde A. Hill.
