Učinkovita komunikacija na poslu važnija je nego ikad usred svih promjena na radnom mjestu koje je izazvala pandemija COVID-19 u posljednjih nekoliko godina. Distribuirani timovi i hibridni i daljinski radni aranžmani su sve više norma, što rezultira manje mogućnosti za neformalne sastanke između menadžera i radnika koji njima daju izvještaje.
U međuvremenu, kako radnici napuštaju svoje poslove u historijskim razmjerama, zaposleni su jasno dali do znanja da žele više od posla nego samo platu. Za početak, radnici očekuju više autonomije i bolju ravnotežu između posla i privatnog života.
I dok korporativna kultura i politike mogu potaknuti angažman zaposlenika kroz efikasnu komunikaciju, menadžeri igraju veliku ulogu u njegovom kultiviranju: menadžeri su odgovorni za 70% varijance u angažmanu članova svog tima na poslu, prema Gallup-ovom State of the Global Workplaceu Izvještaju za 2021.
Ali komunikacija nije prirodna za svakoga, a menadžeri se često uzdižu u rangu na osnovu svoje tehničke sposobnosti, a ne svojih liderskih vještina, rekla je Courtney Berg, osnivačica i vlasnica konsultantske kuće za ljudske resurse CourtSide Consulting. „Taj komunikacijski dio je težak za menadžere, posebno za one koji napreduju kroz činove i odjednom se nađu na ovoj poziciji i zaista nisu imali nikakvu prateću obuku da ih tome nauči“, napomenula je.
Zato je za mnoge lidere komunikacijski okvir koji uključuje i pisana sedmična ažuriranja i direktan kontakt sa njihovim radnicima ključan kako bi se osiguralo da se informacije dijele na vrijeme i da se članovi tima osjećaju kao dio stvarnog tima. Pisani sedmični izvještaji su moćan alat i polazna tačka za još veću komunikaciju.
“Sjajni lideri dosljedno komuniciraju o onome što je najvažnije za organizaciju”, rekla je Jessica Eastman Stewart, dugogodišnja liderka neprofitnih organizacija koja sada savjetuje i podučava druge neprofitne lidere. „Sedmični [izvještaji] su odličan način [za] lidera da osigura da njihov tim ima jasnoću koja im je potrebna da što bolje rade svoj posao.”
Evo kako izraditi informativne, zanimljive i korisne nedjeljne izvještaje kako biste ojačali komunikaciju između vas i vaših radnika i pomogli vašem timu da postigne svoje ciljeve.
6 savjeta za pisanje efektivnih sedmičnih izvještaja
- Neka bude jednostavno.
Kada je riječ o sedmičnim izvještajima, razmislite o ‘kratko i jasno’. Ako pišete roman svake sedmice, malo je vjerovatno da će vaš tim to pročitati, rekao je Stewart. Uključite ono što je najvažnije, savjetovala je.
Oko 250 riječi može biti sve što vam treba da uključite najrelevantnije informacije, rekao je Dannie Lynn Fountain, osnivač HR konsultantske kuće Focused on People. Tačke i podnaslovi mogu pomoći da se izvještaji lako skeniraju i probavljaju. “Ljudi to mogu vrlo brzo pročitati i onda arhivirati”, rekla je.
- Uključite i novosti i pohvale.
Sedmični izvještaji bi trebali pokrivati relevantna dešavanja na radnom mjestu, kao što su promjene statusa projekata, informacije o prijemu novih zaposlenika i detalji o drugim OKR-ovima. Prodajna organizacija bi mogla pratiti poslove kako bi održala puls na kvotama, rekao je Fountain. Pokretanje softvera može detaljno prikazati nove greške koje su se pojavile.
Jasnoća je ključna – čak i kada put naprijed nije jasan, rekao je Stewart. Ako je možda potrebno odgoditi veliki događaj, na primjer, važno je navesti što se zna i kako će se odrediti sljedeći koraci.
Ali jednako važne kao i ova ažuriranja su pohvale, nešto za čim zaposleni žude. Zapravo, kako bi se pojačao angažman zaposlenika, Gallup preporučuje da se zaposlenicima odaju priznanje za njihov dobar rad svakih sedam dana. Menadžeri bi trebali istaknuti velike stvari, kao što je završetak jednogodišnjeg projekta, kao i male stvari, poput zahvalnosti za mali čin ljubaznosti između članova tima.“Sedmični izvještaji stanja pružaju priliku menadžerima da slave i cijene doprinos članova tima,” rekao je Stewart.
- Povežite se sa „zašto“.
Usred velikog projekta ili uvođenja novog proizvoda, menadžerima i članovima tima je lako zaboraviti „zašto“ iza onoga što rade. Sedmični izvještaji pružaju još jednu priliku da se aktivnosti povežu s misijom ili ciljevima organizacije, navodi se na Twitteru o sedmičnim izvještajima višeg inženjerskog menadžera Mitre Ramana. Taj višemjesečni projekat, na primjer, može podržati navedenu misiju organizacije da svoje klijente učini produktivnijim.
Stewart se složio. “Zahvalnost ne može biti samo: ‘Hvala vam što ste izvršili budžet’. Mora biti: ‘Evo šta ste konkretno uradili dobro i evo zašto je to važno'”, rekla je ona. “Kada povežete dio ‘zašto je to važno’, to pomaže svima da uvide svoju povezanost s onim što smo zajednički ovdje da radimo.”
- Postavljajte pitanja.
Neki menadžeri mogu kreirati sedmične izvještaje kao jednosmjerni oblik komunikacije — jednostavno priliku da izvjeste tim bez očekivanja odgovora. Ali sedmični izvještaji također mogu potaknuti introspekciju i ideje od članova tima kroz otvorena pitanja. Direktni izvještaji mogu podijeliti svoje odgovore putem e-pošte, tokom standupa, ili u vlastitim sedmičnim izvještajima.
“Nemojte samo reći kakav je status”, rekao je Berg. “Postavljajte smislena pitanja.”
Na primjer, Berg je rekao da bi sljedeća pitanja mogla pomoći u pokretanju korisnih povratnih informacija:
Šta je bio vaš najveći izazov ove sedmice?
Šta je prošlo lakše od očekivanog?
Šta je prepreka za završetak projekta?
Koji je vaš sljedeći korak na projektu?
- Budite ljudi.
Tako dugo, radna mjesta su bila fokusirana na produktivnost i profit. Međutim, nakon više od dvije godine nakon globalne zdravstvene krize, taj fokus se pomjerio kako bi se prepoznala činjenica da su radnici odgovorni za tu produktivnost ljudi.
U sedmičnim izvještajima, menadžeri mogu brzo podijeliti vlastite ljudske priče, kao što je kratko spominjanje da će ih fudbalski turnir njihovog djeteta ili putovanje da se brinu o bolesnoj majci odvesti iz kancelarije na nekoliko dana. Ovi uvidi u lični život menadžera signaliziraju zaposlenicima da je u redu biti i čovjek, rekla je Karen Liebenguth, trenerica izvršnih i rukovodećih ljudi i osnivačica Green Space Coachinga sa sjedištem u Londonu.
„Kada su viši lideri voljni da uključe i svoju [humanost], kultura se odmah mijenja“, rekla je. “Ima više povjerenja. Ima više veze. Ima više učenja. Jer ljudi osjećaju da pripadaju i da su sigurni.”
Iskazivanje više ljudskosti i ranjivosti važno je ne samo za više rukovodstvo, već i za menadžere – i to je nešto s čim se Liebenguth sama borila kada je radila kao menadžer prije mnogo godina. Bila je uplašena da ne zna kako da dobro upravlja timom i nije bila sigurna kako da vodi iskrene razgovore ili sluša, priznala je.
Ali kada, na primjer, menadžeri počnu dijeliti uvid u svoje borbe s velikim projektom, ta autentičnost može napraviti razliku, rekao je Liebenguth. „Kada menadžer može biti ranjiv i pokazati šta se dešava ispod površine, to je moćno i omogućava članovima osoblja da učine isto [i] spuste gard, a [tada] postoji veza i komunikacija“, rekla je ona.
- Nemojte stati na tome.
Naravno, potrebno vam je više od sedmičnog izvještaja o statusu da biste efikasno komunicirali sa svojim timom. Pisani sedmični izvještaji ne zamjenjuju sastanke tima, preglede performansi, stand-up i jedan na jedan. Umjesto toga, trebali bi obavijestiti sve te sastanke.
Nedjeljni izveštaji mogu da pruže evidenciju o dobrom radu iz prošle godine kada se pripremaju za recenzije učinka, rekao je Fountain. Berg ih vidi kao “odskočnu dasku” za jedan na jedan. Sa sedmičnim izvještajem u ruci, članovi tima imaju aktivnosti koje su im potrebne za razmišljanje i pokretanje produktivnijih razgovora kada se povežu licem u lice, bilo lično ili virtualno.
“To je alat koji pomaže da se osigura da ljudi razumiju šta se dešava, i [da] budu obavješteni o statusu i znaju koji su sljedeći koraci”, rekao je Berg.
Vrijedan alat za svakoga
Dok je sedmični izvještaj moćan alat za menadžere da provjere stanje sa svojim radnicima, praksa može biti vrijedna za sve zaposlenike u organizaciji. Kao što je Mitra napomenula u svojoj temi na Twitteru, menadžeri mogu slati svoje sedmične izvještaje raznim zainteresovanim stranama, uključujući svoje nadređene.
Nedjeljni izvještaji odozgo prema dolje od strane lidera organizacije svim zaposlenima također mogu biti ključni, rekao je Fountain. Izvještaj voditelja ljudskih resursa, na primjer, može pokriti broj novih računa koji se otvaraju ili kako bi stopa inflacije mogla utjecati na razgovore o naknadi.
A pristup odozdo prema gore, gdje zaposleni dijele izvještaje sa svojim menadžerom i timom, može ukazati na potrebu za usavršavanjem kako bi se završio projekat ili otkrio nove načine za saradnju. Možda je jednom članu tima potrebna povratna informacija od klijenata organizacije, a njihov kolega organizira događaj s tim ljudima, rekao je Stewart. Sedmični izvještaji koji se dijele među timom mogu naglasiti potrebu i priliku i spojiti to dvoje. „To može spriječiti timove da propuste prilike da poboljšaju stvari ili bolje sarađuju“, rekla je.
Što je najvažnije, sedmični izvještaji odozdo prema gore mogu zaposlenima dati glas, rekao je Fountain. „Kao individualni saradnik, toliko ste navikli da vam se daju ciljevi i da delujete protiv tih ciljeva da ponekad zaboravite da imate glas i da je vaše mišljenje validno“, rekla je. “Ovo je mjesto za vas da to podijelite.”
Naravno, menadžerima, posebno onima koji se bore s komunikacijom, čak i zapisivanje sedmičnih ažuriranja može se u početku činiti kao nepoželjan zadatak. To je vještina i potrebna je vježba, rekao je Liebenguth.
Ali kada jednom usavršite tu vještinu, ova sedmična ažuriranja statusa ne samo da vas mogu učiniti boljim menadžerom za svoj tim sada, već vam mogu pružiti i putokaz za bolju budućnost. Pomoću njega možete identificirati prepreke koje su blokirale vaš uspjeh u prethodnim projektima, tako da možete predvidjeti prepreke na sljedećim.
“Taj historijski pregled pomaže vam da gledate naprijed”, rekao je Berg. “[Sedmični izvještaji] su zaista vrlo vrijedan alat.”
Članak The Surprising Power of Questions autora Alison Wood Brooks and Leslie K. John preveden je sa portala Harvard Business Review.
