Pravi efekat sastanka određuje se onim što se događa nakon njegovog završetka.
I prvi korak u fazi nakon sastanka je Follow Up e-mail.
Slijedi šest stvari koje sam naučio a povećavaju efikasnost naknadnih e-mailova i obrazac koji možete koristiti kao putokaz za vaš unikatni e-mail.
1. Imajte jedan jasan cilj za e-mail.
Nemojte samo poslati e-mail da biste bili pristojni.
Svaki e-mail koji pošaljete mora imati određenu svrhu i biti dizajniran za postizanje cilja.
Jasno objasnite svoj cilj prije pisanja e-maila i odlučite koja je to radnja koju želite da primatelj poduzme kao rezultat.
Želite li da dogovore poslovanje? Nadate li se da vas upoznaju s nekim drugim koga poznaju? Radi li se o jačanju vašeg odnosa s njima? Treba li vam još jedan sastanak? Da li želite ostvariti prodaju?
Nije važno koji je vaš cilj, ali važno je da ga imate kako biste mogli optimirati svoj e-mail kako biste generisali tu radnju.
A ako ne možete smisliti cilj za svoj daljnj e-mail, vjerojatno ga ne biste trebali ni poslati.
2. Pišite kao minimalista.
Manje je više.
Sve u vašem e-mailu treba biti tamo s razlogom. Pišete e-mail, a ne roman.
Ne trebate ponavljati ono što ste im rekli na sastanku – oni su bili tamo.
Ne trebate im iznositi svoju životnu priču ili se dokazivati - već su smatrali da ste dovoljno bitni s obzirom da su zakazali sastanak.
Što je vaš e-mail duži, to je manje vjerojatno da će ga primatelj pročitati i imati neku reakciju.
Nema velikih uvoda i zaključnih paragrafa – samo uđite u to, prijeđite na akciju koju želite da poduzmu i završite.
Što manje njihovog vremena zauzmete, to će ga više cijeniti.
3. Neka bude moguće prelijetanje e-maila.
Puno praznog prostora.
- Mnogo
- Malih
- Crtica
Kratke rečenice. Kratki odlomci.
Boldirajte stvari koje želite da budu najviše primijećene.
Što je vaš e-mail lakše čitati, to je vjerojatnije da će biti pročitan.
4. Pišite kao prijatelj, a ne kao stranac.
Follow Up e-mail nije hladni e-mail.
Pišite nekome s kim ste proveli vrijeme i nekom s kim sada imate neku vrstu odnosa, tako da vaš e-mail ne bi trebao zvučati kao da dolazi od neznanca.
Vaš ton bi trebao biti poznat, prijateljski nastrojen i naglašavati vezu koju ste međusobno uspostavili na sastanku.
Evo trika: napišite kao da pišete prijatelju, jer biste u tom scenariju vjerojatno koristili neformalni ton koji želite za Follow Up e-mail.
5. Ne koristite dosadnu liniju predmeta.
Da li biste vi bili uzbuđeni da otvorite e-mail s naslovom poput „Slijedi zaključak sastanka?“
Vjerovatno ne. Neće ni vaš primatelj.
Ispisana slova prilika su da izrazite svoj brend, vezu s primateljem i/ili radnju koju želite da poduzmu.
Nemojte dopustiti da predmet e-maila bude dosadan.
(Dodatna napomena: Znate li koji je bio predmet najotvorenijeg e-maila koju je ikad poslao Barack Obama? „Hej.“)
Vaš predmet trebao bi se odnositi na specifičnosti vaše situacije, tako da mi je teško dati vam konkretne upute o ovome, ali evo nekoliko primjera predmeta koji će vam pružiti neki osjećaj:
„Ono što ste tražili? Evo ga.“
„Upozorio sam te da ovo dolazi.“
„Super stvar za tebe koju ćeš poslati Suzani.“
„Zaista si me natjerao na razmišljanje …“
„Samo za tvoje oči.“
„Ovo je tajna.“
„Ovo nisu droidi koje tražite.“
Postoje neograničene mogućnosti, pa nemojte dopustiti da se osjećate kao da se morate zadovoljiti sa „Slijedi zaključak sastanka“.
6. Uključite PostScript (PS).
Znate li šta se događa na kraju sastanka kada osoba završi sa razgovorom i kaže: „Oh, postoji samo još jedna stvar?“
Svi u sobi odjednom obrate pažnju.
To je zato što su ljudi pažljiviji na sve što dođe nakon prekida uzorka.
Isto vrijedi i za e-mail.
Ako na dnu e-maila dodate „PS“, ljudi će to pročitati – čak i ako su samo preletili ostatak e-maila.
PostScript (PS) možete koristiti da biste uključili malo informacija koje želite biti sigurni da ljudi primjećuju ili ih koristiti kao mjesto za dijeljenje nečega što je van teme, ali relevantno za interese druge osobe.
To je način da ojačate svoj odnos s osobom i iskoristite informacije koje ste o njoj saznali na sastanku za izgradnju vaše veze.
Na primjer; ako ste na sastanku razgovarali o ludoj mački primatelja, možete koristiti PS da podijelili vezu do smiješnog videozapisa o mačkama.
Ako ste govorili o svom zajedničkom divljenju prema preduzetnicama, možda koristite PS kako biste s njim podijelili vezu do inspirativnog intervjua.
Ako radnja koju želite da osoba poduzme je da vam dogovori sastanak s nekim drugim, možete koristiti PS kako biste im rekli da ćete ih odvesti na otmjenu večeru u znak zahvalnosti ako može dogovoriti sastanak za vas.
Način na koji ćete koristiti svoj PS ovisi o vama, ali tu se sigurno mogu naći prilike.
I naravno, evo obrasca e-maila koji sam vam obećao …
Pa, kako bi moglo izgledati kada sve ove savjete spojite u stvarni e-mail?
Evo grubog prijedloga koji možete slijediti:
. . .
Zdravo IME,
Bilo mi je drago vidjeti te/vas u [dan] i još uvijek razmišljam o [zanimljivoj stvari o kojoj se raspravljalo na sastanku].
Uzbuđena sam što sam pronašla način za zajednički rad i [ostvarivanje zajedničkog cilja].
Postoji nekoliko načina na koje to možemo učiniti:
- Opcija 1
- Opcija 2
- Opcija 3
Kao sljedeći korak predlažem da [preporučimo sljedeći korak].
Hvala još jednom na tvom/vašem interesu i jedva čekam da zajedno stvorimo nešto sjajno!
VAŠE IME
PS – Znate li kako si/ste spomenuli [stvar koju su spomenuli na sastanku]?
Pa, ovo će vam se svidjeti. [Veza do zabavne/pametne/zanimljive stvari.]
. . .
Jednostavno, zar ne?
Pa, u tome je stvar.
Sretno pisanje e-mailova!
Članak „How To Write An Effective Follow-Up Email After Meeting With Someone“ autora Josh Spector preveden je sa Medium.
