Lean-a se dosta tiče rješavanja problema, a većina tih problema je složena i teška.
U suprotnom, neko bi ih već riješio. Stoga bih vas želio upoznati sa različitim tehnikama kreativnosti za rješavanje problema. Većina njih se može koristiti u grupama za pristup kolektivnoj mudrosti i kreativnosti. Većina ih je također prikladna za razvoj brojnih alternativnih rješenja od kojih možete odabrati najbolja. Mnogi od njih se mogu kombinovati u nizu. Dozvolite mi da počnem s najčešćim, brainstorming-om:
Primjenjivi problemi
Brainstorming je jednostavna tehnika. Može generisati veliki broj ideja, ali najbolju primjenu ima kod pitanja koja nisu kompleksna. Ako vam je potrebna detaljna analiza i puno podataka za generisanje ideja, brainstorming će biti manje prikladan. Na primjer, teško je (ali nije nemoguće) odlučiti se za neku narednu investiciju budući da vam u tom slučaju treba puno osnovnih podataka koje su neophodne za donošenje jedne takve odluke. Volim koristiti brainstorming kao početnu tehniku kreativnosti, a koje će kasnije slijediti naprednije tehnike kreativnosti.
Priprema za Brainstorming
Da biste se pripremili za brainstorming, potrebna vam je grupa ljudi, u idealnom slučaju najmanje troje i ne više od deset. Ako ih ima više od deset, šanse su da neki neće učestvovati, ali da će ostati mirni i u pozadini. Prirodno, u grupi bi trebali biti ljudi koji imaju barem neko iskustvo s problemom, a ne samo neki slučajni prolaznici dovedeni s ulice. Stariji i iskusni ljudi su mogu mnogo da doprinesu s obzirom da očito znaju mnogo o problemu. Međutim, oni mlađi s manje iskustva su također bitni jer još ne znaju sve stvari koje „očito ne funkciošu“. Spremniji su za izazov konvencionalne mudrosti.
Također pomaže ako se grupa dobro slaže i ako su opušteni u međusobnoj komunikaciji. Ako trebate uključiti različite razine hijerarhije, pokušajte napraviti da raspon ne bude previše širok. Radnici su najkomotniji i otvoreniji s drugim radnicima, nešto manje sa šefom, a još manje sa šefom šefa, i tako dalje. U idealnom slučaju uključit ćete i ljude različitih funkcija. Mogli bi biti ljudi koji sa problemom moraju raditi svakodnevno (npr., strojni radnici ili nadzornik). Mogli bi biti ljudi koji su uspostavili sistem (planiranje održavanja ili proizvodnje). Mogli bi biti ljudi koji su pogođeni problemom (npr. logistika). Pokušajte dobiti raznoliku grupu. Sve to se, naravno, odnosi na tim u radionicama uopšteno, jer je brainstorming samo jedan od prvih koraka rješavanja problema, a idealno je da postoji konzistentan tim tokom cijelog procesa rješavanja problema.
Što se opreme tiče, trebat će vam pin ploča i kartice ili alternativno veliki Post-it blok. Ovo vam treba da zapišete ideje. Trebaju biti mobilni kako bi učesnici mogli direktno pisati na ploču, a kasnije ideje možete organizovati u grupe. Flip ploča može biti od pomoći, ali sama flip ploča nije dovoljna.
Brainstorming
Pod pretpostavkom da se tim međusobno poznaje, trebali biste ih upoznati s problemom. To može biti verbalno ili sa slajdom ili dva. Ne pretjerujte sa slajdovima! Učesnici moraju znati koji problem treba riješiti. Opcionalno, grupa može pomoći da preformulišete pitanje. Na kraju, morate imati jedno pitanje za koje grupa treba smisliti ideje.
Moderator tada pokreće stvarni postupak brainstorming-a, a grupa stvara ideje. Te ideje pišu na karticama (ili velikim Post-it-ima) bilo učesnici ili moderator, i pričvršćuju se na ploču. Ovdje imamo nekoliko opcija:
– Ako učesnici verbalno daju ideje, a moderator ih zapisuje, to dobro funkcioniše za grupe koje se međusobno slažu.
– Ako učesnici napišu više ideja na karticama prije nego što ih moderator skupi da bi ih naglas čitali, može pomoći grupama koje obuhvaćaju više hijerarhija ili se razlikuji iz nekog drugog razloga.
– Pitanje se postavlja svima redom oko stola, pri čemu svaki učesnik daje jednu ideju prije nego što slijedeći učesnik da ideju (s opcijom da preskoči ako nema ideje), također je moguć princip. To može zapisati moderator ili učesnik. Prednost je u tome što se čak i mirniji sudionici potiču da daju svoj doprinos. Ljudima to ujedno malo otežava da budu pasivni, jer su svi zamoljeni da stvaraju ideje.
Kartesa idejama bi trebale biti dovoljno velike da ih učesnici mogu čitati cijelo vrijeme (jer to pomaže u procesu stvaranja ideja). Ova generacija ideja trebala bi trajati sve dok ideje teku, često oko petnaestak minuta. Moderator može pomoći postavljanjem nekih pitanja (npr. može li se preurediti, transformirati, zamijeniti, kombinirati, itd.?).
U sljedećem koraku kartice su raspoređene u grupe. Po svemu sudeći, ovdje može biti nekoliko sličnih ideja. Moderator to dogovara dok komunicira sa učesnicima (“Bi li ovo stajalo ovdje?”, “Čini se da je ovo slično ovome …” itd.) Ako učesnici imaju dodatne ideje temeljene na ovoj diskusiji, trebali bi ih, naravno, uključiti. Konačno, na ploči trebalo biti dostupno nekoliko različitih rješenja. Njima bi se trebala dati značajna zaglavlja po grupi koju moderator dodaje na ploču. Ova su zaglavlja su osnova za naknadni postupak rješavanja problema koji može uključivati rangiranje ideja (izvedivo ili manje izvedivo) i daljnje usavršavanje.
Pravila Brainstorminga
Postoji nekoliko tačaka koje su vrlo važne za uspješan brainstorming neke grupe.
– Količina iznad kvaliteta: Cilj je proizvesti puno ideja. Njihova procjena doći će kasnije.
– Ohrabrujte lude ideje: Ni pod kojim okolnostima nipošto nemojte posmatrati ideju kao ludu ili glupu. Zaustavite bilo koga od učesnika u nastojanju da sputaju tuđu ideju. Mnoštvo izuma i rješenja potiče od ideja koje su bile lude i neobične („Teži su od avio-leta? Kakve gluposti. Šta slijedi? Svezati nekoga za kanistar pun zapaljivog goriva i ispaliti ga u svemir?“). Apsolutno i pozitivno potičite lude ideje. Mnogo je bolje razvrstati ih kasnije nego sputati ljude da uopće iskažu ludu ideju. Čak i ako luda ideja ne uspije, može dati inspiraciju drugom učesniku za povezanu, ali izvodiviju ideju.
– Nema vrednovanja tokom stvaranja ideja: U vezi s prethodnom tačkom, ne osuđujte ili ne ocjenjujte ideje tokom kreiranja. To bi ugušilo kreativnost i potencijalno može navesti učesnike da oklijevaju da doprinesu zbog straha od sramote od strane svojih vršnjaka (ili moderatora).
– Ideje iznad ljudi: Posebno kod grupa koje uključuju vođstvo, postoji rizik da je „onaj najbolji uvijek u pravu“ („Yes-men“). Pokušajte potaknuti kreativnost mimo samo slaganja s „najboljim momkom u sobi“. Pored toga, učesnici imaju potrebu, posebno s rukovodstvom, da dobiju priznanje za svoje ideje za narednu promociju. Potpuno je u redu uzeti tuđu ideju i poboljšati je. Pokušajte spriječiti gubljenje vremena na vlasništvo nad idejama i radije ga uložite u stvaranje više ideja.
Kratak pregled
Sve u svemu, brainstorming je isprobana tehnika za početak stvaranja ideja za ne-pretjerano složene probleme. To je dobra prva tehnika kreativnosti, koju će kasnije nadograditi druge tehnike kreativnosti. Međutim, kako je brainstorming uobičajen, postoji rizik od ambivalencije ili dosade od strane učesnika da rade “ove stvari ponovo”, posebno ako su prethodni brainstorming skupovi možda bili ne tako dobro moderirani. Ali prema mom mišljenju, brainstorming je korisna tehnika i može se koristiti za mnoge (ne sve) probleme. Zagolicajte sive ćelije u svom mozgu i mozgovima svojih ljudi i doprinesite svom poslovanju!
Originalan članak možete pročitati na linku.
