Podignite ruku ako ste se ikada uspaničili kada vas je šef pitao koliko artikala nema na zalihama. Ili koliko stvari imamo, a da je višak zaliha? I nije neobično da vaš šef želi ovu informaciju u narednih 5 minuta! Ovdje dolazi u obzir upravljanje zalihama i izvještaj o kontroli.
Samo da razjasnimo jednu tačku od početka, ne govorim o upravljanju zalihama i sistemima izvještavanja o kontroli iz perspektive fizičke kontrole zaliha skladišta, već govorim o upravljanju zalihama i izvještajima o kontroli iz perspektive planiranja/upravljanja.
Vrlo je moguće da već imate neku vrstu ERP generisanog izvještaja ili Excel izvještaja koji vam daje informacije o zalihama. Ili vam je potrebno da sastavite 2 ili 3 različita izvještaja da izgleda kao da je Izvještaj o višku zaliha razvio pametan planer u Microsoft Accessu, te ako on napusti ili ode na odmor onda niko ne zna kako popraviti bilo koji pristup query links-u!
Pa, ima dobrih vijesti: kreiranje takvog izvještaja o upravljanju zalihama i kontroli ne mora biti tako zastrašujuće. Sa pravim predlošcima i alatima za podatke koji su vam na raspolaganju, lako biste mogli kreirati privlačnu, vizualnu kontrolu — sve bez otmjenih programa zaliha, ogromnih budžeta ili plavih analitičara!
Preuzmite ovaj besplatni Microsoft Excel predložak, a mi ćemo proći kroz to kako ga koristiti upravo sada u ovom postu na blogu. Kada završimo, znat ćete kako da kreirate zadivljujući vizualni izvještaj o upravljanju zalihama i kontroli koji sam uspješno koristio i implementirao u mnogim različitim postrojenjima i vidio brze prednosti kao što su:
- Smanjenje zaliha i povezanih troškova.
- Utvrđivanje koliko artikala nema na zalihama (crveno), koliko je ispod sigurnosnih zaliha (žuto), pokriva sigurnosne zalihe i neposredne narudžbe (zeleno) i artikala preko zaliha (plavo). Pogledajte detalje u sljedećem odjeljku.
- Pratite smanjenje crvenih i plavih polja.
- Brzo provjerite koje su narudžbe otvorene i koje isporuke su na putu.
- Odlučite brz način isporuke za dobavljača u zavisnosti od statusa semafora.
- Zamolite svoj tim za planiranje i/ili dobavljače da popune komentare kada će crveni artikli biti u zalihama ili kada će plavih biti manje.
- Možete proširiti ovaj izvještaj na svoje dobavljače 1. nivoa i zamoliti ih da popune artikle A klase ili Kanban koje bi mogli isporučiti uz kratko vrijeme isporuke sa zaliha! Ako vam ne šalju unaprijed obavještenje o otpremi (ASN).
Spremni? Počnimo.
Koraci izvještaja o upravljanju zalihama i kontroli
Korak 1 – Identifikujte boje semafora
Možete napraviti vlastitu definiciju koja je prikladna za vaše poslovanje. Ali ovo je ono što obično preporučujem:
Crveni artikli: artikli sa zalihama manjim od potražnje u narednih 7 dana i sigurnosne zalihe.
Žuti artikli: artikli sa zalihama za pokrivanje potražnje u narednih 7 dana, ali manje od sigurnosne zalihe.
Zeleni artikli: artikli sa zalihama za pokrivanje potražnje u narednih 7 dana i do sigurnosne zalihe.
Plavi artikli: artikli sa zalihama za pokrivanje potražnje u narednih 7 dana i više od 150% sigurnosnih zaliha
– ovo je moje pravilo, vi možete definisati svoje!
Korak 2 – Identifikujte listu artikala napravljenih na zalihama koje želite da uključite u listu.
Sa vaše liste Made to Stock (MTS) i Made to Order (MTO) izaberite vašu MTS listu i odgovarajuće ukupne zalihe, sigurnosne zalihe i neto zalihe.
Kao što možete vidjeti na slici ispod, neto zalihe su razlika između zaliha na raspolaganju i sigurnosnih zaliha. Glavna svrha sigurnosne zalihe je da se nosi sa varijacijama u vremenu isporuke i varijacijama potražnje. Jednostavno rečeno, želimo da sigurnosne zalihe budu dostupne većinu vremena, ako ne i cijelo vrijeme!
Također sam u nekim pogonima testirao trenutne ‘net-off’ narudžbe koje treba da stignu u narednih 7 dana kako bih stigao na neto broj zaliha. Međutim, to ovisi o vrsti poslovanja i tržišta na kojem se nalazite. Tako da ću vam prepustiti da odlučite želite li to učiniti ili ne.
Zatim se spominje prosječna mjesečna upotreba koja pruža brzi pregled potražnje za brzinom rada i identifikuje ABC klasifikaciju za te MTS stavke. Moje iskustvo mi govori da bi artikli A klase trebali pokriti vaših 80% vrijednosti, volumena i učestalosti i ako ih imate na zalihama onda možete gotovo 80% garantovati dolazak vaše isporuke na vrijeme!
Moguće je da sve ove informacije nisu direktno dostupne iz vašeg ERP sistema i da morate ručno unijeti neke od informacija. Međutim, ove kolone su najkritičnije u ovom izvještaju o upravljanju zalihama i kontroli.
Korak 3 – Pogledajte buduću potražnju, zapremnice i otvorene narudžbe
Treći korak u ovom izvještaju o upravljanju zalihama i kontroli je da se navede kakva će biti buduća potražnja u narednih nekoliko sedmica i koji su budući prihodi kako bi se uočili nedostaci. Izvještaji pokazuju profil potražnje i ono što očekujete da dobijete od dobavljača ili ste planirali u proizvodnji. Još jedan ključni skup podataka ovdje je Otvorena narudžba (PO) ili količina otvorenog radnog naloga koja prikazuje ukupnu neplaćenu količinu.
Ovisno o vašim poslovnim zahtjevima, možete dodati i stupce u zalihe projekta, na primjer:
Zalihe (projektovane) = trenutne zalihe + isporuka (planirane) – potražnja (projektovane)
U istoj datoteci možete dodati i kolone kao što je “Kasni na zahtjev” koji pokazuje dobavljačima do koje količine kasne, što im služi kao stalni podsjetnik.
Korak 4 – Unesite komentare, akcije, prioritet i način slanja
Sljedeća akcija je korištenje ovog izvještaja u svrhu sprovođenja akcija. Dodajte kolonu za komentare/razloge gdje planeri nabavke ili dobavljači mogu dodati komentare o tome zašto kasne ili šta rade kako bi zalihe doveli u zeleno.
Nadalje, možete dodati kolonu kao što je Potrebna posebna akcija – Da ili Ne. Šta bi bio prioritet za proizvodnju i/ili dobavljača u smislu dodjele kapaciteta i koji bi bio način isporuke na osnovu kritičnosti dobavljača koji nema dovoljno zaliha.
Korak 5- Počnite sa izvještavanjem na sedmičnoj bazi svim zainteresovanim stranama
Glavna svrha ovog izvještaja je zadržati zelene, eliminirati crvene što je prije moguće i premjestiti žute stavke u zelene što je prije moguće. Smatrao sam da je ovo sedmično praćenje kao upravljanje zalihama i kontrola vrlo korisno. Kada sam bio menadžer lanca snabdijevanja fabrike, postavio sam brzi 30-minutni sedmični pregled sa svojim timom da pogledam crvene artikle i vidim koje akcije preduzimamo da ih eliminišemo što je prije moguće.
Učinio je čuda za mene u smislu poboljšanja performansi isporuke na vrijeme i stope popunjenosti zaliha za MTS artikle. Kao što možete vidjeti na slici ispod, nastojali smo da smanjimo CRVENE, i kao posljedica toga žuta je opala, a zelena je porasla!
Ovdje možete preuzeti uzorak izvještaja o upravljanju inventaru i kontroli semafora. Prvo što ćete primijetiti je da nema formula, a drugo, ne prikazujem plave! Namjerno sam to učinio kako bi čitatelji mogli prilagoditi formule prema svojim poslovnim potrebama. Što se tiče plavih (višak zaliha), ovo možete dodati u svoj izvještaj o semaforu ako postoje očigledni problemi viška i zastarjelog inventara. Glavna svrha ovog bloga je da podijeli koncept, a ne šablon sa formulama!
KPI kontrole zaliha
Uz ovo upravljanje i kontrolu zaliha, preporučujem vam KPI kontrole zaliha, kao što su Dani na raspolaganju, nekurentne zalihe i sl. Pročitajte cijeli blog 7 solidnih KPI-ja upravljanja zalihama dokazano kontroliraju vaše zalihe i koriste alat za optimizaciju zaliha.
Rezime i kritike
Očigledna kritika koju će gurui lanca snabdijevanja imati u vezi sa ovim izveštajem je da je „ručni” i da je „van sistema” ili „trebaće dodatni resursi”. Većina tačaka će biti poštena i validna. Međutim, u svoju odbranu, koristio sam mnoge ERP sisteme i još uvijek nisam našao jedan sistem koji mi daje informaciju kao što je ovaj jedan konsolidovani izvještaj kao upravljanje zalihama i kontrola. Ako znate jedan takav sistem, podijelite sa mnom.
Članak How to Develop Inventory Management and Control Report autora Muddassir Ahmed-a preveden je sa portala Scmdojo.
