Jedan od problema s kojim sam se, u svom dugogodišnjem radnom iskustvu u oblasti Lean-a i Quality Managementa, susretala je taj da su ove dvije oblasti u organizacijama često razdvojene i suprotstavljene jedna drugoj. Iako alati Lean Managementa u suštini podupiru ciljeve kvaliteta i teoriju 0 grešaka, često se shvaćaju pogrešno i kao dodatno opterećenje QMS-a. QMS se strogo pridržava standarda i normi, i svaka izmjena koja nije zahtijevana od strane standarda, norme ili kupca se jednostavno teško implementira. Jedan zajednički pristup bi umnogome olakšao implementaciju Lean alata, ali i pojednostavio procedure koje nastaju kao rezultat eksternih audita i raznih zahtjeva kupca. S druge strane, Lean se često povezuje samo s optimiziranjem proizvodnje i proizvodnih procesa, a u biti je to filozofija koja treba da se razvija u cijelom preduzeću.
Postoje mnoge ideje i pristupi kako implementirati Lean alate, ali kao što vrijedi i za QMS, implementacija treba da bude “odozgo prema dolje”, tkz. Top Down pristup. Top down pristup u biti podupire strategiju preduzeća, tj implementaciju ciljeva na svim nivoima strukture. Strateški ciljevi se spuštaju na nivo odjela i saradnika unutar jedne firme, i tek tada nastupa primjena Lean alata, tj upotreba u svrhu postizanja ciljeva.
Na ovaj način bi svaka moguća izmjena morala proći kroz PDCA ciklus, kao i kroz korak standardizacija novog procesa. A standardizacija je jednostavno nadogradnja postojeće ili definiranje nove procedure. Jer sve što nije standardizirano, kao da se nije ni desilo.
Ovaj korak inače u praksi iziskuje mnogo vremena, i usaglašavanja, ali je neminovan ako želimo postići cilj a pri tome ne kretati uvijek s početne stepenice.
Razne metode kao što su mapiranje procesa i mapiranje toka vrijednosti mogu cjelokupni sistem rada i toka informacija prikazati na jednom dijagramu. Oslikavajući naše procese moguće je vidjeti sve viškove koje imamo, počevši od viška informacija pa do viška materijala koji se kreće u proizvodnom procesu i skladištima.
Mnogi će reći, višak materijala ili višak informacija ne utiče na kvalitet, bolje više nego manje, ali u biti svaki višak utiče na minimalno jednu od osnovne tri stavke: kvalitet, cijenu ili dobit.
U ovom smislu pomoću Lean metoda je moguće preispitati efikasnost QMS-a i procedura. Odnosno vidjeti koliko su procedure efikasne i efektivne, i da li se mogu reducirati neki postupci koje procedura zahtijeva, a pri tome ne izgubiti odgovor na zahtjeve norme.
