Definitivno, ovo je jedno od pitanja sa kojim se često susrećemo, pa sam zato iskoristio priliku da postavim upravo ovo pitanje Toyotinom guruu lean menadžmenta i višem savjetniku Shinka Management-a Akinori Hyodou tokom njegove nedavne posjete Australiji. Hyodo-sensei je dugogodišnji lider Toyotinog proizvodnog sistema i bio je veteran-direktor Toyotine fabrike u Japanu odgovoran za proizvodnju HiAce vozila.
Struktura tima za upravljanje proizvodnim pogonom
Prije nego što pređemo na bilo kakve detalje o ulogama i odgovornostima vođe tima, presudno je da razumijemo kako Toyota struktuiše organizaciju svoje radne snage u fabrici. Prema Hyodo-sensei-u, cjeloukupna proizvodna snaga pogona HiAce podijeljena je u određeni broj timova za svaku smjenu na temelju različitih radionica (na primjer; radionice za štancanje, zavarivanje, farbanje) i montažnih linija. Svaki tim se obično sastoji od 15 do 20 ljudi sa vođom tima na vrhu, a zatim nekoliko operatera. Neposredno ispod vođe tima nalazi se podvođa, nakon kojeg dolaze osobe za pomoć i godišnje odmore, kao i trener. U većini slučajeva to su sami multikvalificirani operateri koji imaju najmanje četiri do pet godina radnog iskustva. Dok osoba za pomoć djeluje kao rezerva kada se pojave problemi u radu tima, osoba za godišnje odmore posvećena je brizi o radu operatere koji su odsutni. Trener je zadužen za obuku potrebnog standardnog rada za operatere i brine se o pravilnoj implementaciji na liniji. Ovisno o veličini i funkcionalnosti tima, na ovoj slici mogu postojati blage varijacije, poput imanja dvoje podvođa u timu koji umjesto toga istovremeno preuzimaju ulogu osoblja za pomoć i godišnje odmore i tako dalje.
Princip kontrole abnormalnosti
U svakom slučaju, bitno je napomenuti da ovdje vođe timova nisu dodijeljene svakodnevnom radu na proizvodnoj liniji i oni su „oslobođeni“ takvih zadataka kako bi mogli brzo reagovati kada se u području koje nadgledaju pojave abnormalnosti. Jedan od ključnih principa Toyotinog proizvodnog sistema je „kontrola abnormalnosti“ i Toyotini timovi u proizvodnim objektima strukturirani su imajući to na umu. U osnovi, kontrola abnormalnosti znači da se poduzimaju odgovarajuće radnje na brz način kako bi se odgovorilo u slučaju abnormalne situacije (bilo kakvo kršenje standardnog načina rada), a vođe timova mogu slobodno plutati oko radnih ćelija/linija kako bi učinili upravo to. U istom svjetlu, operateri su obučeni da traže pomoć od tima za podršku kada se dogodi neka abnormalnost. Tim za podršku može zaustaviti mašinu ili liniju ako abnormalnost to opravdava. Neophodno je da se ta ideja „kontrole abnormalnosti“ jasno razumije i temeljito slijedi među svima u pogonu i svaki tim funkcioniše na toj osnovi.
Uloga i odgovornosti vođe tima
Dakle, saznali smo da se vođe Toyotinog proizvodnog tima mogu opisati kao „slobodni plutači“ i oni osiguravaju kontrolu bilo kakvih abnormalnosti. Zatim, koje konkretne uloge i odgovornosti oni imaju?
Vođe timova imaju odgovornost da osiguraju da su ispunjeni svi aspekti sigurnosti, kvaliteta, produktivnosti i smanjenja troškova. Prema tom cilju, Hyodo-sensei kaže da je jedna od najvećih uloga vođe tima nadgledanje i kontrola gembe. Na engleskom se gemba često prevodi kao „pravo mjesto“ ili tačnije „mjesto na kojem se obavlja stvarni posao ili stvara vrijednost“. Za proizvodne kompanije poput Toyote gemba u suštini znači njihov proizvodni pogon. Bez potpunog razumijevanja šta se stvarno događa na proizvodnom mjestu, menadžeri timova ne mogu ispuniti svoje odgovornosti. Oni nadgledaju rad svog tima s posebnim fokusom na 4M faktore (čovjek, materijal, mašina i metoda) kako bi otkrili sve potencijalne abnormalnosti i identificirali stvari koje treba poboljšati, te kako bi operateri mogli izvršavati dodijeljeni standardni posao prema planu.
Kao dio dnevne rutine, vođe timova provode prvih 30 minuta do jednog sata smjene pregledajući sve probleme koji su se dogodili tokom prethodne smjene, potvrđujući promjene u 4M faktorima i prolazeći kroz KPI-je kako bi u potpunosti shvatili stanje gemba. Oni imaju sve potrebne podatke vizualizirane na svom upravnom odboru, a to također mogu vidjeti i podijeliti s ostalim članovima tima i fabrike.
Tokom smjene, vođe timova se posvećuju da odmah odgovore na sve probleme kako bi se omogućila dobra kontrola proizvodnih aktivnosti u radionicama odnosno na montažnim linijama.
Prema Hyodo-senseiju, na pitanje višeg menadžmenta, vođe Toyotinog tima mogu na licu mjesta pružiti tačne odgovore na brojna pitanja koja se tiču najnovijeg rada i proizvodnje. To pokazuje njihov nivo razumijevanja proizvodnog pogona.
Druga ključna uloga vođe tima je primjena i upravljanje kaizenima unutar svog tima. Kao čuvari kaizen ideja svojih članova tima, oni rade sa svojim timom kada je potrebno da se nadograde te ideje kako bi pozitivno doprinijeli zajedničkim godišnjim kaizen ciljevima.
Zahtjevi i željene karakteristike vođe tima
Nakon razumijevanja strukture tima i uloge i odgovornosti vođe tima, sljedeće pitanje koje nam pada na pamet je kako možemo postati vođa tima.
Duga je lista karakteristika koje operater mora zadovoljiti prije nego što može postati vođa tima u Toyoti. Odjel za ljudske resurse vodi evidenciju svakog zaposlenika zajedno sa njihovim godinama iskustva, specifičnim vještinama i programima obuke koje su uspješno završili, itd. Kada se unutar organizacije utvrde odgovarajući kandidati na osnovu njihove individualne evidencije, obraća im se služba za ljudske resurse i potiče ih da ispune daljnje zahtjeve ako su zainteresovani za ovaj put karijere. Međutim, ispunjavanje daljnjih zahtjeva nije jedina stvar oko koje kandidati moraju brinuti. Da li posjeduju prave karakteristike podjednako je bitno kao i imati sjajne rezultate.
Hyodo-sensei ističe tri ključne karakteristike koje su poželjne za dobre vođe timova. Prvo, posjedujte sposobnost efikasne upotrebe ljudi. Kada radite veliku operaciju kao što to radi Toyota, ne možete se sve uraditi sami. Dobar vođa tima mora biti u stanju izvući najbolji kvalitete iz svakog člana i koristiti ih u korist firme. Zato je presudno imati sposobnost da ljude efikasno, efektivno i s lakoćom iskoristite. Drugo, imajte pozitivan i vedar način razmišljanja. Dobar vođa mora imati stav „dajte mu priliku“ i „dajte im priliku“ i malo straha od pogrešaka. Vođe moraju biti prilagodljivi i fleksibilni i biti sposobni voditi tim u pravom smjeru kako bi krenuli naprijed. Biti pozitivan i imati dobro raspoloženje pružit će dobre temelje za to. I na kraju, ali ne i najmanje bitno, vođe moraju imati moć odnosno vještinu vođenja ljudi. Ljudi mogu preuzeti vodeću ulogu, ali bez ovog važnog atributa ne mogu izrasti u dobrog vođu tima.
Ključni atributi dobrog vođe tima
Da završim svoj intervju, zamolio sam Hyodo-senseija da kaže nekoliko savjeta nadobudnim mladim vođama. Savjet koji je dao bio je jednostavan i prilično ponižavajući – nikada ne zaboravite na osjećaj zahvalnosti i steknite povjerenje i podršku onih koji vas okružuju. Napokon, tim se sastoji od različitih ljudi i bez njihovog povjerenja i podrške ne možete maksimizirati ishod tima. Autokratski pristup ne traje dugo. Hyodo-sensei naglasio je ovu tačku podijelivši izreku na japanskom jeziku: „Iza svake velike kompanije stoji veliki vođa, iza svakog velikog vođe je velika podrška.“ Ova izreka prilično sumira Toyotin pristup i nema sumnje da je uloga vođe tima u ćelijama odnosno linijama fabrike neophodna za uspjeh kompanije.
Originalan članak možete pročitati na linku.
