Koja su vaša rješenja za slabu komunikaciju na poslu?

Kada pokušavate poboljšati situacije koje su možda pogoršane nedostatkom komunikacije, korisno je precizno identificirati problem ili barijeru, odvojiti vrijeme da shvatite korijen uzroka, a zatim razmislite koja rješenja se najbolje mogu primijeniti za poboljšanje loših komunikacijskih vještina i postizanje vaših željenih rezultata.

Važnost efikasne komunikacije na radnom mjestu

Efikasna komunikacija je kritična komponenta poslovnog uspjeha. Ipak, za većinu lidera ovo može biti značajna slijepa tačka koja kvari odnose, otežava postizanje ciljeva, ograničava mogućnosti napredovanja i ometa cjelokupni poslovni i lični uspjeh.

Efikasna komunikacija na radnom mjestu nije samo razmjena informacija. Kada se izvede dobro, postoji stvarna moć u internoj komunikaciji da se organizacije pokreću naprijed, angažujući zaposlenike u kolektivnu akciju koja podržava misiju i viziju organizacije.

Lideri koji dosljedno komuniciraju strategiju jednostavnim jezikom i koriste je kao alat za povezivanje inicijativa i napredak organizacije, pomažu inspirisati i motivisati zaposlenike, održavajući ih fokusiranima na zajednički rad ka uspjehu.

Šta je loša komunikacija na radnom mjestu?

Loša komunikacija je kvar koji je rezultat neslaganja ili nepovezanosti između onoga što je rečeno i onoga što se razumije. Ovaj nedostatak međusobnog razumijevanja može se dogoditi na interpersonalnom nivou između kolega ili na nivou organizacije.

Najveći problem u komunikaciji je iluzija da se desila.

– George Bernard Shaw

Postoji mnogo načina na koje se može dogoditi loša komunikacija na radnom mjestu. Iako je neke od ovih načina lakše uočiti od drugih, svi oni mogu biti štetni za zaposlene i poslovanje u cjelini.

Primjeri loše komunikacije na radnom mjestu

Zakašnjela komunikacija od strane rukovodstva

U većini organizacija, bez obzira na veličinu, većina zaposlenih bi izjavila da njihovi viši rukovodioci ne komuniciraju dovoljno često. Lideri često mogu odgoditi komunikaciju kada smatraju da nemaju sve odgovore ili da se moraju pozabaviti teškom temom, ali zaposleni stalno kažu da bi radije da se čuju sa svojim liderima rano i često.

Zaboravljeni hibridni ili zaposleni na daljinu

Hibridna ili potpuno udaljena okruženja u kojima mnogi zaposleni danas rade dovela su do toga da se mnogi od tih zaposlenika osjećaju više izostavljenim iz kritične komunikacije. Kao rezultat toga, zaposleni redovno traže povećanu transparentnost i detalje, kao i češću komunikaciju, uključujući redovno zakazane virtuelne sastanke, „Pitaj me bilo šta“ sesije s liderima, redovna druženja timova i još mnogo toga.

Nedostatak odgovornosti nakon činjenice

Kada lideri traže povratnu informaciju, moraju zatvoriti komunikacijsku petlju sa zaposlenima koji daju konkretne prijedloge. Čak i kada lideri nisu u stanju da reaguju na određeni prijedlog, važno je da objasne zašto. U suprotnom, zaposleni se lako mogu osjećati kao da njihove brige nisu saslušane ili da njihove povratne informacije nisu zaista cijenjene.

Konfuzija usred promjena

Zaposleni očekuju da budu obaviješteni o promjenama u ključnom osoblju i procesima koji mogu utjecati na njihov posao i karijeru, i traže od rukovodstva da osiguraju sticanje tih informacija. Ako dođe do promjena, a lideri ne podijele zašto, mlin glasina može početi da melje, uzburkava i komplikuje ili pogoršava već složenu situaciju. Ovo očigledno nije dobro za moral zaposlenih niti pomaže u održavanju fokusiranosti i motivacije organizacije. Ovo također može dovesti do straha, konfuzije i nepovjerenja, koji se vremenom mogu izgraditi i potencijalno otežati organizaciju u nadolazećim godinama.

Uzroci loše komunikacije na radnom mjestu

Nije kao da menadžment svaki dan dolazi na posao govoreći: „Želim da zadržim informacije za sebe“. Isto tako, zaposleni ne kažu: “Želim nešto da zeznem!”

Pa, zašto ne komuniciramo bolje?

Problemi u komunikaciji često su uzrokovani velikim brojem izazova, uključujući ograničavajuća uvjerenja koja lideri gaje, nedostatak jasne strategije i ciljeva, preopterećenost informacijama, ograničene povratne informacije (kako znate da to radite kako treba?) i loš ton vođstva s vrha.

U mnogim slučajevima, loše komunikacijske vještine mogu započeti nečijim temeljnim uvjerenjima o komunikaciji koja prave smetnje:

• Vjerujemo da smo rođeni kao učinkoviti komunikatori, ili da postoji čarobna pilula, te stoga ne vježbate i ne postajete bolji. Ako ste rođeni sa urođenim talentom za govor ili komunikaciju, još uvijek morate raditi na razvijanju svoje učinkovitosti, za što je potrebno vrijeme, praksa i strpljenje. Zamislite nekoga ko je rođen sa nevjerovatnom količinom prirodnog talenta, vještine i sposobnosti za određeni sport. Čak i ako sportista ima više urođenog talenta od drugog, ako im nedostaje disciplina i ne vježbaju redovno, mogu se brzo naći nadmašeni ili nadigrani.
• Plašimo se neuspjeha, a taj nas strah spriječava da pokušavamo i učimo nove stvari ili vještine. Bili mi svjesni toga ili ne, svi smo na nekom nivou programirani da se plašimo ili izbjegnemo neuspjeh. Sa darvinističkog stanovišta, ovo izbjegavanje situacija u kojima nismo dobri omogućilo nam je da ostanemo živi izbjegavajući opasnost. Neurologija i psihologija nam danas govore da je još uvijek malo toga ostalo u nama, s teorijom kao što je vrlo poznata ideja “bori se ili bježi” („fight or flight“). U suštini, ako to nikada ranije nismo radili, a znamo da u početku možda nećemo biti dobri, onda nehotice ili podsvjesno izbjegavamo to raditi.
• Imamo pogrešno uvjerenje da je dobra komunikacija stvar zdravog razuma. Ako je to zdrav razum, malo je vjerovatno da ćete se potruditi da dobro komunicirate. Ljudi su odrasli u različitim kulturama, zemljama, sa različitim vrijednostima, imaju različite nagone i potrebe. Stoga je zamka misliti, „ljudi misle kao ja“. Učinkovita komunikacija je složena jer način na koji komuniciramo mora biti prilagođen osobi, njenom stilu i situaciji.
• Nenamjerno komuniciramo iz vlastite perspektive. Vrlo nam je jasno šta mislimo u svojim glavama. Ali komunikacija se događa u umu slušatelja i važno je komunicirati iz perspektive vaše publike s fokusom, detaljima i pažnjom koju prava komunikacija zahtijeva. Posao se obavlja preko drugih i što više znate o njima, to ćete ih bolje motivirati i potaknuti ih na akciju.

Baveći se ovim komunikacijskim zamkama imati ćete drugačiju paradigmu kroz koju ćete gledati na svoju karijeru, svoju poslovnu efikasnost, svoju sposobnost da vodite druge, svoju stalnu interakciju s drugima i svoje odluke. Ako ništa drugo, nadam se da će razmišljanje o ovim uobičajenim zamkama iz temelja promijeniti način na koji vidite svoj rad i kako vidite ulogu komunikacije u svom radu.

Efekti loše komunikacije na radnom mjestu

Problemi koje može stvoriti loša komunikacija, ili nedostatak komunikacije u cjelini, često se ne shvate sve dok se problemi ne pojave, u kom trenutku već pate poslovanje i krajnji rezultat, a ipak su mogli biti spriječeni.

Nedostatak znanja vodi negativnosti

Niska produktivnost dešava se kada ljudi nemaju informacije ili znanje za koje smatraju da su im potrebni. Razlog je jednostavan – ljudi imaju tendenciju da izbjegavaju situacije u kojima će se smatrati da ne znaju, ne razumiju ili nemaju stručnost. Niko ne želi da izgleda kao da ne zna šta se dešava. I skoro svako ima strah – bilo da se zasniva na stvarnosti ili ne – da će biti osramoćen ili ismijan.

Sjetite se škole. Od početka do postdiplomskih studija, koliko puta ste čuli nastavnike i profesore da kažu: „Ne postoji glupo pitanje?“ Znali su da neko ima pitanje – vrlo dobro pitanje koje bi pomoglo da se baci novo svjetlo na razgovor – koje su se jednostavno previše bojali postaviti.

Nepovjerenje zaposlenih, izostanak sa posla i nizak moral

Zaposleni žele da se osjećaju povezani s organizacijom. Kada jesu, spremni su da rade više, pametnije i da budu aktivni na radnom mjestu na načine koji donose poslovne rezultate. Kada nisu angažovani, kada se ne osjećaju povezanima, pate. Ovo može izgledati kao osjetljivo, meko poslovno pitanje, ali nesretni i nepovezani zaposlenici mogu duboko utjecati na poslovanje kroz izostanak, nedostatak motivacije i fluktuaciju.

Loši međuljudski odnosi

Koliko često vidite da se oči prevrću? Koliko mrmljanja čujete tiho? Kada se ljudi ne osjećaju povezani jedni s drugima, to otvara vrata za pogrešno tumačenje i preispitivanje motiva i namjera. Nedostatak osjećaja poštovanja ili slušanja – istinskog slušanja – dovodi do toga da se ljudi osjećaju negirano. Kada se to dogodi, oni često pronađu načine da se „povuku“, čak i kada to ne mogu učiniti otvoreno ili direktno.

“Efekat vinove loze”

Marvin Gaye nije jedini koji čuje kroz vinovu lozu. Bez obzira koliko volite njegov Motown hit, ne želite da se to desi u vašoj organizaciji. Ipak, ako ne dijelite informacije, osiguravate da će loza niknuti – uzrokujući probleme i smetnje. Ako sa svojim zaposlenima ne razgovarate proaktivno o važnim pitanjima, velike su šanse da neko drugi to radi – bez obzira na tačnost i istinitost njihovih „informacija“.

Kako riješiti lošu komunikaciju na radnom mjestu

Poboljšanje komunikacije uključuje više od samo pravilnog širenja poruke. To znači osigurati da poruka rezonuje sa slušaocima i da je razumiju na način koji će ih pokrenuti na akciju. To je težak posao, ali vrijedi.

Naveli smo pet praktičnih rješenja koja će vam pomoći da odmah napredujete:

1. Upoznajte svoju publiku i njene potrebe

Što više znate o nekome, to bolje možete da ga saslušate, saosjećate, podržavate ili ga vodite u smjeru u kojem treba da ide. Posvetite se ulaganju truda koji je neophodan kako biste razumjeli svoju publiku i njihove potrebe, te uravnotežite to sa potrebama poslovanja. Razumijevanjem i pažljivim slušanjem zaposlenika, u mogućnosti ste bolje zadovoljiti strateške komunikacijske potrebe svojih zaposlenika.

2. Prenesite prave poruke u pravo vrijeme

Fokusirajte se na komunikaciju visoke vidljivosti, visoke frekvencije, postavljanje detaljnih komunikacijskih planova koji omogućavaju redovne autentične i iskrene razgovore sa zaposlenima i osiguravanje pametne kadence ili ritma kako bi se zadovoljile potrebe tima i poslovanja.

3. Uokvirite kontekst i učinite ga relevantnim

Kontekst je ključan, zajedno sa tim da vaše poruke činite super relevantnim za zaposlene. Kao lideri, dio naše uloge je stvaranje zajedničkog organizacijskog konteksta. To postižete kada povežete tačke između onoga što kažete i onoga što vaši zaposleni već. Dovedite svoje komunikacijske lidere za sto rano kada se donose ključne poslovne odluke. Oni mogu osigurati da se glavna pitanja i brige koje zaposleni imaju na umu uvaže pri oblikovanju poslovnih politika.

4. Koristite prave kanale za komunikaciju

Prava poruka, isporučena u pravo vrijeme, putem pravih kanala, ima veliki utjecaj na zatvaranje komunikacijskih praznina ili na rješavanje komunikacijskih problema. Lideri danas imaju širok spektar opcija za komunikacijske kanale, a lista kanala stalno raste. Uz više opcija za izbor, lideri moraju osigurati da su kanali odabrani strateški kako zaposlenici ne bi bili žrtve preopterećenja informacijama.

5. Izmjerite svoju komunikaciju kako biste navodili rješenja

Mjerenje ne pokazuje samo brojke koje stoje iza vaših napora, već se mogu usmjeriti na perspektive zaposlenika, kako komunikacija odjekuje, dobijaju li informacije koje su im potrebne tamo gdje žele i još mnogo toga. Mjerenje vam pomaže da dokumentirate napredak i pomažete liderima da shvate kako i zašto donijeti pametne odluke koje će vam u konačnici pomoći da postignete svoje poslovne i komunikacijske ciljeve. Kreiranjem baseline-a na kojem se mjeri napredak i uspjeh, možete identificirati ključne probleme i odrediti kritična područja za djelovanje. Također može izgraditi i/ili ojačati vaš argument za resurse – i ljude i novac – dok vam je pogled usmjeren ka rješavanju problema u komunikaciji. Uvijek zapamtite, ono što se mjeri, to se i radi.

Zaključak

Kao što svjedoči vrijeme uvijek prisutnih promjena i neizvjesnosti bez presedana, dobra komunikacija zaposlenika može pretvoriti strategiju u akciju i zadržati zaposlenike fokusiranim na ono što je bitno. Postoji stvarna prilika za organizacije da pvećaju angažman, učinak i produktivnost rješavanjem problema loše komunikacije na radnom mjestu. Postavljanjem poboljšanja komunikacije na mjesto glavnog prioriteta, možete pokrenuti značajan angažman, promjene i rezultate, pretvarajući dobru organizaciju u odličnu.

Članak „Effects of Poor Communication in the Workplace (with Solutions)“, autora David Grossman-a, preveden je sa portala Your Thought Partner.