Koliko se razvija proizvodna tehnologija i industrija općenito, toliko se razvijaju i svi alati koji doprinose uspješnoj organizaciji proizvodnje. Uspješnost izvođenja procesa mjerila se i prije ozbiljnijih industrijskih poduhvata, danas je gotovo nemoguće zamisliti neku globalno uspješnu kompaniju koja ne koristi svu potrebnu metriku za praćenje procesa.
Na čitanje Vam nudimo prvi tekst serijala namijenjenog poznatom pojmu menadžerskih krugova, key performance indicators, KPI (/keɪ.piːˈaɪ/), odnosno, ključni indikatori uspješnosti.
Bit će govora o najrelevantnijim KPI-jevima koje bi svaka proizvodna kompanija trebala pratiti na operativnom nivou.
KPI se različito definira, ali čini mi se da je najjednostavnije objašnjenje da su to pokazatelji korišteni u poslovanju kako bi se planirali i pratili učinci u organizaciji ili dijelovima organizacije.
Iako je praćenje određenih indikatora uspješnosti veoma poželjno pa mnoge kompanije imaju neki vid tog sistema, nerijetko se dešava da se izgubimo u nekom dijelu tog procesa.
Uobičajen razgovor s operativnim menadžerima teče ovako:
- „Imate li uspostavljen sistem praćenja KPI-jeva?“
- „Da, naravno! Pratimo sve moguće pokazateljem, uglavnom na mjesečnom nivou, kroz čak 12 kartica u Excelu.“
- „Odlično. Zanima nas zašto su neki redovi i kolone prazni. Izgleda da zadnja tri mjeseca nisu upisana.“
- „Eh, to nismo stigli unijeti. Znate, unos svih podataka oduzima mnogo vremena. Ali, nadamo se da ćemo do sljedećeg mjesečnog sastanka imati popunjenje sve podatke.“
Sigurno ste sami uočili prvi problem, ili ste se možda čak i prepoznali u ovom razgovoru. Bespotrebno kompliciramo ono što je u osnovi jednostavno. Kompliciramo pri upotrebi alata koji bi nam na klik ili, još bolje, jedan pogled trebali dati sve potrebne odgovore.
Dobro, šta je važno kada govorimo o praćenju operativnih procesa? Na internet pretraživačima možete pronaći članke koje će izlistati i preko 50 „esencijalnih“ KPI-jeva za proizvodnju. I bez pretjerivanja, sve ih možete pratiti. Postavlja se, međutim, pitanje na koji način zaista uspješno odabrati i pratiti one relevantne.
Za početak, važno je krenuti od krupne slike, a to su kategorije KPI-jeva. Za operativni nivo najlakše je reći da indikatori trebaju biti u okviru SQDC(P)-a, odnosno akronima za sljedeće kategorije:
- S: Safety
- Q: Quality
- C: Cost
- D: Delivery
- P: People
Za svaku od navedenih kategorija možemo vezati indikatore uspješnosti važne za proizvodnju, a u nekim od narednih tekstova ću dati osnovne uvide i savjete o njima.
Druga važna stvar kada govorimo o praćenju KPI-jeva jeste na kojem nivou se vrši njihov pregled. Je li dovoljno da to bude samo na mjesečnom, sedmičnom nivou? Ili ipak dnevnom?
Praksa je pokazala da dnevno izvještavanje i praćenje performansa daje bolje rezultate. Uredu, pretpostavljam da će neki od vas već na ovom dijelu odmahnuti rukom argumentirajući da bi to značilo svakodnevno dugo sastančenje.
Tačno! Ako ne osmislimo način kako da u 15 minuta tokom stand up sastanka imamo uvid u sve ono što se dešava na našem operativnom nivou. Tu do izražaja dolazi tzv. vizuelni menadžment, gdje uz pomoć KPI tabli na prvi pogled vidimo kako stvari stoje. Koliko pažnje se poklanja upravo ovom dijelu potkrepljuje i činjenica da i tehnologija prati trend, pa sada na tržištu možete pronaći razne digitalne monitore koji upravo vizuelno izvještavaju o ključnim performansima. Međutim, dobri stari Excel i printanje za početak sasvim su dovoljni.
Treća stvar, mnogim organizacijama najteža, jeste održavanje kontinuiteta praćenja željenih indikatora uspješnosti. Neki šefovi će reći da trebaju predvidjeti jedno radno mjesto samo za to kako bi održali ovaj kontinuitet. A svi ćemo se složiti da rijetko ko ima takav luksuz.
Zbog toga je važno u proces uključiti i zaposlene na prvom frontu. Lideri timova ili poslovođe trebaju biti ključni za unošenje svakodnevnih podataka iz proizvodnje. Koristeći snagu vizuelnog menadžmenta, ovaj proces je moguće disciplinirano pratiti. Bez ikakve potrebe da ljudi iz proizvodnje “prekucavaju” podatke, jednostavnim trikovima omogućite da za što kraće vrijeme imate ažurirane podatke iz proizvodnje.
Odredili smo ključne indikatore koje želimo pratiti.
Napravili smo i smjestili tablu na kojoj će se ti pokazatelji pratiti.
Delegirali smo zadatak lideru tima ili poslovođi.
I, šta sad? Podaci se opet ne prate redovno?!
„Šta da UČINIM da poslovođa to unosi?“, često je pitanje na sastancima.
Prije svega, kao i svaki alat, i ovaj treba imati svoju svrhu. Ako smo sve postavili da bi nam proizvodnja bila ukrašena, naravno da smo proces praćenja KPI-jeva već u startu osudili na neodrživost.
Svrha praćenja KPI-jeva treba biti donošenje svakodnevnih odluka na osnovu njih. Oni koji unose podatke trebaju da osjete smisao u ovome. Svaki poslovođa se suočava s mnoštvo dnevnih izazova, a jutarnji 15- minutni sastanci s nadređenim upravo ispred ove table, komentarisanje pokazatelja i donošenje odluka za poboljšanje procesa upravo će dati zaokruženu svrhu praćenja KPI-a.
Vraćamo se ovdje na jednu od početnih teza: zašto ne sastančiti na temu pokazatelja samo na sedmičnom ili mjesečnom nivou? Jano je, tada je već prekasno za donošenje odluka koje su trebale biti donesene na dnevnom nivou.
Zbog toga ovaj moćni menadžerski alat, pravilno korišten, pomaže svim hijerarhijskim operativnim nivoima.
Ne pravimo od procesa praćenja KPI-a kvantnu fiziku. Koristite samo relevantne KPI-jeveve koje će zaposleni razumjeti: šta se mjeri, zašto i kako. Predstavite informacije jednostavno i vizualno. Unosite podatke svakodnevno i disciplinirano.
Učinite upravljanje pogonom lahkim, učite zajedno sa svojim ljudima i poboljšavajte procese!
