“Kaizen (kontinuirano poboljšanje) je strategija u kojoj zaposleni na svim nivoima kompanije proaktivno rade zajedno kako bi postigli redovna, postepena poboljšanja proizvodnog procesa.”
— Lean Production
Prvi dan Kaizena uglavnom se odnosi na dobijanje čvrstog držanja na “trenutnom stanju”. Pokušavate da navedete tim do konsenzusa o tome kako stvari funkcionišu onakve kakve jesu, a ne kako bismo mi željeli da jesu. Obično tokom ovog procesa također možete otkriti gdje su praznine u trenutnom stanju i identifikovati neke od problema koji koče kompaniju, tim ili organizaciju.
Nedugo nakon što smo započeli razgovor o pokretanju ovog kaizena, otkrili smo temu koja je donijela mnogo energije, a ljudi su to jedan za drugim opisivali kao veliki problem. Kao moderator, dao sam sve od sebe da se udubim u problem kako bismo ga mogli koristiti kao priliku kako bismo kasnije mogli raditi na njemu. Nakon 10-15 minuta rasprave o ovoj temi i poticanja razgovora, osjetio sam da je tim prilično dobro shvatio problem i da je spreman da ga pretoči u akciju i pređe na sljedeći dio sastanka. Međutim, ovaj plan je naišao na problematični zid „To je jednostavno tako“.
U to vrijeme radio sam kao interni Lean konsultant za kompaniju na početku svoje karijere. Na svom drugom putovanju u Evropu, vodio sam ovaj kaizen sa većom grupom ljudi od uobičajene, uključujući Evropskog generalnog direktora (MD). Dopao mi se doktor medicine i uvijek sam mislio da ima logičan način razmišljanja o prilikama i problemima. Međutim, u ovom slučaju njegov i moj pristup situaciji nije mogao biti drugačiji.
Slušao je kako su njegovi ljudi jasno artikulirali koliko je naporan ovaj određeni problem i koliko im je frustracije uzrokovao; koliko je situacija bila izazovna i koliko je to otežavalo određene aspekte njihovog rada. Slušao je ljude kako opisuju podatke koje je njegov tim prikupio, i slušao ih je kako opisuju kako je to negativno uticali na kupce. Njegov tim je pokazivao tonu energije da su svi spremni i uzbuđeni da rade na ovom problemu (kao moderator, ovo je kao pronalaženje ogromnog grumena zlata). Takođe su bili uzbuđeni što se činilo da će konačno imati priliku da rade na tome… kao što su imali dozvolu da rade na tome.
Smisao kaizena je pronaći rješenja i poboljšati, zar ne?
Doktor medicine je pitao može li reći nekoliko stvari prije nego što pređemo na sljedeću temu. Umjesto da se oslanja na njihove povratne informacije i čuje ideje o tome kako riješiti problem, doktor medicine je umjesto toga objasnio zašto je ova situacija takva kakva je bila, i razloge zbog kojih je morala biti takva, i u osnovi, zašto se ne može promijeniti. Sa svakom dodatnom riječju, gledao sam kako lica i raspoloženje padaju. Kada sam pronašao otvor, uskočio sam i rekao nešto u smislu: „U redu, hvala što si naveo te stvari Joe (nije njegovo pravo ime)…” Ali on je podigao prst i rekao: „Beau, ja samo želim da shvatite da neke stvari moraju ostati onakve kakve jesu.” I s tim je sjeo.
Dao sam sve od sebe da se pregrupišem i nastavim diskusiju sa ostatkom tima, ali to je bilo kao da vučem kamenje. Ponovo su ih pretukli, a u suštini im je rečeno: “Šuti i boji se.” Završili smo dan i pokupili bilješke sa sastanka.
Pitao sam “Joea” mogu li doći i razgovarati s njim kada se spakujem, i on je pristao. Otišao sam u njegovu kancelariju nakon što su svi kaizen članovi otišli, ušao i pitao mogu li zatvoriti vrata. Prihvatio je i rekao sam: “Joe, mislim da smo danas izbacili kaizena iz kolosijeka i želim tvoju pomoć u oporavku.” Pitao me je zašto se tako osjećam, a ja sam mu objasnio:
“Joe, tvoji ljudi su frustrirani i umorni od ove situacije. Bili su puni energije zbog prilike da konačno počnu raditi na ovom problemu i zvučali su uvjereni da ga mogu poboljšati.” Zastao sam na trenutak i rekao: „Sve je to bilo tako dok im nisi rekao da ne mogu riješiti problem. Rekao si im da jednostavno moraju živjeti sa svim bolom i frustracijom koje su ti upravo objasnili. Ono što su trebali čuti od tebe je da si ponosan na njih i da oni budu osnaženi da ovu stvar učine boljom. Umjesto toga, u suštini si zaustavio moj napredak i potpuno demotivisao svoj tim.”
Joe je gledao u mene na trenutak, jasno razmišljajući o tome. Zatim je ponovo počeo da objašnjava zašto je situacija „nepromjenljiva“. Ponovo sam ga saslušao i rekao: „Joe, kao vođa promjena, ne smiješ dozvoliti sebi ili onima oko tebe da daju ovakve izjave i prihvatiš stanje takvim kako jeste“. Ne možeš samo reći svojim ljudima da prihvate da su stvari loše, a da im čak ne dozvoliš da rade na njima. Rekli su vam koliko je ovo pitanje izazovno za njih, a vi ste im u suštini rekli da vas nije briga. Ne mislim da je to ono što si namjeravao da kažeš, ali to je definitivno ono što su čuli.”
Osporavanje statusa quo:
Razgovarali smo o situaciji oko 30 minuta i bilo mi je nevjerovatno zadovoljstvo vidjeti da Joe pozorno sluša i da je mogao vidjeti iz druge perspektive. Zatim je odvojio vreme da dođe sljedećeg jutra i ponovo pokrene razgovor sa svojim timom o ovom problemu. Joe je ušao u kaizen sobu i izvinio se svom timu i rekao nešto u smislu “Izvini, nisam slušao.” Zatim je nastavio da artikuliše kako je upao u opasnu i uobičajenu zamku jednostavnog prihvatanja nečega bez pokušaja da to poboljša. Rekao je timu da su slobodni da se pozabave tim problemom i ako je mogao nešto da učini da im pomogne, bio je all-in.
Svi imamo sposobnost i problem prihvatanja stvari samo zato što smo navikli na njih, ili zato što uticaj na nas nije loš. Kada vam neko sa kim radite nešto iznese i traži pomoć, naša uloga kao lidera je da pažljivo slušamo i onda ozbiljno pokušamo da im pomognemo. Jednostavno prihvatanje stvari ili njihovo odbacivanje ne samo da će dozvoliti da problem raste i ustani se, već će također jako frustrirati vaš tim i naštetiti vašem moralu.
Vaš zadatak je da pomno slušate o čemu ljudi pričaju i kada vas dovedu do problema, ne dozvolite sebi ili onima oko vas da uđu u način „objašnjavanja“.
Vaš posao kao lidera je da osporite izjave kao što su:
- „To je način na koji smo to uvijek radili ovdje.“
- “To je samo nešto čime se bavimo…”
- „To je jednostavno tako…”
Budite oprezni kada čujete da neko artikulira bilo šta što zvuči kao “to je tako”. Vaša kultura će se kretati ogromnim skokovima kada vođstvo skine pojaseve i ohrabri ljude da se udube i riješe probleme koji ih pogađaju.
Članak „Never say “That’s just the way it is.”“ peveden je sa Linkedin-a.
