Zamislite: probudite se jednog jutra i ustajete iz kreveta u panici. Taj dugoočekivani izvještaj koji ste radili – i to jako sporo – potrebno je završiti za tri dana.
Osjetite hladan znoj na koži dok sjedite da sastavite izvještaj koji će vjerovatno biti ispod svih očekivanja. Definitivno vam treba više vremena da radite na njemu. Zamišljate svog šefa kako odmahuje glavom, prekriženih ruku u znak neodobravanja i ljutnje.
Uh. Kako si, pobogu, dozvolio/la da se ovo desi?
Sada zamislite ovo: taj rok je mjesec dana u budućnosti.
Imate mnogo više vremena. Kakvo olakšanje — i sada možete spavati!
Ali čekaj. Prije nego što pritisnete dugme za odgodu i pustite da nivo kortizola padne, morate doći do srži ovog fenomena koji vam remeti karijeru – ili ćete biti osuđeni na to,
da ga ponovite.
Greške planiranja
Niko namjerno ne krene u novi projekat misleći da NEĆE ići kako je planirano – a opet se dešava iznova i iznova. Zašto mnogi od nas upadaju u ovu zamku? Naše percepcije o raspoloživom vremenu, našim sposobnostima i svim preprekama na koje možemo naići su u velikoj mjeri pogrešne. Ovo je fenomen koji se zove greška planiranja, a dešava se profesionalcima na svim nivoima iu svakom zanimanju.
Greška planiranja počinje sa pretpostavkom idealnog slučaja. Manja (ili čak velika) kašnjenja nisu uračunata. Odgađanje posla na prvi pogled ne izgleda katastrofalno. Ali budući da smo skloni podcijeniti koliko će vremena biti potrebno da se izvrši zadatak, zajedno sa svim rizicima i nepredviđenim troškovima, nesvjesno se stavljamo u situaciju da zadatak završavamo u posljednjem trenutku, ili još gore nakon što prođe zadani rok.
Istraživanja pokazuju da često podcjenjujemo vrijeme i prepreke za obavljanje zadataka čak i kada se to suprotstavlja našim prošlim iskustvima. Ovo se može objasniti našom pristrasnošću optimizmu — našom prirodnom tendencijom da vjerujemo da će budućnost nekako biti bolja od prošlosti.
Oba termina („pogreška planiranja“ i „pristrasnost optimizma“) skovali su psiholozi Daniel Kahneman i Amos Tversky 1979. godine, čiji je rad pokrenuo polje bihevioralne ekonomije. Kahneman je 2002. godine dobio Nobelovu memorijalnu nagradu ekonomske nauke za svoja istraživanja. (Tversky je preminuo i nagrada se ne dodjeljuje posthumno.)
Kako bih saznao više o greškama planiranja, koliko su one rasprostranjene i kako ih je moguće prevazići, obratio sam se stručnim istraživačima Filipposom Papakonstantinouom (The Business School, King's College London) i Jonathanom Parkerom (MIT Sloan School of Management), koji su objavili rad o greškama planiranja, odugovlačenju i predanosti zajedno sa Markusom Brunnermeierom sa Univerziteta Princeton.
„Svi pokušavamo da preduzmemo radnje koje će vjerovatno dovesti do boljih rezultata u budućnosti, i koje nas motivišu i čine da se osećamo bolje“, objasnio je Parker.
Kako to izgleda u praksi? Papakonstantinou je ponudio ovaj primjer: Recimo da imate dio posla koji morate završiti i da imate tri dana da ga završite. Umjesto da ispravno procijenite, na osnovu svog dosadašnjeg iskustva, da će za posao biti potrebno, recimo, ukupno 12 sati, vi „maštate“ da će vam trebati samo osam sati, što vas odmah razveseli. Dakle, planirate da uživate prvog dana i da radite četiri sata svakog od narednih dana. Ali, iznenađenje, kada dođe zadnji dan, morate raditi duže nego što ste očekivali.
„Greška planiranja dovodi do toga da na kraju morate da se namučite i uradite mnogo više nego što ste očekivali“, rekao je. “Na kraju ćete morati veliku količinu posla uraditi pred kraj roka, a možda ga čak i propustiti, zbog uvjerenja o tome šta biste realno mogli postići i ignorisanja mnogih faktora izvan vaše kontrole.”
Možemo li prevladati grešku planiranja?
Prema Parkeru, čak i oni koji su proučavali grešku planiranja njoj su podložni. To je nezaobilazan fenomen. Dakle, šta možemo učiniti kako bismo bili na pravom putu da ostvarimo svoje ciljeve?
Istraživači imaju nekoliko prijedloga.
Pogledajte stvari iz druge perspektive.
Daniel Kahneman ovo naziva “lijekom” za grešku planiranja. Pogled iz druge perspektive je način na koji ljudi obično razmišljaju o odlukama: subjektivno, na osnovu sopstvenog iskustva, preferencija i ličnih predrasuda. Nasuprot tome, vanjski pogled je utemeljen na objektivnosti, podacima i statistici.
Sljedeći put kada odugovlačite, zapitajte se: Koliko vremena i truda su slični zadaci zahtijevali u prošlosti?
Ako vam je zadatak potpuno nov, istražite. Da li je vaš rad sličan radu druge firme? Provjerite postoje li javno dostupne, očitljive informacije o vremenu i troškovima uključenim u te projekte. Internet je vaš prijatelj.
Također, možete zamoliti kolegu da vam pomogne oko procjene kako biste uklonili vlastite predrasude. „Svaki projekat koji započnemo, pomislimo: ‘Okej, ovo ne može biti tako teško. Zapravo izgleda prilično lako’, rekao je Parker. „Veoma je korisno da prezentujete tu ideju za ručkom s kolegom, da vidite da li mogu pronaći rupe i smanjiti vaš optimizam.”
Stručnjaci, ovo važi i za vas. Podcjenjivanje potrebnog vremena nije greška početnika! Izazov leži u balansiranju vašeg optimizma i realizma.
Posvetite se poslu rano i javno.
Što više stvari odlažete, vaš problem postaje gori. Korisno je posvetiti se ranoj akciji. “Ideja je da sebi pružite malo vanjskog pritiska kako ne biste sav svoj posao ostavili za zadnji trenutak”, rekao je Parker.
Papakonstantinou predlaže istraživanje uređaja posvećenosti ili vanjskih elemenata koji postavljaju ograničenja na vas, ograničavajući vaš skup dostupnih izbora.
Razmislite o ovom uređaju posvećenosti: prikupite sve resurse koji su vam potrebni da završite svoj posao van mreže. Zatim zamolite svog cimera ili partnera da onemogući WiFi (da, bolno je) i da ne uspostavlja vezu sve dok ne ustanete od svog stola i završite zadatak.
Sprečavanje iskušenja surfanja webom spriječilo vas je da budete ometani i da dalje odugovlačite. (Vaša budućnost će vam biti zahvalna na tome.)
Možete raditi i na “programiranju” svog mozga. Istraživanja pokazuju da se postavljanjem planova “ako-onda”, također poznatih kao ” implementacije namjere”, možete suprotstaviti grešku planiranja i smanjiti svoje šanse za odugovlačenje. Struktura je jednostavna:
AKO [dođe do određene situacije], ONDA ću [preduzeti ovu radnju].
Na primjer, ako se nađem kako bez ikakvog cilja istražujem oko podne umjesto da pišem, napravit ću pauzu za 30-minutni ručak kako bih se obnovio/la energijom i ponovo fokusirao/la. U suštini, što ste konkretniji kada, gdje i šta namjeravate da uradite – i što više planova postavite za jačanje svoje volje – veća je verovatnoća da ćete to i ostvariti.
Zakažite “dodatno vrijeme “.
Imajte na umu da će uvijek postojati faktori izvan vaše kontrole, vrlo je moguće da precjenjujete svoje sposobnosti. Da biste osigurali realniji rok, uzmite svoju početnu procjenu i povećajte je za 25%. Ako mislite da će pokretanje nove funkcije potrajati četiri sedmice, odvojite dodatnu sedmicu kako biste uračunali i kašnjenja. Zatim dodajte povremene ciljeve (mislite na njih kao na mini rokove) kako biste znali da li ste na pravom putu.
Tehnološka pomagala mogu vam pomoći da se držite ove prakse. Postavljanje mobilnih upozorenja, korištenje aplikacija za podsjetnike kao što su Due ili Todoist, ili čak angažovanje virtuelnog partnera za odgovornost, može biti korisno.
Također možete koristiti svoj kalendar da budete na pravom putu. Odredite sate za fokusirani rad ponedjeljkom, srijedom i petkom, na primjer. Razmislite o postavljanju sedmičnih provjera s vanjskim vlasnicima dionicima ili saigračima kako biste bili odgovorni. (Odjednom svi raspoloživi vremenski termini izgledaju dobro za završetak ovog projekta!) Kada — ne ako — naiđete na probleme, unaprijed spremljeni planovi pomoći će vam da krenete naprijed prema rasporedu.
Pretpostavite najgore.
Ponekad se isplati biti pesimista. Za svoj sljedeći važan zadatak, počnite tako što ćete pretpostaviti njegovu propast. Tako je: ovaj pristup se naziva pre-mortem, i kao njegov popularni blizanac za upravljanje projektima, post-mortem, uključuje razmišljanje, samo što ovaj put razmišljate o tome šta bi se moglo dogoditi za razliku od onoga što se već dogodilo.
Ova strategija uključuje zamišljanje vlastitog neuspjeha ili određivanje šta će poći po zlu prije nego što se to zaista dogodi. Na taj način ćete moći bolje predvidjeti potencijalne ( i ako malo vjerovatne) probleme. I bićete opremljeni da razvijete odgovarajući rezervni plan kao preventivnu mjeru.
Vratimo se na primjer tog izvještaja koji ćete možda odgoditi. Umjesto da čekate sedmicu kada treba da počne, obavite premortem kada je prvi put određen – tri mjeseca unaprijed. Identifikujte načine na koje bi se plan mogao poremetiti: Možete biti uvučeni u druge projekte; možda ćete zaboraviti odrediti vrijeme za to u svom kalendaru; mogli biste dopustiti da vas svakodnevne sitnice (hej, stalno provjeravnje dolazećih poruka) ometu. Sada kada znate koji problemi se mogu pojaviti, možete ih aktivno pokušati izbjeći.
“Pre-mortem-ovi su korisni jer vas vode kroz proces i disciplinuju prirodnu sklonost da budete optimistični razmatrajući kako će nešto poći po zlu”, rekao je Parker. „Ovo ide dalje od načina na koji pojedinac može izabrati da se disciplinuje na osnovu sopstvenih ličnih gubitaka propuštanjem roka (narušena reputacija, gubitak posla, itd.). Vi ih efektivno tjerate da budu realističniji nego što bi prirodno bili, a to je vrlo korisna stvar za radno mjesto kada je bitno da se stvari završe na vrijeme.”
Iako je nemoguće eliminirati grešku planiranja iz svog života, možete strateški upravljati njenim postojanjem. Ne dozvolite da greška u planiranju poremeti vaš kredibilitet. Nastavite da sanjate velike snove i osnažite svoje planove ogromnom dozom realizma zasnovanog na dokazima. Vaša savjest (i oni koji zavise od vašeg dobrog rada) će vam biti zahvalni na tome.
Članak „This Is Why You Keep Missing Deadlines“ autorke Kristi DePaul preveden je sa portala Harward Business Review.
