Ako želite da poboljšate svoje performanse ili oslobodite vaše vrijeme za bitne stvari, upravljanje vremenom (time management) je vještina koju morate savladati.
Imate brdo zadataka, a sve djeluje hitno i bitno?
Djeluje vam da bi dan trebao imati bar još koji sat da sve postignete?
Nemate dovoljno vremena za stvari kojima biste željeli da se posvetite?
Upravljanje vremenom će vam omogućiti da odredite prioritete, povećate produktivnost i smanjite stres.
Šta podrazumijeva upravljanje vremenom?
Ukratko, upravljanje vremenom podrazumijeva efektivno korištenje vremena da bi se ostvario cilj.
Ponuda vremena je uvijek ista i ne može se povećati ili zamijeniti.
Zbog toga termin “Upravljanje vremenom” nije u potpunosti ispravan, ali je prihvaćen.
Međutim, uvijek možemo odlučiti kojim aktivnostima ćemo se baviti i koliko dugo.
Zašto je potrebno steći ovu vještinu?
U današnje vrijeme deluje nemoguće oduprijeti se ometanjima i biti fokusiran.
Prosječan korisnik uzme u ruke mobilni telefon 352 puta na dan!
Da ne nabrajamo ostale distrakcije.
Da biste ostvarili svoje ciljeve, morate im se posvetiti kroz jasan plan i disciplinu.
Tu na snagu stupaju alati i tehnike koji vas podržavaju na tom putu.
10 tehnika za bolje upravljanje vremenom
1. Postavite SMART ciljeve
Postarajte se da vaši ciljevi budu:
- Specific – specifični
- Measurable – mjerljivi
- Achievable – dostižni
- Relevant – relevantni
- Time-bound – vremenski ograničeni
Trudite se da ispratite pravilo 3P – pišite u Prezentu, Pozitivno i Personalno.
- Postavite jasne prioritete
Osvjestite koji zadaci su hitni i važni.
Postavite ih kao prioritet i osigurajte da radite samo one stvari koje će vas dovesti do vaših ciljeva.
U tome vam mogu pomoći alati kao što su “pravilo 80/20” (Pareto princip) i “Eisenhowerova matrica”
- Planirajte unaprijed
Ovo ste čuli 100 puta, ali zaista nije teško, a ogroman je povrat investicije (u ovom slučaju vremena).
Kupite obični dnevni planer u knjižari ili svesku i napišite 3 prioriteta za sutrašnji dan, pregledajte kalendar i spremite odgovore na pitanja koja vas mogu dočekati na sastancima.
Isto to treba uraditi i za narednu nedjelju.
Ova navika će kreirati jasne smjernice i smanjiti iznenađenja.
- Pojedite slona zalogaj po zalogaj
U terminologiji upravljanja vremenom, “slon” se odnosi na obiman zadatak.
Samim tim što su obimni, ovi zadaci su pod rizikom da ne budu odrađeni ili da ih stalno odgađamo.
“Zalogaji” treba da budu takvi da se jedenjem svakog od njih približavate cilju da pojedete cijelog “slona”.
Takođe, treba ih formulisati tako da se mogu izmeriti – npr. “Svakog dana naučiću 5 novih reči na engleskom jeziku”.
- Zaštitite vaše vrijeme
Rezervišite vrijeme za vaše zadatke dok vam neko nije rezervisao vrijeme za njihove zadatke.
Ukratko, napravite vremenske blokove u kalendaru za prioritete.
Slobodno precijenite vrijeme potrebno za obavljanje zadataka.
- Slijedite GTD metodologiju
“Getting Things Done” propisuje 5 koraka koje treba da slijedite:
- Sakupljanje – oslobodite um, zapisujte
- Obrada – šta je sljedeći korak?
- Organizacija – kojoj kategoriji pripada zadatak?
- Pregled – jednom nedeljno pregledati i oslobađati listu
- Obaviti – obavi zadatak kada je i zakazan
Mozak nije namijenjen da pamti, nego da razmišlja.
- Koristite pravilo 2 minuta
Ako vam je potrebno 2 minuta ili manje, odradite taj zadatak odmah.
Ovo će spriječiti nagomilavanje zadataka i odlaganje.
Dopuna ovom pravilu može biti i pravilo 5 sekundi.
Znate da zadatak može odmah da se obavi, ali nikako da krenete?
Jednostavno, izbrojte u sebi od 5 do 1 i počnite.
- Izbjegavajte perfekcionizam
Perfekcionizam je neprijatelj produktivnosti.
Prestanite da brinete šta će drugi reći i prevaziđite strah od greške.
Umjesto toga, težite ka izvrsnosti.
Izvrsnost podrazumijeva oštar fokus na izvršavanje i ostvarivanje onoga što trebamo učiniti da bismo postigli cilj.
- Automatizujte sve što možete
Napravite sistem koji vam omogućava da se oslobodite pretjeranog razmišljanja:
Za ponavljajuće zadatke koristite šablone i ček liste.
Preuredite garderober tako da ne razmišljate šta obući.
Organizujte Outlook tako da se email-ovi automatski sortiraju.
Uvedite jasne signale kada treba dopuniti kućnu hemiju ili materijal bilo koje vrste.
- Optimizujte vaš radni prostor
Dobro organizovan radni prostor poboljšava produktivnost.
5S metodologija može da se koristi u samom pogonu, ali isto tako i u kancelariji ili kod kuće.
Sortirajte materijale i stvari, uredite ih tako da uvijek znate gdje stoje i očistite mjesto na kojem se dešava magija postizanja ciljeva.
Kada zatvorenih očiju možete da se snađete u prostoru, nema više gubljenja vremena na traženje potrebnih stvari.
Upravljanje vremenom je vještina koja se uči cijelog života.
Ako je za vas sve ovo novo, počnite već danas sa dvije navike, pa kada postanu dio vašeg mindseta nastavite sa nove dvije.
Da biste ovladali vašim životom potrebno je da proaktivno vladate danom, a upravljanje vremenom je alat kojim to možete postići.
