Naše je vrijeme ograničeno, a resursi su ponekad oskudni. Ipak, kao profesionalci za kontinuirano poboljšanje, često smo prisiljeni da donosimo agilne odluke, obično putem agilnih akcija za poboljšanje, poznate i kao agilne kaizen akcije. Pitanje je: Može li se to uraditi učinkovito i može li to dodati vrijednost za organizaciju ili područje koje je uključeno u poboljšanje? Kratki odgovor je DA, ako je akcija dobro isplanirana i ako se njom dobro upravlja.
Kao polazna tačka, imperativ je da uposleni koji su zaduženi za dati proces budu aktivno uključeni u akcije poboljšanja. Drugo, i jednako važno, akcija mora biti osmišljena sa velikim fokusom na tempo prelaska sa kvalitativnog na kvantitativno (Q-to-Q). Benefit ove agilnosti je u tome što stvara osjećaj hitnosti i odgovornosti kod učesnika projekta.
Evo na koji način se to radi.
Koriste se četiri vrlo poznata pojma i alata: Ishikawa dijagram (poznat kao i „riblja kost“, ili dijagram uzroka i posljedica), dotmokratska metoda (metoda glasanja tačkama), Pareto pravilo, planiranje akcije. Sa ova četiri alata, akcije će provesti tim sa „Q-to-Q“ neprimjetno, ali efikasno.
1. Ishikawa dijagram. Provedite tim kroz redovni brainstorming uz pomoć Ishikawa dijagrama, gdje će vođa tima na taj način i kreirati dijagram. Također, jako je važno aktivno učestvovanje i vlasnika procesa. U međuvremenu, zadatak vođe je da održi fokus tima na kreiranje dijagrama.
2. Dotmokratska metoda. Obezbijedite svakom učesniku tri ljepljive tačkice u boji – crvenu, zelenu i plavu. Zamolite svakog člana tima da postavi svoje tri tačke u boji na potencijalne uzroke. Crvena je tačka za najveći utjecaj (procjenjuje se na devet tačaka), zelena je za srednji utjecaj (tri tačke), a plava je za mali utjecaj (jedna tačka). Naravno, ovo je samo prijedlog – možete promijeniti sistem rangiranja, ali sistem rangiranja mora postojati. Provjerite jesu li sve tačke sadržane i u Ishikawa dijagramu.
3. Pareto pravilo. Na temelju vaše dotmokratske vježbe, izradite svoju Pareto kartu prema rangu na kojem je procijenjen svaki potencijalni uzrok. Možete koristiti jednostavnu proračunsku Excel tablicu da biste svakoj vrijednosti boje dodijelili svaki od potencijalnih uzroka. Jednostavnim množenjem pojedinačnih rezultata odredit ćete konačni rezultat za svaki potencijalni korijen uzroka. Na primjer, zadani uzrok s četiri crvene i dvije zelene tačke procijenit će se na 42 = (4 x 9) + (2 x 3).
4. Plan akcije. Kreirajte plan akcije koji će rješavati barem 20% potencijalnih uzroka, a koji su odgovorni za 80% problema (Pareto pravilo). Vaš plan akcija treba da najmanje sadrži odgovore na pitanja ŠTA, KO i KADA za svaku akciju. Da biste bili precizniji, dodajte i pitanja ZAŠTO, GDJE, KAKO, i KOLIKO.
U roku od dva sata Q-to-Q pristupa, prikupit ćete kolektivne ideje tima, kvantificirati potencijalne uzroke, rangirati potencijalni korijen uzroka i izraditi plan akcija. Doista učinkovit način agilnog rješavanja problema s vašim timom bez ugrožavanja metode ili kvalitete pristupa rješavanju problema. Odlične ideje brzo su se pretvorile u izvršni plan akcija – to je Q-to-Q.
Članak „TRY THIS TODAY: THE Q-TO-Q KAIZEN EVENT” autora Ramon Perdigao-a je preveden sa ASQ.
