Reci ne sastancima! I još 3 ideje za održavanje vašeg radnog mjesta sretnim i zdravim
Možete li optimizirati kompaniju za mir, a ne haos? To su preduzetnici Jason Fried i David Heinemeier Hansson odlučili učiniti nakon što su osnovali Basecamp. Evo 4 strategije koje koriste za smanjenje ometanja i maksimiziranje kvalitetnog radnog vremena.
Koliko često ste čuli da neko kaže “Ludilo je na poslu”? Možda ste to i sami rekli. Ali zašto je ludilo? Dva su primarna razloga: (1) Radni dan je podijeljen na male, prolazne radne trenutke zbog fizičkih i virtualnih ometanja.
(2) Nezdrava opsesija rastom po svaku cijenu postavlja nerealna očekivanja koja stresiraju ljude.
Nije ni čudo što ljudi rade duže, počinju ranije,završavaju kasnije,rade vikendom i kad god imaju slobodnog trenutka. Ljudi više ne mogu obavljati posao na poslu. To pretvara život u ono što stignemo od posla.
Mi smo osnivači Basecamp-a, softverske aplikacije zasnovane na cloud-u sa sjedištem u Chicagu. Skoro 20 godina radimo na tome da od nje napravimo kompaniju koja se ne pokreće ASAP (čim prije moguće), ili žurbom, ili radom do kasno u noć, ili nemogućim obećanjima, ili projektima koji izgledaju kao da se nikad ne završavaju.
Ima li stresnih trenutaka? Naravno — takav je život. Da li je svaki dan bajan? Naravno da ne – lagali bismo kad bismo rekli da jeste. Ali činimo sve da to budu izuzeci. Namjerno smo donijeli odluke da naše društvo ostane mirno, a evo četiri od njih.
- Mi nismo brzopleti.
U većini kompanija ljudi se pripremju, rezervišu konferencijsku salu i sazivaju sastanak kako bi predstavili novu ideju. Ako imaju sreće, niko ih ne prekida dok izlažu. (Ali obično neko uskoči i prekine prezentaciju nakon dva minuta.) Kada završi, ljudi reaguju. Upravo je to problem.
Osoba koja je izlagala je vjerovatno uložila mnogo vremena, truda i energije u prikupljanje svojih misli i na njihovo predstavljanje. Ali od ostalih ljudi u prostoriji se traži da reaguju. Ne apsorbirati, ne razmišljati, ne razmatrati – samo reagovati. Brzopleto. To nije način tretiranja krhkih novih ideja.
U našoj kompaniji mijenjamo scenarij. Kada predstavljamo rad, gotovo uvijek se prvo napiše – pažljivo sastavljen dokument sa više stranica (ilustrovan, ako je moguće). A zatim se objavljuje na Basecamp-u, koji svima koji su uključeni daje do znanja da postoji potpuna ideja koja čeka na razmatranje.
Želimo uzeti u obzir povratne informacije. Pročitajte ponovo. Pročitajte dvaput, čak tri puta. Pustite neka prenoći. Uzmite vremena da saberete i iznesete svoje misli — baš kao osoba koja je iznijela originalnu ideju. Tako ulazite duboko u ideju.
Ponekad kada ljudi iznose ideje, nekoliko dana će vladati tišina. To je dobro i očekivano. Zamislite tišinu u sobi nakon fizičkog sastanka. Bilo bi nezgodno. Upravo zbog toga mi više volimo da ne predstavljamo uživo. Želimo da tišina i obzirnost budu prirodni, a ne da izazivaju anksioznost.
Kada iznosimo na ovaj način, niko ne može prekinuti izlagača jer nema nikoga ko bi prekinuo. Ideja je zajednička jer nema prilike da se prekine nečiji tok. Zatim, kada budete spremni da iznesete svoje povratne informacije, riječ je na vama. Probajte.
- Prakticiramo protekcionizam.
Kompanije vole da štite. Svoj brend štite pečatima i tužbama. Oni štite svoj novac budžetima, finansijskim direktorima i investicijama. Štite toliko stvari, ali ne uspijevaju zaštititi ono što je i najranjivije i najdragocjenije: vrijeme i pažnju svojih zaposlenika.
Kompanije troše vrijeme i pažnju svojih zaposlenika kao da postoji beskonačna ponuda i jednog i drugog i kao da ništa ne koštaju. Ipak, vrijeme i pažnja zaposlenih su najoskudniji resursi koje imamo. U našoj kompaniji smatramo da je naša najveća odgovornost da zaštitimo ove stvari. Ne možete očekivati da ljudi rade sjajan posao ako nemaju mogućnost da mu se u potpunosti posvete. Djelimična pažnja je jedva pažnja.
Na primjer, nemamo statusne sastanke – one sastanke na kojima jedna osoba dijeli neke planove, a onda sljedeća osoba radi istu stvar. Oni su gubljenje vremena. Zašto? Iako se čini efikasnim okupiti sve odjednom, nije. To je takođe skupo. Osam ljudi u sobi za sat vremena ne koštaju jedan sat; koštaju osam sati.
Umjesto toga, tražimo od ljudi da svakodnevno ili sedmično pišu ažuriranja na Basecamp-u kako bi ih drugi čitali kada imaju slobodnog vremena. Ovo štedi desetine sati sedmično i ljudima pruža veće blokove neprekidnog vremena. Sastanci dijele vrijeme na “prije” i “poslije”. Oslobodite se tih sastanaka i ljudi će odjednom imati dovoljno vremena da urone u posao.
Vrijeme i pažnju je najbolje potrošiti na velike novčanice, a ne na kovanice i sitniš – dovoljno da kupite te velike komade vremena da obavite taj divan, temeljan posao koji se očekuje. Kada to ne shvatite, morate tražiti fokusirano vrijeme i prisiljeni ste da ugurate rad na projektu između svih drugih nebitnih, ali obaveznih stvari od kojih se očekuje da uradite.
- Cijenimo kvalitet jednog sata.
Postoji mnogo načina da rasporedite 60 minuta.
1 × 60 = 60
2 × 30 = 60
4 × 15 = 60
25 + 10 + 5 + 15 + 5 = 60
Sve gore navedeno je jednako 60, ali to su različite vrste sati. Broj može biti isti, ali kvalitet nije. Sat kvalitete koji tražimo je 1 × 60.
Isprekidani sat zapravo nije sat – to je zbrka minuta. Zaista je teško postići bilo šta smisleno sa tako lošim unosom. Kvalitetan sat je 1 × 60, a ne 4 × 15. Kvalitetan dan je najmanje 4 × 60, a ne 4 × 15 × 4.
Teško je biti efikasan sa isprekidanim satima, ali je lako biti pod stresom: 25 minuta na telefonskom pozivu, 10 minuta sa kolegom koji te tapše po ramenu, 5 na ovome na čemu bi trebalo da radiš, prije još 15 je spaljeno na razgovor u koji ste uvučeni i koji zaista nije zahtijevao vašu pažnju. Onda vam ostaje još 5 da uradite to što trebate. Nije ni čudo što ljudi koji tako rade mogu biti kratke ili loše volje.
Između svih tih promjena konteksta i pokušaja multitaskinga, morate dodati vrijeme međuspremnika — vrijeme za vaš mozak da završi sa posljednjom stvari i pređe u sljedeću. Ovako na kraju pomislite “Šta sam zapravo radio danas?” kad pogledate na sat i navodno ste proveli osam sati u kancelariji. Znate da ste bili tamo, ali sati nisu imali nikakvu težinu pa su izmicali bez ičega da pokažu.
Pogledaj svoje radno vrijeme. Ako su gomila razlomaka, ko ili šta vrši podjelu? Da li vam drugi odvlače pažnju ili vi odvlačite pažnju sebi? Šta možete promijeniti? Na koliko stvari radite u datom satu? Jedna po jedna stvar ne znači jedno, pa drugo, pa još nešto na brzinu; to znači jedna veliku stvar satima u isto vrijeme ili, još bolje, cijeli dan.
- Vjerujemo da radimo sve što nije potrebno.
“Sve što je potrebno!” Dobar je osjećaj, zar ne? Teško je pronaći tri riječi pune više inspiracije, težnje i ambicije od “šta god je potrebno!” To je poziv za okupljanje i za kapetane industrije i za ratne generale.
Ali vi zapravo ne osvajate brdo na plaži Normandije, zar ne? Vjerovatno pokušavate da ispoštujete proizvoljan rok koji su postavili oni koji ne moraju da obave posao. Ili, pokušaj da se postigne fantastičan cilj koji niko ko zaista mora da radi ne bi smatrao razumnim.
Razumna očekivanja su van okvira sa svime što je potrebno. Znate da ćete jako podcijeniti poteškoće koje će se dogoditi prije nego se to ostvari. Gotovo sigurno niste planirali vrijeme, energiju ili dolare za sve što je potrebno. To je kod za “po svaku cijenu”. Kada prestanete da razgovarate o troškovima, znate da će oni rasti.
„Šta god je potrebno“, znači traljav rad u službi samo isporuke nečega. Šta god da je potrebno, znači da ako vi to ne uradite, vaš šef će naći nekog drugog ko hoće.
Ako ste u poslu dovoljno dugo, sigurno će biti rijetkih trenutaka kada je sve što je potrebno zaista potrebno. Možda zato što nećete moći da napravite platni spisak. Ili će nerad trajno oštetiti vašu reputaciju. Ali nemojte voditi svoj svakodnevni posao strahom od tih izvanrednih stvari.
Evo šta radimo. Umjesto da zahtijevamo sve što je potrebno, pitamo se: Šta će to trebati? To je poziv na razgovor, onaj u kojem možemo razgovarati o strategiji, napraviti kompromise, napraviti rezove, smisliti jednostavniji pristup ili čak odlučiti da se ipak ne isplati. Pitanja donose opcije; dekreti ih spaljuju.
Članak „Say no to meetings! And 3 other ideas to keep your workplace happy and healthy“ autora Jason Fried-a i David Heinemeier Hansson-a preveden je sa portala ideas.ted.
