U slučaju da naš proizvodni sustav radi najviše po Make-To-Order principu, gdje je skoro svaki radni nalog  zaseban artikal i zaseban radionički crtež, svakodnevno „uštimavanje dokumentacije“ postaje zbilja velik posao, pa dodijeliti crtež za svaki artikl i distribuirati ga u proizvodnji je zbilja izazov.

Inače, upravljanje izvršavanjem zadataka izravno na liniji proizvodnje naziva se shop-floor.

Izmjene na proizvodu često se događaju, pa naš shop-floor postaje tim složeniji, jer kod svake izmjene moramo ažurirati bazu dokumentacije.

Pogledajmo međutim najprije što nam na ovu temu kažu standardi, te kako to trenutno firme pokušavaju srediti dokumentaciju u svojim sustavima.*

*pošto smo u 2021g., distribucija dokumentacije gdje je medij papir neće biti razmatrana

Što kažu standardi?

Prema ISO9001 standardu, gdje se dokumentacija više puta spominje, a najviše u članku 4.2, organizacija će osigurati dokumente i zapise kako bi osigurala nesmetano planiranje i izvršavanje svojih procesa.

…ustanoviti će se dokumentiran postupak za slučajeve:

1. odobriti dokumente prije izdavanja u upotrebu;
2. pregledati i ažurirati po potrebi, te ponovno odobriti dokumente;
3. osigurati da se identificiraju promjene i trenutni status revizije dokumenata;
4. osigurati da su relevantne verzije primjenjivih dokumenata dostupne na mjestima korištenja;
5. osigurati da dokumenti ostanu čitljivi i lako prepoznatljivi;
6. osigurati da su dokumenti vanjskog podrijetla koje je organizacija utvrdila potrebnima za nesmetan rad, identificiraju i kontrolirano distribuiraju;
7. spriječiti nenamjernu upotrebu zastarjelih dokumenata i primijeniti odgovarajuću identifikaciju na njih ako jesu nevažeći;

Distribucija dokumentacije korištenjem zajedničke mape

Ovo je najjeftiniji način distribucije dokumenata. Otvara se zajednička mapa u koju se stavljaju dokumenti koji se onda koriste dalje u procesu.

Benefiti ovog pristupa su jednostavnost korištenja, pretraga, mogućnost verzioniranja i laka instalacija mape.

Problem ovog pristupa je loša sigurnost (mogućnost gubitka fileova npr. Uslijed ransomware napada i slično), loša ili nikakva autorizacija (ako domenski računi nisu konfigurirani, svatko može izbrisati dokumente), te loša hijerarhija dokumentacije. Ukoliko imamo distribuirane proizvodne lokacije, prijenos podataka u udaljenje poslovnice zna biti spor.

Često nakon dodavanja hrpe dokumenata dođemo do zaključka da bi trebalo uvesti reda, pa se otvaraju mape s nazivom artikla ili s brojem radnih naloga. Ubrzo organizacija preraste taj sistem, pa umjesto tisuća dokumenata imamo tisuće mapa, podmapa, itd., i to je jako teško za dugoročno održavanje.

Također, postoji i opcija automatskog verzioniranja dokumenata, gdje se može otvoriti prethodna verzija dokumenta.

Distribucija dokumentacije koristeći vanjske DMS sustave

Sustavom za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management System) nazivaju se sustavi koji vode određene procese nad dokumentima u svrhu njihovog organiziranja. Od dobavljača se nabavlja kompletan sustav i implementacija takvog sustava.

Benefiti ovog pristupa su autorizacija nad dokumentima, sigurnost, backup, pretraga, verzija dokumentacije, dostupnost.

Loša strana DMS sustava u proizvodnji je nepovezanost DMS sustava s radnim nalogom ili artiklom, tako da ponovno moramo kreirati hijerarhiju mapa ili načina imenovanja dokumenata na DMS sustavu. Dakle moramo voditi dva sustava, gdje u jednom dobivamo ime artikla ili broj radnog naloga a u drugom programu moramo otvoriti isto to. Također, komercijalni DMS sustavi koštaju.

Dakle, zašto verzionirati dokumentaciju za proizvodnju?

Dokumentaciju je nužno verzionirati jer je upravljanje izmjenama u proizvodnji lakše kad znamo staro i novo stanje, lakše je usporediti razlike između stanja, te ako znamo da postoji nova verzija – znamo da sve stare nevažeće kopije moramo istisnuti iz svog sustava.

Sve bi trebalo rezultirati manjim brojem reklamacija i povećanjem agilnosti firme.